單位超市采購管理制度一、總則1.目的為加強單位超市采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證超市商品質(zhì)量和服務水平，滿足單位員工的日常需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于單位超市的所有采購活動，包括商品采購、設備采購、服務采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和單位的相關(guān)規(guī)定。公平公正原則：采購過程應公開透明，確保所有供應商享有平等的參與機會，不得偏袒任何一方。效益原則：在保證商品質(zhì)量和服務水平的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責1.采購決策機構(gòu)成立采購領(lǐng)導小組，由單位領(lǐng)導、相關(guān)部門負責人等組成。負責審議采購計劃、采購預算、采購合同等重大采購事項，對采購工作進行監(jiān)督和指導。2.采購執(zhí)行部門設立采購部，負責具體的采購工作。其主要職責包括：制定采購計劃和采購預算。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。負責采購文件的整理、歸檔和保管。3.其他相關(guān)部門職責需求部門：提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)要求制定、供應商選擇和驗收等工作。財務部門：負責審核采購預算、支付采購款項，對采購活動進行財務監(jiān)督。審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購工作合規(guī)合法。三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)工作需要和庫存情況，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額、需求時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽字確認后報采購部。2.采購審批采購部收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實采購物品是否在預算范圍內(nèi)，是否符合單位采購政策等。對于金額較小的采購申請（具體金額標準由單位自行設定），采購部負責人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部應提交采購領(lǐng)導小組審批。3.采購計劃制定采購部根據(jù)采購審批結(jié)果，結(jié)合市場供應情況和庫存狀況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃經(jīng)采購部負責人審核后，報財務部門備案。4.供應商選擇與管理供應商尋找：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。供應商篩選：對潛在供應商進行初步篩選，審查其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營資質(zhì)、信譽狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的情況，確定入圍供應商名單。供應商評估：定期對入圍供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，調(diào)整供應商名單，淘汰不合格供應商。供應商檔案建立：為每個供應商建立檔案，記錄其基本信息、合作歷史、評估結(jié)果等內(nèi)容，以便查詢和管理。5.采購實施采購方式選擇：根據(jù)采購物品的特點、采購金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。招標采購：對于符合招標條件的采購項目，采購部應按照國家有關(guān)法律法規(guī)和單位的招標管理規(guī)定，組織招標活動。招標過程應包括發(fā)布招標公告、資格預審、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。競爭性談判采購：對于技術(shù)復雜、時間緊迫或招標失敗的采購項目，可以采用競爭性談判采購方式。采購部應邀請不少于三家具備相應資格的供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。詢價采購：對于規(guī)格標準統(tǒng)一、貨源充足、價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購部向不少于三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況確定成交供應商。單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應按照單位的相關(guān)規(guī)定進行審批和公示。采購合同簽訂：采購項目確定成交供應商后，采購部應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。6.采購驗收驗收準備：采購部在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和相關(guān)人員做好驗收準備工作。需求部門應組織專業(yè)人員成立驗收小組，明確驗收標準和驗收方法。到貨驗收：供應商交貨時，采購部應及時通知驗收小組進行驗收。驗收小組按照驗收標準對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對，檢查是否與采購合同約定一致。對于重要設備和物資，還應進行性能測試和試運行。驗收報告：驗收合格后，驗收小組應出具《采購驗收報告》，簽字確認驗收結(jié)果。驗收報告應包括采購項目名稱、供應商名稱、采購合同編號、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等信息。對于驗收不合格的采購物品，驗收小組應及時通知采購部與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格為止。7.采購付款采購部根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，附上采購發(fā)票、驗收報告等相關(guān)憑證，提交財務部門審核。財務部門對付款申請進行審核，核實采購事項的真實性、合法性、準確性以及發(fā)票的合規(guī)性等。審核通過后，按照單位的財務管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購預算管理1.預算編制采購部應根據(jù)單位的年度工作計劃和實際需求，結(jié)合市場價格變化趨勢，編制年度采購預算。采購預算應明確各項采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容，并按照單位的預算管理要求進行細化和分解。采購預算編制完成后，經(jīng)采購部負責人審核后，報財務部門匯總。財務部門結(jié)合單位的整體預算情況，對采購預算進行審核和調(diào)整，形成單位年度采購預算草案，提交單位領(lǐng)導審批。2.預算執(zhí)行采購部應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照單位的預算調(diào)整程序進行申報和審批。財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預算執(zhí)行過程中的問題。3.預算考核建立采購預算考核制度，對采購部的預算執(zhí)行情況進行考核。考核指標包括采購預算執(zhí)行率、采購成本節(jié)約率等。根據(jù)考核結(jié)果，對采購部和相關(guān)責任人進行獎懲。對于預算執(zhí)行情況良好、采購成本節(jié)約顯著的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于預算執(zhí)行不力、超預算采購的部門和個人，進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險應對：密切關(guān)注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場價格變化趨勢，合理安排采購時間和采購數(shù)量，降低市場價格波動對采購成本的影響。供應商風險應對：建立供應商評估和管理機制，加強對供應商的選擇、監(jiān)督和考核，與優(yōu)質(zhì)供應商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。同時，引入多家供應商，避免對單一供應商過度依賴，降低供應商違約或供應中斷的風險。質(zhì)量風險應對：嚴格采購驗收程序，加強對采購物品質(zhì)量的檢驗和控制。在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，要求供應商提供質(zhì)量保證文件和售后服務承諾。對于重要采購項目，可以邀請專業(yè)機構(gòu)進行質(zhì)量檢測。合同風險應對：加強采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的操作流程。在合同簽訂前，認真審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體、權(quán)利義務對等。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決，避免合同糾紛的發(fā)生。法律風險應對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識。在采購活動中，嚴格遵守國家法律法規(guī)和單位的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，可聘請法律顧問提供法律咨詢和服務，防范法律風險。3.風險監(jiān)控與預警建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到預警閾值時，及時發(fā)出預警信號，提醒采購部采取相應的風險應對措施。六、采購監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督采購部應建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度，加強對采購工作的自我監(jiān)督和管理。定期對采購計劃執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況等進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。單位內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面的情況。審計部門可以采取定期審計、專項審計、離任審計等方式，對采購工作