物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程一、發(fā)文的形式上行文：請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等。下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)。平行文：函、會議紀(jì)要等。二、文件內(nèi)容及要求1、文件標(biāo)題統(tǒng)一使用上海圣維仕物業(yè)管理有限公司的LOGO紙張。（抬頭標(biāo)明部門或服務(wù)中心名稱）標(biāo)題統(tǒng)一用小3號黑體字，居中。發(fā)問字號。簡稱文號，包括機(jī)關(guān)代字、年號和順序號三項(xiàng)內(nèi)容。根據(jù)發(fā)文順序和發(fā)文時(shí)間對文件編號。例如：圣物〔2005〕001，是指公司2005年所發(fā)的1號文件；圣物人〔2005〕019，是指公司人力資源部2005年所發(fā)的19號文件。2、文號統(tǒng)一使用5號宋體字，放在文件標(biāo)題下居中位置。公司文號由行政部統(tǒng)一管理，服務(wù)中心文號由服務(wù)中心統(tǒng)一管理。發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。3、主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān)；應(yīng)放在文號下方，正文之上，專行頂格，結(jié)尾用“冒號”；主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí)，要按其機(jī)關(guān)級別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開；根據(jù)文件內(nèi)容量，一般選擇使用4號或小4號宋體字。4、正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和依據(jù)，講述說明事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：正文文字一律自左而右橫排；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，每段開頭空兩個(gè)字；正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。5、附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：×××”字樣；如果附件較多，還需編上序號1、2、3……末尾用分號，最后一個(gè)附件用句號結(jié)束；文件無附件的，無須注明；要寫明附件的全稱；附件字體與正文相同。6、落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。落款一般放在正文的右下角，相當(dāng)于書信中署名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另一頁空白紙上，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣；落款字體與正文相同。7、日期：一般應(yīng)寫發(fā)文日期；會議通過的文件應(yīng)寫會議日期；重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)日期；日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。8、蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章。蓋章應(yīng)在公文打印校對完之后進(jìn)行，由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記；印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。三、發(fā)文辦理：由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍填寫《文件發(fā)放登記表》，并由收文人逐一簽名確認(rèn)；四、收文辦理1、收拆。公司行政部為收拆工作的主要部門。凡封套上寫明給物業(yè)分公司的信由行政部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封。2、登記。凡重要、有指導(dǎo)意義、有保存和參考價(jià)值、使用期限長的公文，都要登記。以下文件無須進(jìn)行登記：各種無機(jī)密性的出版物。一般的簡報(bào)、資料。告知性的廣告。行政部將文件登記在《收文登記表》內(nèi)。3、批辦?？偨?jīng)理對重要文件批辦。文件中要求幾個(gè)部門合辦的，應(yīng)指明由哪個(gè)部門主辦。需要傳閱的文件，應(yīng)當(dāng)在《文件傳閱單》上寫出傳閱的對象和范圍,交行政部執(zhí)行。4、承辦和傳閱。各部門根據(jù)物業(yè)公司總經(jīng)理的意見對收文進(jìn)行處理。傳閱工作由行政人事部辦理。安排傳閱應(yīng)先主后次，對部門經(jīng)理（主管）應(yīng)優(yōu)先閱讀。各傳讀人收退文件均應(yīng)直接與行政人事部聯(lián)系