公司貨物簽收管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司貨物簽收管理，規(guī)范貨物簽收流程，確保貨物安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地交付和接收，保障公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物收發(fā)的部門及人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、倉庫管理部門、物流配送部門等。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：貨物簽收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與送貨單或相關(guān)合同一致。及時(shí)性原則：貨物到達(dá)后，簽收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收處理，不得拖延，以免影響后續(xù)工作。責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)簽收人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)問題相互推諉。安全性原則：在貨物簽收過程中，要確保貨物的安全，防止貨物損壞、丟失等情況發(fā)生。二、貨物簽收流程1.到貨通知當(dāng)貨物發(fā)出后，發(fā)貨方應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨信息通知公司相關(guān)接收部門，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間、運(yùn)輸方式等。接收部門收到通知后，應(yīng)做好接收準(zhǔn)備工作，安排專人負(fù)責(zé)貨物簽收事宜。2.貨物驗(yàn)收貨物到達(dá)公司指定地點(diǎn)后，簽收人員首先應(yīng)核對(duì)送貨車輛及貨物外觀是否完好，有無破損、變形等異常情況。依據(jù)送貨單或相關(guān)合同，對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行逐一核對(duì)。如有不符，應(yīng)立即與發(fā)貨方聯(lián)系，查明原因并協(xié)商解決。對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要檢驗(yàn)質(zhì)量的貨物，應(yīng)按照公司相關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)或合同要求進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格的，予以簽收；檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)及時(shí)記錄并反饋給相關(guān)部門處理。3.簽收手續(xù)辦理經(jīng)核對(duì)無誤后，簽收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并注明簽收日期、時(shí)間等信息。對(duì)于重要貨物或批量較大的貨物，簽收人員還應(yīng)填寫貨物簽收登記表，詳細(xì)記錄貨物的收發(fā)情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、送貨單號(hào)、簽收人等信息。如貨物存在質(zhì)量問題或其他異常情況，簽收人員應(yīng)在送貨單或貨物簽收登記表上注明問題詳情，并要求送貨人員簽字確認(rèn)。4.貨物入庫簽收后的貨物應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員依據(jù)送貨單、貨物簽收登記表等憑證，對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)、分類、存放。倉庫管理人員應(yīng)確保貨物存放安全、有序，并做好庫存記錄，以便隨時(shí)查詢和盤點(diǎn)。5.異常情況處理在貨物簽收過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、包裝破損等異常情況，簽收人員應(yīng)立即采取以下措施：暫停簽收，并與送貨人員共同確認(rèn)異常情況的事實(shí)。及時(shí)通知采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門，由其與發(fā)貨方聯(lián)系，協(xié)商解決方案。對(duì)異常情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括異常現(xiàn)象、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、處理過程等，以便后續(xù)追溯和查詢。如因異常情況導(dǎo)致貨物無法按時(shí)簽收或入庫，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。三、簽收人員職責(zé)1.采購部門簽收人員職責(zé)負(fù)責(zé)采購貨物的簽收工作，嚴(yán)格按照本制度及采購合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。核對(duì)采購貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與采購訂單一致。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并向采購部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)情況。負(fù)責(zé)填寫采購貨物簽收記錄，將簽收情況及時(shí)反饋給倉庫管理部門。2.銷售部門簽收人員職責(zé)負(fù)責(zé)銷售貨物的簽收確認(rèn)工作，在客戶提貨或收貨時(shí)，認(rèn)真核對(duì)提貨單或送貨單信息。確認(rèn)客戶身份及提貨或收貨數(shù)量，確保貨物交付給正確的客戶。如客戶對(duì)貨物有疑問或提出質(zhì)量異議，及時(shí)與銷售部門相關(guān)人員溝通，協(xié)助解決問題。記錄銷售貨物的簽收情況，定期向銷售部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.倉庫管理部門簽收人員職責(zé)負(fù)責(zé)倉庫貨物出入庫的簽收工作，對(duì)入庫貨物進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。依據(jù)送貨單和貨物簽收登記表，核對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保貨物準(zhǔn)確無誤入庫。對(duì)入庫貨物的外觀、包裝等進(jìn)行檢查，如有破損、變形等情況，及時(shí)記錄并與送貨人員確認(rèn)。負(fù)責(zé)貨物入庫后的存放管理，確保貨物安全、有序擺放，并做好庫存記錄。在貨物出庫時(shí)，核對(duì)提貨單或發(fā)貨單信息，確保貨物發(fā)出的準(zhǔn)確性。4.物流配送部門簽收人員職責(zé)在貨物運(yùn)輸?shù)竭_(dá)目的地后，負(fù)責(zé)與收貨方辦理貨物交接和簽收手續(xù)。按照公司規(guī)定的流程，認(rèn)真核對(duì)貨物的相關(guān)信息，確保貨物準(zhǔn)確交付。如在運(yùn)輸過程中發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、丟失等情況，及時(shí)與運(yùn)輸公司溝通協(xié)商解決，并向物流配送部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。記錄貨物運(yùn)輸及簽收情況，反饋給相關(guān)部門。四、培訓(xùn)與監(jiān)督1.培訓(xùn)公司應(yīng)定期組織貨物簽收人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、簽收流程、相關(guān)法律法規(guī)等。通過培訓(xùn)，提高簽收人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保其能夠熟練、準(zhǔn)確地完成貨物簽收工作。新入職的簽收人員應(yīng)接受專門的入職培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方可上崗。2.監(jiān)督公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)貨物簽收工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督小組應(yīng)檢查簽收人員是否按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，貨物驗(yàn)收是否準(zhǔn)確、及時(shí)，簽收記錄是否完整、真實(shí)等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保貨物簽收工作規(guī)范、有序進(jìn)行。建立貨物簽收工作的考核機(jī)制，將簽收人員的工作表現(xiàn)納入績效考核體系，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反制度、工作失誤的人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、貨物簽收記錄與檔案管理1.簽收記錄管理貨物簽收人員應(yīng)妥善保管送貨單、貨物簽收登記表等相關(guān)簽收記錄，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。簽收記錄應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，便于查詢和追溯。倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)貨物簽收記錄進(jìn)行核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，確保庫存數(shù)量與簽收記錄一致。2.檔案管理公司應(yīng)建立貨物簽收檔案，將涉及貨物簽收的相關(guān)文件、資料進(jìn)行分類歸檔，包括采購合同、銷售合同、送貨單、貨物簽收登記表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、異常情況處理記錄等。貨物簽收檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行