做好機要印章管理制度總則一、目的為加強公司機要印章的管理，規(guī)范印章使用行為，確保公司文件、資料的安全性和保密性，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及機要印章的使用、保管、審批等相關(guān)事項。包括公司公章、合同章、財務章、法人章等各類機要印章。三、管理原則1.嚴格審批原則：所有機要印章的使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保使用的合理性和必要性。2.專人保管原則：機要印章必須由專人負責保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。3.安全保密原則：機要印章的保管和使用必須嚴格遵守公司的安全保密制度，防止印章被盜用、濫用或泄露。4.登記備案原則：對機要印章的使用情況必須進行詳細的登記備案，便于追溯和管理。四、管理機構(gòu)及職責1.人事行政部負責機要印章的統(tǒng)一管理和監(jiān)督，制定印章管理制度和流程。負責機要印章的刻制、發(fā)放、回收、銷毀等工作。對印章使用人員進行培訓和指導，提高其印章使用意識和技能。定期對印章保管和使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.印章使用部門負責本部門機要印章的日常使用管理，指定專人負責印章的保管和使用。嚴格按照印章管理制度和流程使用印章，不得擅自使用或轉(zhuǎn)借印章。對印章使用情況進行記錄和備案，定期將使用記錄報送人事行政部。3.印章保管人員嚴格遵守印章保管制度，妥善保管印章，防止印章丟失、被盜或損壞。未經(jīng)批準，不得擅自將印章帶出公司或交給他人保管。如發(fā)現(xiàn)印章異常情況，應及時報告人事行政部。印章的刻制與發(fā)放一、刻制1.公司需要刻制新的機要印章時，應由使用部門提出申請，經(jīng)人事行政部審核后，報公司領(lǐng)導批準。2.人事行政部根據(jù)公司領(lǐng)導的批準意見，選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。3.刻制完成后，人事行政部應將新印章的印模登記備案，并將印章發(fā)放給使用部門。二、發(fā)放1.印章發(fā)放時，人事行政部應填寫《印章發(fā)放登記表》，注明印章的名稱、編號、發(fā)放日期、使用部門、保管人員等信息。2.印章保管人員在領(lǐng)取印章時，應簽字確認，并妥善保管印章。3.如印章保管人員離職或調(diào)動，應及時將印章交回人事行政部，并辦理交接手續(xù)。印章的保管一、保管要求1.機要印章應存放在安全、保密的場所，專人負責保管。2.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴格遵守印章保管制度。3.印章不得隨意放置或攜帶外出，如因工作需要攜帶外出，應經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。二、保管措施1.印章應放置在保險柜或其他安全的保管設施中，確保印章的安全。2.印章保管人員應定期對印章進行檢查和維護，確保印章的完好無損。3.如發(fā)現(xiàn)印章被盜用、濫用或泄露等情況，應立即報告公司領(lǐng)導和人事行政部，并采取相應的措施。印章的使用一、使用范圍1.公司公章用于公司對外出具的正式文件、證明、合同等重要文書的蓋章。2.合同章用于公司簽訂的各類合同的蓋章。3.財務章用于公司財務相關(guān)的文件、票據(jù)、報表等的蓋章。4.法人章用于公司法定代表人的簽名或蓋章，以及公司法定代表人授權(quán)的其他事項的蓋章。二、使用程序1.印章使用前，使用部門應填寫《印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、份數(shù)、日期等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《印章使用申請表》經(jīng)人事行政部審核后，報公司領(lǐng)導批準。3.印章保管人員在收到批準的《印章使用申請表》后，應核對申請表的內(nèi)容與實際使用情況是否一致，無誤后方可使用印章。4.印章使用完畢后，印章保管人員應在《印章使用登記表》上詳細記錄使用印章的時間、用途、份數(shù)、審批人等信息，并由使用人員簽字確認。三、特殊情況處理1.如遇緊急情況需要使用印章，使用部門應先通過電話或其他方式向公司領(lǐng)導請示批準，并在事后補辦《印章使用申請表》。2.如印章使用人員因特殊原因無法親自辦理印章使用手續(xù)，可委托他人代為辦理，但必須出具書面委托書，并注明委托事項和權(quán)限。印章的停用與銷毀一、停用1.公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因需要停用機要印章時，應由使用部門提出申請，經(jīng)人事行政部審核后，報公司領(lǐng)導批準。2.印章停用后，人事行政部應及時將停用印章的印模登記備案，并將印章交回印章刻制單位進行銷毀。二、銷毀1.印章銷毀時，應由人事行政部、使用部門和監(jiān)銷人員共同在場進行。2.銷毀前，應將停用印章的印模登記備案，并將印章的相關(guān)信息進行公示，公示期不少于7天。3.公示期滿后，如無異議，方可進行銷毀。銷毀過程應拍照留存，以備查驗。4.印章銷毀后，人事行政部應填寫《印章銷毀登記表》，注明印章的名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。附則一、本制度由人事行政部負責解釋和修訂。二、本制度自發(fā)