采購qq群管理制度總則1.目的為規(guī)范公司采購QQ群的使用，確保信息傳遞及時、準(zhǔn)確、高效，加強(qiáng)采購工作的溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司采購QQ群內(nèi)的所有成員，包括采購部門員工、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、供應(yīng)商等。3.基本原則合法性原則：群內(nèi)交流內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。真實(shí)性原則：成員應(yīng)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息，不得發(fā)布虛假、誤導(dǎo)性內(nèi)容。及時性原則：重要信息應(yīng)及時發(fā)布和回復(fù)，不得拖延。保密性原則：涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。群成員管理1.加入與退出加入：因工作需要加入采購QQ群的人員，需由所在部門負(fù)責(zé)人向采購部門提出申請，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由管理員添加其為群成員。退出：群成員離職或不再參與相關(guān)工作時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知采購部門，由管理員將其移出群聊。2.成員職責(zé)采購人員：負(fù)責(zé)發(fā)布采購需求、采購進(jìn)度、合同執(zhí)行等相關(guān)信息，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解答供應(yīng)商疑問，及時處理群內(nèi)與采購工作相關(guān)的事務(wù)。相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員：配合采購工作，提供需求信息、技術(shù)要求等，參與采購合同評審，協(xié)助解決采購過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商：及時響應(yīng)采購需求，提供產(chǎn)品報價、樣品、交貨期等信息，反饋產(chǎn)品質(zhì)量、交貨情況等問題，與采購人員保持良好溝通。3.群管理員任命：采購部門負(fù)責(zé)人指定一名采購人員擔(dān)任群管理員，負(fù)責(zé)群的日常管理工作。職責(zé)負(fù)責(zé)群成員的添加、移除和權(quán)限設(shè)置。維護(hù)群秩序，對違反群規(guī)的行為進(jìn)行提醒、警告或處理。定期清理群內(nèi)無關(guān)信息，確保群內(nèi)信息的有效性和可讀性。及時發(fā)布群公告，傳達(dá)重要通知和信息。信息發(fā)布與交流1.信息發(fā)布要求內(nèi)容規(guī)范：發(fā)布的信息應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、表述清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的語言。格式要求：文字信息應(yīng)排版整齊，重要內(nèi)容可適當(dāng)加粗、變色等突出顯示；圖片、文件等應(yīng)確保清晰、可識別，且文件名應(yīng)準(zhǔn)確反映內(nèi)容。發(fā)布權(quán)限：采購人員可發(fā)布采購相關(guān)的各類信息；相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人同意后，可發(fā)布與采購需求相關(guān)的信息；供應(yīng)商只能發(fā)布與自身產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)的合法、真實(shí)信息。未經(jīng)授權(quán)，不得發(fā)布其他無關(guān)信息。2.信息發(fā)布流程采購需求發(fā)布：采購人員根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的采購申請，整理采購需求信息，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等，經(jīng)審核后在群內(nèi)發(fā)布。采購進(jìn)度更新：采購人員及時將采購項目的進(jìn)展情況，如招標(biāo)、評標(biāo)、合同簽訂、訂單下達(dá)、貨物驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的信息在群內(nèi)發(fā)布，讓相關(guān)人員了解采購動態(tài)。供應(yīng)商信息反饋：供應(yīng)商應(yīng)在收到采購需求后，及時在群內(nèi)回復(fù)報價、樣品等相關(guān)信息；在產(chǎn)品生產(chǎn)、運(yùn)輸、交貨過程中，如有任何問題應(yīng)及時反饋，確保信息暢通。3.交流規(guī)則禮貌用語：群成員之間交流應(yīng)使用文明、禮貌的語言，尊重他人觀點(diǎn)和意見，不得使用侮辱性、攻擊性語言。積極回應(yīng)：對群內(nèi)發(fā)布的信息，相關(guān)人員應(yīng)及時查看并給予回應(yīng)，如有疑問或需要進(jìn)一步溝通，應(yīng)主動提出，避免信息延誤或誤解。禁止刷屏：不得在群內(nèi)連續(xù)發(fā)送大量無關(guān)信息，影響其他成員正常交流。如有重要信息需要多次發(fā)布，應(yīng)分批次進(jìn)行，并適當(dāng)間隔時間。主題明確：交流內(nèi)容應(yīng)圍繞采購工作展開，避免閑聊與采購無關(guān)的話題。如遇特殊情況需要討論其他話題，應(yīng)在不影響采購工作的前提下進(jìn)行，并盡量簡短。采購流程相關(guān)信息管理1.采購申請業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和流程填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算、需求時間等信息，并提交給采購部門。采購部門收到采購申請后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，對于不符合要求的申請，應(yīng)退回業(yè)務(wù)部門并說明原因，要求其補(bǔ)充或修改。采購申請單審核通過后，采購人員應(yīng)將相關(guān)信息在采購QQ群內(nèi)發(fā)布，明確采購項目的基本要求和時間節(jié)點(diǎn)，以便供應(yīng)商準(zhǔn)備報價等相關(guān)資料。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商推薦：采購人員可通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，也可接受業(yè)務(wù)部門或其他部門推薦的供應(yīng)商。對于新推薦的供應(yīng)商，采購人員應(yīng)在群內(nèi)發(fā)布供應(yīng)商基本情況介紹，包括公司名稱、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、主要產(chǎn)品、業(yè)績情況等，供相關(guān)人員參考。供應(yīng)商評估：采購人員組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)在群內(nèi)公示，接受監(jiān)督。供應(yīng)商溝通與合作：采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，就采購項目的具體要求、價格、交貨期等進(jìn)行協(xié)商，并在群內(nèi)及時反饋溝通進(jìn)展情況。簽訂采購合同后，應(yīng)將合同主要條款在群內(nèi)公布，確保相關(guān)人員了解合同內(nèi)容。3.采購合同管理合同起草與審核：采購人員根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。采購合同起草完成后，應(yīng)提交給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核意見應(yīng)及時反饋給采購人員。合同簽訂與存檔：采購人員根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂合同，并將合同副本在采購QQ群內(nèi)共享，同時按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。合同執(zhí)行跟蹤：采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時在群內(nèi)發(fā)布合同執(zhí)行進(jìn)度，如訂單下達(dá)、貨物生產(chǎn)、運(yùn)輸、到貨等環(huán)節(jié)的信息。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并在群內(nèi)匯報處理情況。文件與資料管理1.文件上傳采購過程中涉及的各類文件和資料，如采購申請單、報價單、合同文本、驗(yàn)收報告等，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行整理，并上傳至采購QQ群文件共享文件夾中相應(yīng)的目錄下。文件上傳時應(yīng)確保文件名準(zhǔn)確、清晰，能夠反映文件內(nèi)容，同時在群內(nèi)簡要說明文件的主要內(nèi)容和用途，以便其他成員快速查找和了解。2.文件下載與使用群成員可根據(jù)工作需要從群文件共享文件夾中下載相關(guān)文件和資料，但不得隨意修改或刪除。如需對文件進(jìn)行修改，應(yīng)在修改后重新上傳，并注明修改日期和修改內(nèi)容。對于涉及公司商業(yè)機(jī)密或敏感信息的文件，下載和使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得向外部人員泄露。3.文件清理與更新群管理員定期對群文件共享文件夾進(jìn)行清理，刪除過期、無用的文件，確保文件夾內(nèi)文件的有效性和整潔性。采購流程發(fā)生變化或相關(guān)制度進(jìn)行修訂后，應(yīng)及時更新群文件共享文件夾中的相關(guān)文件和資料，確保群成員獲取的信息準(zhǔn)確、最新。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立采購QQ群監(jiān)督小組，成員包括采購部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等，負(fù)責(zé)對群內(nèi)信息發(fā)布、交流情況以及采購流程執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督小組定期查看群聊記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行提醒和糾正，并做好記錄。對于違反群規(guī)或采購流程的行為，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查處理。2.考核辦法采購QQ群成員的表現(xiàn)納入個人績效考核體系。對于在群內(nèi)積極、準(zhǔn)確發(fā)布信息，及時響應(yīng)溝通，配合采購工作完成較好的成員，給予適當(dāng)加分獎勵；對于違反群規(guī)、影響采購工作正常開展的成員，