園區(qū)人員檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范園區(qū)人員檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，特制定本制度。本制度旨在為園區(qū)內(nèi)的員工提供全面、準(zhǔn)確的檔案信息，為企業(yè)的人力資源管理、決策提供有力支持。二、適用范圍本制度適用于園區(qū)內(nèi)所有在職員工、離職員工以及與園區(qū)有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)人員的檔案管理。三、管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育背景、培訓(xùn)情況等。2.完整性原則：檔案應(yīng)包含員工的所有相關(guān)信息，不得遺漏重要內(nèi)容。3.安全性原則：檔案應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.及時(shí)性原則：員工的檔案信息應(yīng)及時(shí)更新，確保檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：檔案中涉及員工個人隱私的信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。四、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.人事部門（1）負(fù)責(zé)園區(qū)人員檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的建立、維護(hù)、更新、借閱等工作。（2）制定檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。（3）對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平。2.各部門（1）配合人事部門做好本部門員工檔案的管理工作，及時(shí)提供員工的相關(guān)信息。（2）負(fù)責(zé)本部門員工檔案的借閱申請和歸還工作，遵守檔案管理制度的規(guī)定。檔案的內(nèi)容與分類一、檔案內(nèi)容1.員工基本信息包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。2.教育背景包括員工的學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)等。3.工作經(jīng)歷包括員工的工作單位、工作時(shí)間、職務(wù)、職責(zé)、業(yè)績等。4.培訓(xùn)記錄包括員工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果等。5.績效考核記錄包括員工的績效考核周期、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、獎懲情況等。6.合同與協(xié)議包括員工的勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。7.其他相關(guān)資料包括員工的職稱證書、職業(yè)資格證書、榮譽(yù)證書等。二、檔案分類1.在職員工檔案包括在職員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、合同與協(xié)議等。2.離職員工檔案包括離職員工的基本信息、離職原因、離職手續(xù)辦理情況等。3.外部人員檔案包括與園區(qū)有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)人員的基本信息、業(yè)務(wù)往來情況等。檔案的建立與維護(hù)一、檔案的建立1.新員工入職時(shí)，人事部門應(yīng)及時(shí)為其建立檔案，并將相關(guān)信息錄入檔案系統(tǒng)。2.檔案的建立應(yīng)遵循檔案內(nèi)容的完整性原則，確保檔案包含員工的所有相關(guān)信息。3.檔案的建立應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得拖延或遺漏。二、檔案的維護(hù)1.人事部門應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新員工的個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。2.員工的個人信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知人事部門，人事部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)更新檔案信息。3.員工離職時(shí)，人事部門應(yīng)及時(shí)將其檔案轉(zhuǎn)入離職員工檔案，并做好相關(guān)記錄。檔案的借閱與使用一、借閱權(quán)限1.在職員工本人可以借閱本人的檔案，但應(yīng)遵守檔案管理制度的規(guī)定。2.人事部門工作人員可以借閱在職員工和離職員工的檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案中的敏感信息。3.其他部門工作人員需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。二、借閱流程1.借閱檔案的人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.人事部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對《檔案借閱申請表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案交給借閱人員。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.檔案歸還時(shí)，人事部門應(yīng)核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。三、使用規(guī)定1.借閱人員在使用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自涂改、損壞或泄露檔案中的信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司或借給他人使用。3.人事部門應(yīng)定期對檔案的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。檔案的保管與銷毀一、保管地點(diǎn)園區(qū)人員檔案應(yīng)存放在專門的檔案室內(nèi)，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全措施。二、保管要求1.檔案應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行排列，存放整齊，便于查找。2.檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。三、銷毀程序1.檔案的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的保密制度進(jìn)行。2.檔案的銷毀應(yīng)由人事部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷