分公司印鑒章管理制度總則1.目的為加強分公司印鑒章的管理，規(guī)范印鑒章的使用流程，確保印鑒章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工。3.定義本制度所稱印鑒章，是指分公司在對外活動中使用的具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。印鑒章的刻制與啟用1.印鑒章的刻制分公司因工作需要刻制印鑒章時，需填寫《印鑒章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)分公司負責人審批后，報總公司相關(guān)部門備案?？偣鞠嚓P(guān)部門根據(jù)分公司的申請，統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。印章刻制完成后，由總公司相關(guān)部門負責領(lǐng)取，并進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無損壞等。2.印鑒章的啟用新刻制的印鑒章啟用前，需在《印鑒章啟用登記表》上登記印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并由分公司負責人簽字確認。印鑒章啟用時，需由保管人在印章使用登記簿上進行首次蓋章登記，注明蓋章日期、蓋章文件名稱、蓋章內(nèi)容等信息。印鑒章的保管1.保管原則印鑒章應實行專人保管制度，確保印章安全。保管人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印鑒章交予他人保管或使用。印鑒章應妥善保管，存放于安全可靠的地方，如保險柜、抽屜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.保管人職責負責印鑒章的日常保管工作，確保印章安全無丟失、無損壞。嚴格按照本制度規(guī)定的使用流程使用印鑒章，對每一次印章使用情況進行詳細登記，并及時歸檔。定期對印鑒章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告分公司負責人，并按規(guī)定進行更換。不得擅自將印鑒章帶出分公司辦公區(qū)域，如因工作需要必須帶出的，需經(jīng)分公司負責人批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人的更換因工作調(diào)動、離職等原因需要更換印鑒章保管人時，原保管人應將印鑒章及相關(guān)資料移交給新保管人，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括印章實物、印章使用登記簿、《印鑒章啟用登記表》等資料的核對與簽字確認。新保管人應在交接手續(xù)完成后，及時在《印鑒章保管人變更登記表》上登記變更信息，并報分公司負責人備案。印鑒章的使用1.使用范圍公司公章：用于以分公司名義對外出具的各類文件、信函、證明、合同等；代表分公司參加各類會議、活動等；辦理分公司的各類資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)業(yè)務；其他需要使用公章的事項。合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議等；其他需要使用合同專用章的事項。財務專用章：用于辦理分公司的財務收支、資金結(jié)算、稅務申報等相關(guān)業(yè)務；其他需要使用財務專用章的事項。法人章：用于辦理分公司的銀行開戶、銷戶、賬戶變更等相關(guān)業(yè)務；其他需要使用法人章的事項。部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等資料的蓋章；其他需要使用部門章的事項。2.使用流程申請：使用印鑒章時，需填寫《印鑒章使用申請表》，詳細注明申請日期、申請部門、申請人、印章名稱、蓋章文件名稱、蓋章內(nèi)容、蓋章份數(shù)等信息，并經(jīng)相關(guān)負責人審批。審批：《印鑒章使用申請表》需根據(jù)印章的使用范圍，分別經(jīng)分公司負責人、總公司相關(guān)部門負責人等審批。審批人應認真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，確保印章使用符合公司規(guī)定。蓋章：經(jīng)審批同意后，保管人方可在規(guī)定的文件或資料上蓋章，并在印章使用登記簿上進行詳細登記，注明蓋章日期、蓋章文件名稱、蓋章內(nèi)容、蓋章份數(shù)、申請人等信息。歸檔：印章使用完畢后，保管人應及時將《印鑒章使用申請表》及蓋章后的文件或資料進行歸檔保存，以備查閱。3.特殊情況的處理如遇緊急情況，無法提前辦理印鑒章使用申請審批手續(xù)的，使用人應電話請示分公司負責人或總公司相關(guān)部門負責人同意后，先行蓋章，并在蓋章后的[X]個工作日內(nèi)補辦申請審批手續(xù)。對于涉及重大事項或金額較大的合同、協(xié)議等文件的蓋章，需經(jīng)分公司負責人組織相關(guān)部門進行會審后，方可蓋章。會審內(nèi)容包括文件的條款、內(nèi)容、風險等方面的審查，確保公司利益不受損害。印鑒章的停用與銷毀1.停用條件因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務終止等原因，導致印鑒章不再使用的，應及時辦理停用手續(xù)。印鑒章出現(xiàn)損壞、變形、遺失等情況，無法正常使用的，應及時辦理停用手續(xù)。2.停用流程由分公司相關(guān)部門填寫《印鑒章停用申請表》，詳細注明停用原因、印章名稱、停用日期等信息，并經(jīng)分公司負責人審批后，報總公司相關(guān)部門備案?？偣鞠嚓P(guān)部門根據(jù)分公司的申請，在《印鑒章啟用登記表》上注明印章停用日期，并通知分公司將印章交回總公司。3.銷毀流程對于停用的印鑒章，由總公司相關(guān)部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，需填寫《印鑒章銷毀申請表》，詳細注明銷毀印章名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)總公司相關(guān)部門負責人審批。銷毀時，需有至少[X]名監(jiān)銷人員在場，確保印章銷毀過程的真實性和完整性。監(jiān)銷人員應在《印鑒章銷毀登記表》上簽字確認。印章銷毀后，總公司相關(guān)部門應將《印鑒章銷毀申請表》及《印鑒章銷毀登記表》進行歸檔保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計分公司內(nèi)部審計部門應定期對印鑒章的管理情況進行審計檢查，重點檢查印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)使用印章的情況。審計檢查結(jié)束后，內(nèi)部審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.定期檢查分公司負責人應定期對印鑒章的管理情況進行檢查，確保印章管理工作規(guī)范、有序。檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關(guān)責任人進行整改，確保印章管理工作符合公司規(guī)定。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印鑒章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責任人