廠區(qū)采購日常管理制度一、總則1.目的為規(guī)范廠區(qū)采購日常管理工作，確保采購活動的順利進行，保證物資供應的及時性、準確性和質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司廠區(qū)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、勞保用品等各類物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保供應商機會均等，公平競爭，公正評標。誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時采購所需物資。開發(fā)、選擇、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商關系。負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行和管理，確保合同的順利履行。負責采購物資的到貨驗收、質(zhì)量檢驗等工作，及時處理采購過程中的問題。收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供參考依據(jù)。采購人員崗位職責采購主管全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃并組織實施。審核采購申請，合理安排采購任務，確保采購工作的順利進行。監(jiān)督采購人員的工作，協(xié)調(diào)與其他部門的關系，及時解決采購過程中的問題。參與供應商的開發(fā)、評估和選擇工作，建立和維護供應商管理體系。審核采購合同，控制采購風險，確保公司利益不受損害。采購專員根據(jù)采購計劃，負責具體物資的采購工作，尋找合適的供應商，進行詢價、比價、議價等工作。與供應商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。負責采購物資的到貨驗收工作，填寫驗收報告，對不合格物資及時處理。收集、整理采購相關資料，建立采購檔案，為采購數(shù)據(jù)分析提供支持。2.其他部門職責需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時提交采購申請，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。參與采購物資的驗收工作，對物資的適用性和質(zhì)量負責。配合采購部門進行供應商的選擇和評估工作，提供相關意見和建議。質(zhì)量部門負責制定采購物資的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范。參與采購物資的到貨驗收工作，對物資質(zhì)量進行檢驗和判定，確保采購物資符合質(zhì)量要求。對采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，提出改進措施和建議。財務部門負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。負責采購發(fā)票的審核、入賬和付款工作，確保采購資金的安全和合理使用。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請的必要性、合理性和準確性進行審核，簽字確認后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，由采購主管根據(jù)公司采購政策和預算情況進行審批。對于金額較大或重要物資的采購申請，需提交公司領導審批。審批通過后，采購部門方可開展采購工作。3.供應商選擇與評估采購專員根據(jù)采購申請的物資信息，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關資質(zhì)文件，并要求供應商提供產(chǎn)品樣本、報價單等資料。采購部門組織相關人員（如需求部門、質(zhì)量部門等）對供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據(jù)評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評估和調(diào)整。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應商進行采購談判，就物資價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。根據(jù)談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等主要條款。采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，提交公司法律部門或法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購執(zhí)行與跟蹤采購專員根據(jù)采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。供應商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時通知采購專員發(fā)貨信息。采購專員應及時掌握物資的運輸情況，確保物資按時到貨。在物資到貨前，采購專員應通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。6.到貨驗收物資到貨后，由需求部門、質(zhì)量部門和采購部門共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。質(zhì)量部門按照制定的質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范對物資進行檢驗，出具檢驗報告。對于驗收合格的物資，由驗收人員在《到貨驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好相關記錄。7.付款結算采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、到貨驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核實采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實性和合法性等。審核通過后，按照公司財務制度和付款流程進行付款結算。四、采購預算管理1.采購預算編制采購部門應根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和預算安排，結合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預算。年度采購預算應明確各類物資的采購金額、采購數(shù)量、采購時間等信息，并分解到季度和月度。在編制采購預算過程中，采購部門應與需求部門、財務部門等相關部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保預算的合理性和準確性。2.采購預算執(zhí)行與控制采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整流程進行審批。財務部門應定期對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的問題，并提出改進措施和建議。采購部門應建立采購預算執(zhí)行臺賬，記錄采購預算的執(zhí)行情況，包括采購金額、采購數(shù)量、到貨情況等信息，以便于對采購預算進行跟蹤和管理。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、合同風險等。針對識別出的風險，采購部門應分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施供應商違約風險加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，并采取相應的措施進行處理。建立供應商違約預警機制，當供應商出現(xiàn)違約跡象時，及時采取措施，如暫停采購、要求供應商提供擔保等，以降低供應商違約風險。質(zhì)量風險嚴格按照質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范進行采購物資的驗收工作，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。加強對供應商的質(zhì)量控制，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，并定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢。對于質(zhì)量不合格的物資，及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好相關記錄。價格波動風險關注市場價格動態(tài)，及時收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。與供應商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，約定價格調(diào)整的條件和方式，以應對價格波動風險。采用套期保值等金融工具，鎖定采購價格，降低價格波動風險。合同風險加強采購合同管理，嚴格按照合同審批流程進行合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同的合法性和有效性。對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中的問題，并采取相應的措施進行處理。定期對合同進行清理和歸檔，建立合同檔案管理制度，以便于對合同進行查詢和管理。六、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理降低。采購質(zhì)量：通過驗收合格率、退貨率等指標，評估采購物資的質(zhì)量是否符合要求。采購交貨期：以按時交貨率為指標，評估供應商是否按時交貨。供應商管理：包括供應商開發(fā)數(shù)量、供應商滿意度等指標，評估供應商管理工作的成效。采購效率：通過采購周期、采購申請?zhí)幚頃r間等指標，評估采購工作的效率。2.評估方法采購部門定期對采購績效進行自我評估，填寫《采購績效評估表》，對各項評估指標進行量化打分，并分析評估結果。需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門根據(jù)與采購部門的合作情況，對采購績效進行評價，提供相關意見和建議。公司定期組織采購績效評估會議，對采購績效評估結果進行討論和分析，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。3.評估結果應用將采購績效評估結果與采購人員的績效考核掛鉤，作為采購人員薪酬調(diào)整、晉升、獎勵等的重要依據(jù)。根據(jù)采購績效評估結果，對采購工作中存在的問題進行分析和總結，制定改進措施和計劃，不斷提高采購管理水平。七、信息管理1.采購信息收集采購部門應建立采購信息收集渠道，及時收集市場價格信息、供應商信息、行業(yè)動態(tài)等相關采購信息。采購人員應定期關注行業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)期刊、市場調(diào)研機構等發(fā)布的信息，收集有價值的采購信息，并進行整理和分析。2.采購信息共享采購部門應建立采購信息共享平臺，將采購信息及時發(fā)布給需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門，實現(xiàn)信息共享。定期組織采購信息交流會議，分享采購經(jīng)驗和市場動態(tài)，促進各部門之間的溝通與協(xié)作。3.采購檔案管理采購部門應建立完善的采購檔案管理制度，對采購過程中產(chǎn)生的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案應包括采購申請表、采購合同、采購訂單、到貨驗收單、發(fā)票、供應商檔案等相關資料，確保采購檔案的完整性和準確性。采購檔案的保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定，以便于查詢和追溯。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。