證照及印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照及印章的管理，規(guī)范證照及印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有證照及印章的管理。（三）定義1.證照：指公司在經(jīng)營活動中依法取得的各類證件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、許可證等。2.印章：指公司在經(jīng)營活動中使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。二、證照管理（一）證照的申請與領(lǐng)取1.各部門因工作需要申請證照時(shí)，應(yīng)填寫《證照申請表》，詳細(xì)注明申請證照的名稱、用途、有效期等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一向相關(guān)政府部門申請辦理證照。4.證照領(lǐng)取后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將證照原件妥善保管在公司證照專用保險(xiǎn)柜中。（二）證照的使用1.因工作需要使用證照原件時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《證照使用申請表》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，使用部門方可到行政部門領(lǐng)取證照原件。3.使用部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還證照原件，如因特殊情況需要延長使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門申請并說明原因。4.嚴(yán)禁將證照原件外借或帶離公司辦公區(qū)域，如因工作需要確需外借或帶離的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）證照的年檢與換證1.行政部門應(yīng)定期對公司證照進(jìn)行梳理，提前了解證照的年檢與換證時(shí)間要求，并及時(shí)通知相關(guān)部門。2.各部門應(yīng)按照行政部門的通知要求，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)備好年檢或換證所需的材料，并提交給行政部門。3.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理證照的年檢與換證手續(xù)，確保公司證照的有效性。（四）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，使用部門應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并提交書面說明。2.行政部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)采取措施防止證照被冒用，并向相關(guān)政府部門掛失。3.根據(jù)掛失情況，行政部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定辦理證照的補(bǔ)辦手續(xù)。4.因證照遺失給公司造成損失的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（五）證照的保管與銷毀1.證照原件應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.保管人員應(yīng)定期對證照進(jìn)行清查核對，確保證照的安全與完整。3.對于已過期或不再使用的證照，行政部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司因工作需要刻制印章時(shí)，由行政部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)注明印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.《印章刻制申請表》經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由行政部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并將印章移交公司指定的保管人員。（二）印章的保管1.公司印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，嚴(yán)禁一人保管所有印章。2.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)由公司指定的專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。3.部門章應(yīng)由各部門指定專人保管，并報(bào)行政部門備案。4.印章保管人員應(yīng)將印章存放在公司指定的保險(xiǎn)柜或其他安全設(shè)施中，并確保印章的安全與完整。（三）印章的使用1.使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明使用事由、使用時(shí)間、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《印章使用申請表》報(bào)公司總經(jīng)理審批后，印章保管人員方可按照審批意見使用印章。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。4.如因特殊情況需要在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在蓋章后對相關(guān)材料進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控。（四）印章的停用與銷毀1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)通知印章保管人員停止使用，并將印章收回。2.收回的印章應(yīng)進(jìn)行封存，并填寫《印章停用申請表》，報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，行政部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)規(guī)定對停用的印章進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、證照及印章使用的審批流程（一）一般事項(xiàng)審批流程1.使用部門填寫《證照/印章使用申請表》。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.如需總經(jīng)理審批的，報(bào)總經(jīng)理審批。5.印章保管人員根據(jù)審批意見使用證照或印章。（二）重大事項(xiàng)審批流程1.使用部門填寫《證照/印章使用申請表》，并詳細(xì)說明使用事由、使用時(shí)間、使用范圍、可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對措施等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。4.公司總經(jīng)理審批。5.印章保管人員根據(jù)審批意見使用證照或印章。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司證照及印章的管理情況進(jìn)行檢查，確保管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括證照及印章的保管情況、使用記錄、年檢與換證情況、遺失與補(bǔ)辦情況等。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對公司證照及印章的管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，并對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)定，擅自使用證照及印章，給公司