訂金收據(jù)本管理制度總則1.目的為了加強公司訂金收據(jù)本的管理，規(guī)范訂金收取與使用流程，確保公司資金安全，維護公司利益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及訂金收取與開具訂金收據(jù)的所有部門和人員。3.基本原則合法性原則：訂金收據(jù)的開具與使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定。準確性原則：訂金收據(jù)應(yīng)準確記錄收取訂金的相關(guān)信息，確保信息真實、完整、無誤。安全性原則：加強對訂金收據(jù)本的保管，防止遺失、被盜用等情況發(fā)生，保障公司資金安全。規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和格式使用訂金收據(jù)，確保操作規(guī)范統(tǒng)一。訂金收據(jù)本的購買與保管1.購買公司指定專人負責(zé)訂金收據(jù)本的統(tǒng)一購買。購買前，需根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，預(yù)估收據(jù)使用量，填寫《訂金收據(jù)本購買申請表》，詳細注明所需收據(jù)的種類、數(shù)量等信息，報部門負責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門審批。財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況及業(yè)務(wù)需求，對購買申請進行審批。審批通過后，由專人前往指定的正規(guī)票據(jù)供應(yīng)商處購買訂金收據(jù)本。購買的訂金收據(jù)本應(yīng)具備合法有效的票據(jù)監(jiān)制章，收據(jù)編號連續(xù)，無缺頁、破損等情況。購買后，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《訂金收據(jù)本入庫登記表》，詳細記錄收據(jù)的種類、數(shù)量、起始編號、購買日期等信息。2.保管設(shè)立專門的訂金收據(jù)保管庫（柜），由專人負責(zé)保管。保管人員應(yīng)具備良好的責(zé)任心和保密意識，確保收據(jù)的安全存放。訂金收據(jù)本應(yīng)分類存放，按照收據(jù)的種類、編號順序排列整齊。同時，應(yīng)建立電子臺賬，詳細記錄每本收據(jù)的出入庫情況，包括收據(jù)編號、起始頁碼、終止頁碼、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、歸還日期、歸還人等信息，以便隨時查詢和核對。保管庫（柜）應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保收據(jù)不受損壞。定期對保管庫（柜）進行檢查，如發(fā)現(xiàn)收據(jù)有遺失、被盜用等異常情況，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。嚴禁非保管人員擅自進入保管庫（柜），如需查閱或使用訂金收據(jù)，必須經(jīng)保管人員同意，并在《訂金收據(jù)查閱/使用登記表》上登記。訂金收據(jù)的開具1.開具流程當公司因業(yè)務(wù)需要收取訂金時，由業(yè)務(wù)部門填寫《訂金收取申請表》，詳細注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、訂金金額、收款日期等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對《訂金收取申請表》進行審核，重點審核業(yè)務(wù)的真實性、訂金金額的合理性以及收款方式的合規(guī)性等。審核通過后，在申請表上加蓋財務(wù)專用章。業(yè)務(wù)人員憑審核通過的《訂金收取申請表》到保管人員處領(lǐng)取訂金收據(jù)。保管人員根據(jù)申請表上的信息，按照收據(jù)編號順序依次開具訂金收據(jù)，并在收據(jù)上加蓋公司財務(wù)專用章和收款人印章。開具后的訂金收據(jù)，第一聯(lián)交客戶作為收款憑證，第二聯(lián)由業(yè)務(wù)部門留存，第三聯(lián)交財務(wù)部門作為記賬憑證。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將客戶聯(lián)送達客戶，并要求客戶在《訂金收據(jù)簽收登記表》上簽字確認。2.開具要求訂金收據(jù)應(yīng)使用藍黑墨水或碳素墨水填寫，字跡清晰、工整，不得涂改、挖補。如填寫錯誤，應(yīng)在收據(jù)上注明“作廢”字樣，并完整保存各聯(lián)次，不得擅自銷毀。填寫的內(nèi)容應(yīng)包括客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、訂金金額、收款日期、收據(jù)編號等，確保信息準確無誤。其中，客戶名稱應(yīng)填寫全稱，與合同簽訂方一致；業(yè)務(wù)內(nèi)容應(yīng)簡要描述業(yè)務(wù)事項；訂金金額應(yīng)大寫和小寫同時注明，大寫金額應(yīng)規(guī)范書寫，防止篡改。開具收據(jù)時，應(yīng)按照收據(jù)編號順序依次開具，不得跳號、重號。如發(fā)現(xiàn)收據(jù)編號有誤或其他問題，應(yīng)及時與保管人員溝通，進行妥善處理。訂金的收取與繳存1.收取方式公司收取訂金的方式主要包括現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等。具體收取方式應(yīng)根據(jù)公司與客戶簽訂的合同約定執(zhí)行。如收取現(xiàn)金訂金，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在收取后及時繳存公司指定的銀行賬戶，并將繳存憑證交財務(wù)部門核對。財務(wù)部門應(yīng)定期與銀行進行對賬，確保資金繳存的準確性。如收取銀行轉(zhuǎn)賬訂金，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將客戶轉(zhuǎn)賬信息告知財務(wù)部門。財務(wù)部門在收到銀行到賬通知后，應(yīng)核對轉(zhuǎn)賬金額與《訂金收取申請表》上的金額是否一致，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.繳存管理公司設(shè)立專門的訂金繳存賬戶，用于存放客戶繳存的訂金。財務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)訂金繳存賬戶的管理，定期核對賬戶余額，確保資金安全。業(yè)務(wù)人員繳存訂金時，應(yīng)填寫《訂金繳存單》，詳細注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、訂金金額、繳存日期、繳存方式等信息，并將繳存單與現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬憑證一并交財務(wù)部門。財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員繳存的訂金及相關(guān)憑證后，應(yīng)及時進行審核。審核無誤后，在《訂金繳存單》上加蓋財務(wù)專用章，并根據(jù)繳存情況進行賬務(wù)處理。同時，將繳存單的客戶聯(lián)交業(yè)務(wù)部門留存，記賬聯(lián)作為財務(wù)記賬憑證。財務(wù)部門應(yīng)定期編制《訂金繳存情況報表》，詳細反映公司訂金的收取、繳存及余額情況，報公司管理層審閱。如發(fā)現(xiàn)繳存異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。訂金的退還與核銷1.退還條件在符合以下條件之一時，公司應(yīng)退還客戶已收取的訂金：合同履行完畢，且公司按照合同約定履行了全部義務(wù)，客戶無任何異議的；因公司原因?qū)е潞贤瑹o法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同的；因不可抗力等不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同的；其他符合法律法規(guī)及合同約定的退還訂金情形。2.退還流程當滿足訂金退還條件時，由業(yè)務(wù)部門填寫《訂金退還申請表》，詳細注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、訂金金額、退還原因等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對《訂金退還申請表》進行審核，重點審核退還原因的合理性、是否符合合同約定及相關(guān)法律法規(guī)要求等。審核通過后，在申請表上加蓋財務(wù)專用章。業(yè)務(wù)人員憑審核通過的《訂金退還申請表》到財務(wù)部門領(lǐng)取退還訂金所需的資金。財務(wù)部門根據(jù)申請表上的金額，通過現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬等方式將訂金退還客戶，并要求客戶在《訂金退還簽收登記表》上簽字確認。如通過銀行轉(zhuǎn)賬方式退還訂金，財務(wù)部門應(yīng)確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤。同時，將轉(zhuǎn)賬憑證作為記賬依據(jù)，進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.核銷管理財務(wù)部門在完成訂金退還手續(xù)后，應(yīng)及時對已退還的訂金進行核銷。核銷時，應(yīng)在電子臺賬及相關(guān)財務(wù)賬簿上注明核銷日期、核銷金額、核銷原因等信息，并確保與《訂金退還申請表》及相關(guān)憑證一致。定期對訂金的退還與核銷情況進行核對和檢查，確保每筆訂金的退還與核銷都符合規(guī)定流程和要求。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的調(diào)整和處理。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對訂金收據(jù)本的管理情況進行審計，重點檢查訂金收據(jù)的購買、保管、開具、收取、繳存、退還及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或資金安全隱患。審計人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、憑證、賬簿，實地盤點收據(jù)庫存等方式進行審計，并出具審計報告。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)提出整改意見和建議，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.日常監(jiān)督財務(wù)部門作為訂金收據(jù)本管理的日常監(jiān)督部門，應(yīng)加強對業(yè)務(wù)部門和保管人員的日常監(jiān)督檢查，確保訂金收據(jù)的使用和管理規(guī)范有序。定期對訂金收據(jù)的使用情況進行抽查，檢查收據(jù)的填寫是否規(guī)范、信息是否準確、聯(lián)次是否齊全等。同時，核對電子臺賬與實際收據(jù)使用情況是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。加強對訂金繳存賬戶的管理，定期與銀行對賬，確保資金繳存和使用的準確性和安全性。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，在訂金收據(jù)本管理過程中存在以下行為之一的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按規(guī)定流程購買、保管、開具、收取、繳存、退還或核銷訂金收據(jù)的；擅自涂改、偽造、銷毀訂金收據(jù)或相關(guān)憑證的；挪用、侵占公司收取的訂金資金的；因保管不善導(dǎo)致訂金收據(jù)遺失、被盜用，給公司造成損失的；其他違反本制度規(guī)定的行