公司資產歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司資產檔案管理，確保公司資產檔案的完整性、準確性和安全性，便于資產的查詢、使用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有資產檔案的管理，包括固定資產、無形資產、流動資產等各類資產形成的文件、資料、憑證等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司資產檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照資產的類別、性質、用途等進行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保資產檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著資產的增減變動、使用情況變化等，及時更新和完善資產檔案。二、資產檔案的分類與編號（一）分類1.固定資產檔案：包括房屋建筑物、機器設備、運輸工具、電子設備等固定資產的購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、折舊計算表等。2.無形資產檔案：包括專利、商標、著作權、土地使用權等無形資產的相關證書、合同、評估報告等。3.流動資產檔案：包括庫存現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款、存貨等流動資產的賬目、憑證、盤點報告等。4.其他資產檔案：如長期待攤費用、遞延所得稅資產等其他資產的相關資料。（二）編號資產檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、簡潔性的原則。編號方法如下：1.固定資產編號：采用“資產類別代碼+年份+順序號”的方式，如“012023001”，其中“01”表示房屋建筑物，“2023”表示購置年份，“001”表示該類資產的順序號。2.無形資產編號：采用“資產類別代碼+年份+順序號”的方式，如“022023001”，其中“02”表示專利，“2023”表示取得年份，“001”表示該類資產的順序號。3.流動資產編號：采用“資產類別代碼+年份+順序號”的方式，如“032023001”，其中“03”表示庫存現(xiàn)金，“2023”表示年份，“001”表示該類資產的順序號。4.其他資產編號：采用“資產類別代碼+年份+順序號”的方式，如“042023001”，其中“04”表示長期待攤費用，“2023”表示年份，“001”表示該類資產的順序號。三、資產檔案的收集與整理（一）收集1.資產形成部門應在資產購置、建造、驗收、交付使用等環(huán)節(jié)及時收集相關文件、資料、憑證等，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對各部門資產檔案的收集情況進行檢查和督促，確保資產檔案的及時收集。（二）整理1.檔案管理部門收到資產檔案后，應按照分類和編號要求進行整理，剔除重復、無效的文件。2.對整理后的資產檔案進行裝訂、編目，編制資產檔案目錄，包括資產名稱、編號、類別、形成時間、保管期限等信息。3.建立資產檔案電子目錄，便于查詢和檢索。四、資產檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保資產檔案的安全。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管期限1.固定資產檔案的保管期限為自資產報廢或處置后[X]年。2.無形資產檔案的保管期限為自無形資產有效期屆滿或處置后[X]年。3.流動資產檔案的保管期限為自資產結清或處置后[X]年。4.其他資產檔案的保管期限根據相關法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（三）保管要求1.資產檔案應分類存放，排列整齊，便于查找。2.對重要的資產檔案應進行備份，備份存儲在不同的介質上，并分別保管。3.定期對資產檔案進行清查和核對，確保檔案的完整性和準確性。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應辦理登記手續(xù)。五、資產檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱資產檔案的，應填寫《資產檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應指定專人負責提供查閱服務，并對查閱情況進行登記，包括查閱日期、查閱人、查閱內容等。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的場所查閱，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱資產檔案的，應填寫《資產檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失的，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。六、資產檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的資產檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據資產檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素進行綜合評估。3.對仍有保存價值的資產檔案，應繼續(xù)保管；對確無保存價值的資產檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經鑒定小組鑒定同意銷毀的資產檔案，應填寫《資產檔案銷毀申請表》，經公司分管領導批準后，方可銷毀。2.銷毀資產檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀清單應永久保存，作為資產檔案管理的重要資料。七、資產檔案的信息化管理（一）建立資產檔案管理系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立資產檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)資產檔案的電子化管理。2.資產檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，提高資產檔案管理的效率和水平。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部門應及時將資產檔案的相關信息錄入資產檔案管理系統(tǒng)，確保數據的準確性和完整性。2.定期對資產檔案管理系統(tǒng)的數據進行備份，防止數據丟失。3.根據資產的增減變動、使用情況變化等，及時更新資產檔案管理系統(tǒng)中的數據。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對資產檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.檔案管理部門應定期對各部門資產檔案的收集、整理、保管等情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）考核評價1.將資產檔案管理工作納入公司績效考核體系，對資產檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對資產檔案管理工作不力，導致檔案丟失、損壞、