培訓(xùn)個(gè)人檔案管理制度總則一、目的為規(guī)范公司培訓(xùn)個(gè)人檔案的管理，確保培訓(xùn)信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司全體員工的培訓(xùn)個(gè)人檔案管理，包括新員工入職培訓(xùn)檔案、在職員工培訓(xùn)檔案和離職員工培訓(xùn)檔案等。三、管理原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)真實(shí)反映員工的培訓(xùn)經(jīng)歷和培訓(xùn)成果，不得偽造或篡改。2.完整性原則：培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)包含員工的所有培訓(xùn)信息，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)證書等。3.安全性原則：培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)妥善保管，防止泄露、丟失或損壞。4.及時(shí)性原則：培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保培訓(xùn)信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。四、管理職責(zé)1.人事部門：負(fù)責(zé)培訓(xùn)個(gè)人檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的建立、維護(hù)、更新和銷毀等工作。2.培訓(xùn)部門：負(fù)責(zé)提供員工的培訓(xùn)信息，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表等，并配合人事部門做好檔案的管理工作。3.各部門：負(fù)責(zé)提供員工的培訓(xùn)需求和培訓(xùn)反饋，協(xié)助人事部門做好培訓(xùn)個(gè)人檔案的管理工作。檔案的建立與維護(hù)一、檔案的建立1.新員工入職時(shí)，人事部門應(yīng)及時(shí)為其建立培訓(xùn)個(gè)人檔案，并將員工的基本信息、入職培訓(xùn)信息等錄入檔案系統(tǒng)。2.在職員工參加培訓(xùn)后，培訓(xùn)部門應(yīng)及時(shí)將培訓(xùn)信息錄入檔案系統(tǒng)，并將培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表等相關(guān)資料歸檔保存。3.離職員工的培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)在其離職后一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行清理和歸檔，將其培訓(xùn)信息轉(zhuǎn)移至離職員工檔案中。二、檔案的內(nèi)容1.基本信息：包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、所在部門、入職時(shí)間等。2.入職培訓(xùn)信息：包括入職培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)證書等。3.在職培訓(xùn)信息：包括在職培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核表、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告等。4.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)內(nèi)容等。5.培訓(xùn)成果：包括培訓(xùn)考核成績(jī)、培訓(xùn)證書、培訓(xùn)評(píng)估結(jié)果等。三、檔案的維護(hù)1.人事部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)個(gè)人檔案進(jìn)行清理和整理，刪除過期或無用的檔案信息。2.培訓(xùn)部門應(yīng)及時(shí)更新培訓(xùn)個(gè)人檔案中的培訓(xùn)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.員工本人有權(quán)查閱和復(fù)印自己的培訓(xùn)個(gè)人檔案，但應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定和程序。檔案的保管與使用一、檔案的保管1.培訓(xùn)個(gè)人檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案受潮、發(fā)霉或損壞。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自查閱或復(fù)制培訓(xùn)個(gè)人檔案。二、檔案的使用1.人事部門應(yīng)根據(jù)公司的需要，及時(shí)提供培訓(xùn)個(gè)人檔案中的相關(guān)信息，為公司的人力資源管理工作提供支持。2.培訓(xùn)部門應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)工作的需要，查閱培訓(xùn)個(gè)人檔案中的相關(guān)信息，為培訓(xùn)計(jì)劃的制定和實(shí)施提供參考。3.員工本人在辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，如晉升、調(diào)崗、離職等，可向人事部門申請(qǐng)查閱自己的培訓(xùn)個(gè)人檔案。檔案的銷毀一、檔案的銷毀條件1.檔案已超過保存期限，且無保存價(jià)值。2.檔案已損壞或無法修復(fù)，且無修復(fù)價(jià)值。二、檔案的銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由兩人以上共同在場(chǎng)，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督和記錄。3.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字