公司檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對(duì)公司檔案的查閱管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。3.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案查閱權(quán)限（一）內(nèi)部查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)綜合管理部門審批。2.綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于一般性檔案查閱申請(qǐng)，在一個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批時(shí)間不超過三個(gè)工作日。3.經(jīng)審批同意后，查閱人憑有效身份證件到綜合管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)完成查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。4.查閱人對(duì)查閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換、銷毀檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）外部查閱權(quán)限1.因工作需要，外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位、查閱人身份、查閱目的、查閱內(nèi)容等，并加蓋查閱單位公章。2.綜合管理部門收到查閱申請(qǐng)函后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，通知查閱單位來人查閱。3.外單位查閱人查閱檔案時(shí)，必須有公司相關(guān)部門人員陪同，并在指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中，查閱人不得擅自拍照、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱情況反饋給公司綜合管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。三、檔案查閱流程（一）提出申請(qǐng)1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保查閱申請(qǐng)與工作相關(guān)且必要。（二）部門負(fù)責(zé)人審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)的合理性和必要性。2.如申請(qǐng)符合工作需要，部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如申請(qǐng)不合理或不必要，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)說明理由并退回申請(qǐng)。（三）綜合管理部門審批1.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的申請(qǐng)表提交至綜合管理部門。2.綜合管理部門根據(jù)檔案的密級(jí)、重要性以及查閱申請(qǐng)的具體情況進(jìn)行審批。3.對(duì)于普通檔案查閱申請(qǐng)，綜合管理部門在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批；對(duì)于涉及機(jī)密或重要檔案的查閱申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批時(shí)間不超過[X]個(gè)工作日。（四）查閱檔案1.審批通過后，查閱人憑有效身份證件到綜合管理部門指定的檔案查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.綜合管理部門工作人員應(yīng)協(xié)助查閱人查找所需檔案，并提供必要的查閱條件。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，不得超時(shí)占用查閱資源。（五）歸還檔案1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案及時(shí)歸還綜合管理部門。2.綜合管理部門工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無缺。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（六）記錄備案1.綜合管理部門對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及內(nèi)容、審批情況等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。四、檔案查閱注意事項(xiàng)（一）查閱要求1.查閱人應(yīng)嚴(yán)格按照審批通過的內(nèi)容進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。2.查閱過程中應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上隨意涂改、標(biāo)記、污損。3.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行操作。（二）保密規(guī)定1.查閱人應(yīng)對(duì)所查閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，查閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾在查閱期間及查閱結(jié)束后一定期限內(nèi)保守秘密。3.嚴(yán)禁將檔案帶出公司查閱地點(diǎn)，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，且在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）電子檔案查閱1.對(duì)于電子檔案的查閱，應(yīng)使用公司指定的查閱軟件和設(shè)備，確保查閱過程的安全性和可追溯性。2.查閱電子檔案時(shí)，不得擅自更改電子檔案的存儲(chǔ)位置、格式或內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)按照規(guī)定退出查閱系統(tǒng)，關(guān)閉相關(guān)設(shè)備。五、檔案查閱的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查查閱記錄和檔案保管情況。2.如發(fā)現(xiàn)查閱過程中有違反本制度的行為，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)制止并糾正，同時(shí)記錄相關(guān)情況。（二）考核措施1.將檔案查閱管理情況納入公司員工績(jī)效考核體系。2.對(duì)于嚴(yán)格遵守檔案查閱管理制度、認(rèn)真履行查閱手續(xù)、未發(fā)生檔案安全保密事故的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)于違反檔案查閱管理制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；如造成檔案丟失、泄露等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、檔案查閱的信息化管理（一）建立檔案查閱信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立公司檔案查閱信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案查閱申請(qǐng)、審批、查閱記錄等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.檔案查閱信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、查詢統(tǒng)計(jì)、安全審計(jì)等功能，確保檔案查閱信息的準(zhǔn)確、完整和安全。（二）電子檔案查閱功能1.在檔案查閱信息系統(tǒng)中設(shè)置電子檔案查閱模塊，方便員工在線查閱電子檔案。2.電子檔案查閱應(yīng)具備身份認(rèn)證、權(quán)限控制、查閱記錄等功能，確保電子檔案查閱的合法性和安全性。（三）信息系統(tǒng)維護(hù)與更新1.安排專人負(fù)責(zé)檔案查閱信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時(shí)更新檔案查閱信息系統(tǒng)的功能和模