公司廣告物料管理制度一、總則1.目的為加強公司廣告物料的管理，規(guī)范廣告物料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保廣告物料的合理利用，有效控制成本，提升公司廣告宣傳效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及廣告物料的相關活動，包括但不限于廣告制作、宣傳推廣、活動布置等所使用的各類廣告物料。3.定義本制度所稱廣告物料，是指用于公司廣告宣傳、市場推廣、活動策劃等方面的各類物品，包括但不限于海報、宣傳單頁、橫幅、展架、禮品、促銷道具等。二、職責分工1.市場部負責制定年度廣告物料需求計劃，根據公司市場推廣策略和業(yè)務發(fā)展需求，提前規(guī)劃各類廣告物料的使用量和時間節(jié)點。負責廣告物料的創(chuàng)意設計和內容審核，確保廣告物料的設計風格、宣傳內容符合公司品牌形象和宣傳要求。負責與供應商溝通協(xié)調廣告物料的采購事宜，跟進采購進度，確保物料按時、按質、按量供應。負責廣告物料的發(fā)放、使用登記和回收管理，定期對各部門廣告物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析。2.行政部負責建立廣告物料庫存管理制度，對廣告物料進行分類存放、標識管理，確保物料存儲安全、有序。負責廣告物料的出入庫管理，嚴格執(zhí)行物料出入庫手續(xù)，定期對庫存物料進行盤點，保證賬實相符。負責廣告物料的采購招標工作，根據市場部提供的需求計劃，選擇合適的供應商，簽訂采購合同，并監(jiān)督合同執(zhí)行情況。負責對廣告物料采購費用進行審核和報銷，確保費用支出合理合規(guī)。3.各部門負責根據本部門業(yè)務需求，提前向市場部提交廣告物料使用申請，詳細說明物料的種類、數量、使用時間和用途等信息。負責本部門廣告物料的領用、使用和保管，按照規(guī)定的流程和要求正確使用廣告物料，不得擅自挪用、浪費或丟失。負責在廣告物料使用完畢后，及時將物料歸還至行政部或按照規(guī)定進行處理，并配合市場部做好使用情況的統(tǒng)計和反饋工作。三、廣告物料采購管理1.采購計劃市場部應于每年末根據公司下一年度的市場推廣計劃和業(yè)務發(fā)展需求，制定詳細的廣告物料年度需求計劃。需求計劃應包括物料名稱、規(guī)格、數量、預計使用時間等信息，并提交至行政部。行政部根據市場部提交的年度需求計劃，結合庫存情況，制定年度廣告物料采購預算，并報公司領導審批。采購預算應明確各項物料的采購金額上限，確保采購費用控制在預算范圍內。對于臨時性或突發(fā)性的廣告物料需求，相關部門應提前填寫《廣告物料采購申請表》，詳細說明需求原因、物料名稱、規(guī)格、數量、使用時間等信息，經部門負責人簽字后提交至市場部審核。市場部審核通過后，交行政部安排采購。2.供應商選擇行政部負責建立廣告物料供應商信息庫，通過市場調研、招標、詢價、推薦等方式，收集潛在供應商的相關信息，包括供應商資質、產品質量、價格水平、服務能力等，并進行評估和篩選。對于金額較大或重要的廣告物料采購項目，行政部應組織相關部門進行招標采購。招標過程應遵循公平、公正、公開的原則，嚴格按照公司招標管理制度執(zhí)行。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，優(yōu)先選擇具有良好口碑、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商合作。3.采購合同行政部與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物料名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。在簽訂采購合同前，行政部應將合同草案提交至法務部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律風險。采購合同簽訂后，行政部應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應商按時、按質、按量供應廣告物料。如遇供應商違約或其他問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，確保公司利益不受損失。4.采購驗收廣告物料到貨后，行政部應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物料的品種、規(guī)格、數量、質量、外觀等是否與采購合同一致。對于重要或大批量的廣告物料，應邀請專業(yè)人員或使用部門人員參與驗收。驗收合格后，驗收人員應在《廣告物料驗收單》上簽字確認。如發(fā)現廣告物料存在質量問題或與合同約定不符，行政部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商限期更換或補貨。如供應商拒絕處理或處理結果不滿意，行政部有權扣除相應貨款或采取其他法律措施維護公司權益。四、廣告物料庫存管理1.庫存分類與標識行政部應根據廣告物料的類別、規(guī)格、用途等進行分類存放，并建立相應的庫存臺賬。庫存臺賬應詳細記錄物料的入庫時間、數量、規(guī)格、存放位置、領用情況等信息。對庫存廣告物料應進行明顯標識，標明物料名稱、規(guī)格、數量、保質期等信息，以便于識別和管理。對于有保質期要求的物料，應按照先進先出的原則進行發(fā)放和使用。2.出入庫管理廣告物料入庫時，行政部倉庫管理人員應根據《廣告物料驗收單》核對物料的品種、規(guī)格、數量、質量等信息，確認無誤后辦理入庫手續(xù)，并將物料存放至指定位置。各部門領用廣告物料時，應填寫《廣告物料領用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數量、用途等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部倉庫管理人員。倉庫管理人員根據審批后的申請表發(fā)放物料，并在庫存臺賬上記錄領用情況。廣告物料出庫時，倉庫管理人員應嚴格按照審批后的申請表發(fā)放物料，不得擅自更改物料的品種、規(guī)格、數量等信息。如遇特殊情況需要調整，應經相關部門負責人重新審批后辦理。對于已領用但未使用完的廣告物料，各部門應在活動結束或使用完畢后及時歸還至行政部倉庫。倉庫管理人員應認真核對歸還物料的數量、質量等信息，確認無誤后辦理入庫手續(xù)。3.庫存盤點行政部應定期對廣告物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況設定為每月、每季度或半年進行一次。盤點前，倉庫管理人員應做好各項準備工作，包括整理庫存、核對賬目等。盤點過程中，應認真清點物料的實際數量，并與庫存臺賬進行逐一核對。盤點結束后，倉庫管理人員應編制《廣告物料盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《廣告物料盤盈盤虧報告表》，報行政部負責人審核后進行相應處理。對于盤盈的廣告物料，應查明原因并調整庫存臺賬；對于盤虧的廣告物料，應根據具體情況追究相關責任人的責任，并按照公司規(guī)定進行賠償或核銷處理。五、廣告物料使用管理1.使用申請各部門如需使用廣告物料，應提前填寫《廣告物料領用申請表》，詳細說明物料的名稱、規(guī)格、數量、使用時間、用途、活動名稱等信息，并提交至部門負責人審批。部門負責人應根據本部門業(yè)務需求和廣告物料庫存情況，對申請表進行審核。如申請合理且?guī)齑娉渥?，應簽字批準；如申請不合理或庫存不足，應提出修改意見或拒絕申請，并說明原因。經部門負責人審批后的申請表提交至市場部進行審核。市場部主要審核廣告物料的設計內容、宣傳效果等是否符合公司品牌形象和宣傳要求。如審核通過，交行政部安排發(fā)放；如審核不通過，應反饋至申請部門進行修改。2.領用發(fā)放行政部倉庫管理人員根據審批后的《廣告物料領用申請表》發(fā)放廣告物料。發(fā)放時，應認真核對物料的品種、規(guī)格、數量等信息，確保與申請表一致。倉庫管理人員應在庫存臺賬上記錄物料的發(fā)放情況，包括領用部門、領用時間、物料名稱、規(guī)格、數量等信息。同時，應要求領用人員在《廣告物料領用登記表》上簽字確認，以便明確責任。對于貴重或限量的廣告物料，應實行專人專管制度，嚴格控制發(fā)放數量和使用范圍。領用人員應妥善保管物料，不得擅自轉借或挪作他用。3.使用規(guī)范各部門在使用廣告物料時，應嚴格按照公司規(guī)定的使用流程和要求進行操作，確保物料的使用效果和安全性。廣告物料的設計內容應符合公司品牌形象和宣傳要求，不得擅自更改或添加不符合公司規(guī)定的信息。如需對廣告物料進行修改或調整，應提前報市場部審核批準。在廣告宣傳活動中，應合理使用廣告物料，避免浪費和過度投放?；顒咏Y束后，應及時清理現場，妥善保管剩余物料，并按照規(guī)定進行回收或處理。對于使用過程中發(fā)現的廣告物料質量問題或其他異常情況，應及時反饋至行政部或市場部，以便及時采取措施解決。4.回收與處理廣告物料使用完畢后，各部門應及時將物料歸還至行政部倉庫。如物料已損壞或無法繼續(xù)使用，應在《廣告物料回收登記表》上注明原因，并經部門負責人簽字確認后交行政部處理。行政部對回收的廣告物料進行分類整理，對于可回收利用的物料，應進行妥善保管，以備后續(xù)使用；對于不可回收利用的物料，應按照公司規(guī)定進行報廢處理，如銷毀、變賣等。在廣告物料回收和處理過程中，應做好記錄工作，包括物料名稱、規(guī)格、數量、回收時間、處理方式等信息，以便于追溯和統(tǒng)計。六、廣告物料費用管理1.預算控制行政部應根據公司年度廣告物料采購預算，嚴格控制廣告物料的采購費用支出。在采購過程中，應優(yōu)先選擇性價比高的供應商和產品，確保采購費用不超過預算上限。對于超出預算的廣告物料采購申請，應按照公司預算管理制度的規(guī)定進行審批。審批通過后，方可安排采購。同時，應分析超預算原因，采取相應措施加強預算管理，避免類似情況再次發(fā)生。2.費用報銷廣告物料采購費用報銷時，應提供合法有效的發(fā)票、采購合同、驗收單、領用申請表等相關憑證。報銷憑證應真實、完整、準確，符合公司財務管理制度的要求。行政部負責對廣告物料采購費用報銷進行初審，審核內容包括憑證的真實性、合法性、完整性以及費用支出的合理性等。初審通過后，交財務部進行復審。財務部應按照公司財務管理制度的規(guī)定對報銷費用進行復審，如發(fā)現問題應及時與行政部溝通核實，并要求報銷人員補充或更正相關憑證。復審通過后，方可辦理報銷手續(xù)。3.成本核算財務部應定期對廣告物料的采購成本、使用成本等進行核算和分析，為公司成本控制和決策提供依據。廣告物料成本核算應包括直接成本和間接成本。直接成本主要包括物料采購費用、運輸費用、制作費用等；間接成本主要包括庫存管理費用、人工費用、場地費用等。通過成本核算，分析廣告物料成本的構成和變化趨勢，找出成本控制的關鍵點和薄弱環(huán)節(jié)，并采取相應措施進行優(yōu)化和改進，降低公司廣告物料成本。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部負責定期對公司廣告物料的采購、庫存、使用等情況進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的有效執(zhí)行。監(jiān)督檢查內容包括物料采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準確性、使用規(guī)范的執(zhí)行情況等。在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現問題應及時提出整改意見，并要求相關部門限期整改。整改完成后，行政部應進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對于違反廣告物料管理制度的行為，行政部有權責令相關部門或人員立即糾正，并按照公司規(guī)定進行相應處理。情節(jié)嚴重的，將追究相關責任人的責任。2.考核評價人力資源部負責將廣告物料管理工作納入各部門和相關人員的績效考核體系，制定明確的考核指標和評價標準?？己酥笜藨◤V告物料采購成本控制、庫存管理水平、使用效果、制度執(zhí)行情況等方面。各部門應定期對本部門廣告物料管理工作進行自評，并將自評結果報人力資源