公司手法傳真管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司手法傳真的管理，確保傳真信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全傳遞，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間通過(guò)傳真方式進(jìn)行的信息傳遞與溝通。（三）管理原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：傳真內(nèi)容應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤，發(fā)送和接收要及時(shí)，避免延誤工作。2.安全保密原則：涉及公司機(jī)密信息的傳真要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：傳真的格式、編號(hào)、存檔等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、傳真設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.公司根據(jù)工作需要，在各部門(mén)配備必要的傳真機(jī)。2.傳真機(jī)的型號(hào)、數(shù)量等由行政部門(mén)統(tǒng)一規(guī)劃和調(diào)配。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)傳真機(jī)進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.如傳真機(jī)出現(xiàn)故障，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行維修。3.各部門(mén)應(yīng)保持傳真機(jī)周?chē)h(huán)境整潔，不得隨意放置雜物。（三）設(shè)備使用培訓(xùn)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)新入職員工進(jìn)行傳真機(jī)使用培訓(xùn)，確保員工能夠熟練操作。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括傳真機(jī)的基本功能、操作方法、注意事項(xiàng)等。三、傳真收發(fā)管理（一）傳真發(fā)送1.各部門(mén)如需發(fā)送傳真，應(yīng)填寫(xiě)《傳真發(fā)送登記表》，詳細(xì)注明傳真號(hào)碼、收件人、發(fā)件人、傳真內(nèi)容等信息。2.發(fā)件人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)傳真內(nèi)容，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后再進(jìn)行發(fā)送。3.發(fā)送重要傳真時(shí)，應(yīng)提前與收件人確認(rèn)是否收到，避免因傳真未成功接收而延誤工作。（二）傳真接收1.傳真機(jī)接收傳真后，會(huì)自動(dòng)打印出傳真件。2.接收人應(yīng)及時(shí)查看傳真內(nèi)容，并在《傳真接收登記表》上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于緊急重要的傳真，接收人應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。（三）傳真登記1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立《傳真收發(fā)登記簿》，對(duì)所有傳真的收發(fā)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容包括傳真日期、傳真號(hào)碼、收件人、發(fā)件人、傳真主題、頁(yè)數(shù)等。3.《傳真收發(fā)登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、傳真內(nèi)容管理（一）內(nèi)容審核1.各部門(mén)發(fā)送的傳真內(nèi)容應(yīng)經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容符合公司規(guī)定和工作要求。2.涉及公司機(jī)密信息、重要決策等傳真，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后再發(fā)送。（二）內(nèi)容保密1.對(duì)于涉及公司機(jī)密的傳真，接收人應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如需復(fù)印或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)密傳真，應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記。3.傳真使用完畢后，應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，防止信息泄露。（三）內(nèi)容存檔1.重要傳真應(yīng)進(jìn)行存檔，存檔期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。2.存檔方式可采用紙質(zhì)存檔或電子存檔，電子存檔應(yīng)做好備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳真的存檔管理，便于查閱和使用。五、傳真費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)實(shí)際情況制定傳真費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，包括本地傳真、長(zhǎng)途傳真等。2.傳真費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保合理合規(guī)。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工因工作需要發(fā)送傳真產(chǎn)生的費(fèi)用，可按照公司報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。2.報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供有效的傳真發(fā)票，并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，注明傳真號(hào)碼、收件人、發(fā)件人、傳真內(nèi)容等信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)傳真費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)進(jìn)行審核，確保費(fèi)用真實(shí)、合理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審核擅自發(fā)送傳真。2.傳真內(nèi)容虛假、不準(zhǔn)確或違反公司規(guī)定。3.泄露公司機(jī)密傳真信息。4.未按規(guī)定進(jìn)行傳真登記、存檔或銷(xiāo)毀。5.因操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機(jī)損壞或影響工作正常進(jìn)行。（二）處理措施1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，給予警告，并要求立即改正。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括罰款、降職、辭退等。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人事總監(jiān)負(fù)責(zé)解釋