公共資源采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司公共資源采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有公共資源采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、物資、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保所有供應(yīng)商享有平等參與機(jī)會(huì)，不偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目、審批采購(gòu)預(yù)算、監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程等。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同等。建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。收集市場(chǎng)信息，分析采購(gòu)需求，為公司采購(gòu)決策提供參考。2.需求部門提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。參與采購(gòu)過(guò)程，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、合同評(píng)審等工作。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，反饋使用過(guò)程中的問(wèn)題。（三）其他相關(guān)部門1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用。參與采購(gòu)合同的評(píng)審，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的合理性等。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度的采購(gòu)預(yù)算草案，提交采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)各需求部門的采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，編制公司年度采購(gòu)預(yù)算方案，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)后，提交公司財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和資金狀況，對(duì)采購(gòu)預(yù)算方案進(jìn)行審核和調(diào)整，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購(gòu)部門審核、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)算的編制、執(zhí)行和調(diào)整情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保預(yù)算管理的規(guī)范和有效。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門。2.對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，需求部門應(yīng)在提交采購(gòu)申請(qǐng)前進(jìn)行可行性研究和論證，確保采購(gòu)項(xiàng)目的必要性和合理性。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購(gòu)申請(qǐng)的合理性、合規(guī)性、預(yù)算情況等。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后即可組織采購(gòu)；對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況進(jìn)行審議和決策，批準(zhǔn)后由采購(gòu)部門組織實(shí)施采購(gòu)。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過(guò)多種渠道選擇供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等。2.對(duì)于采用招標(biāo)方式采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.對(duì)于采用詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等方式采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)或談判邀請(qǐng)書(shū)，進(jìn)行詢價(jià)或談判，確定成交供應(yīng)商。4.采購(gòu)部門與成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。（四）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品或服務(wù)存在質(zhì)量問(wèn)題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門，采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至問(wèn)題得到妥善處理。（五）付款結(jié)算1.采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向采購(gòu)部門提交付款申請(qǐng)，采購(gòu)部門審核后提交財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后按照合同約定的付款方式和時(shí)間辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在付款前對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，確保預(yù)付款的安全。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等條件。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)向采購(gòu)部門提交營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料。3.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商列入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。3.需求部門在使用供應(yīng)商提供的物品或服務(wù)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門據(jù)此對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，共同推動(dòng)公司采購(gòu)工作的持續(xù)優(yōu)化。3.對(duì)于長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，公司在同等條件下優(yōu)先考慮其參與采購(gòu)項(xiàng)目。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)的價(jià)格調(diào)整方式。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償方式。對(duì)重要供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和定期回訪，確保供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況穩(wěn)定。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同評(píng)審流程對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。明確合同執(zhí)行過(guò)程中的雙方責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督。建立合同糾紛處理機(jī)制，及時(shí)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的糾紛。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格把控采購(gòu)物品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保質(zhì)量合格后方可付款。對(duì)于質(zhì)量不合格的采購(gòu)物品或服務(wù)，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商付款申請(qǐng)的審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。按照合同約定的付款方式和時(shí)間付款，避免逾期付款給公司帶來(lái)不必要的損失。建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)信用狀況不佳的供應(yīng)商采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。七、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)文件管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的收集、整理、歸檔和保管，采購(gòu)文件包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)預(yù)算、招標(biāo)文件、詢價(jià)通知書(shū)、談判文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查閱和檢索。3.采購(gòu)文件的保管期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，對(duì)于重要的采購(gòu)文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)項(xiàng)目、供應(yīng)商等方面的數(shù)據(jù)。2.通過(guò)對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，采購(gòu)部門可以了解公司采購(gòu)活動(dòng)的現(xiàn)狀和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，為公司采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購(gòu)工作的建議和措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的合理性、采購(gòu)資金的使用情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理和監(jiān)督，防止采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)行為。3.需求部門應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，如實(shí)提供采購(gòu)相關(guān)信息，協(xié)助