信息追溯管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，規(guī)范信息追溯流程，確保公司各類信息的準確性、完整性和可追溯性，保障公司運營的合規(guī)性和穩(wěn)定性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位以及與公司有業(yè)務往來的外部合作伙伴，涉及公司運營過程中產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、記錄、業(yè)務活動等信息的追溯管理。（三）基本原則1.準確性原則：信息追溯應基于準確、真實的原始數(shù)據(jù)和記錄，確保追溯結果的可靠性。2.完整性原則：涵蓋公司運營各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的相關信息，保證信息鏈條的完整性，不遺漏重要信息。3.及時性原則：及時記錄和更新信息，以便在需要時能夠迅速、有效地進行追溯。4.可操作性原則：制度規(guī)定應具有實際可操作性，便于各部門和人員執(zhí)行。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.文件類信息：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、通知、報告、合同協(xié)議等各類紙質和電子文件。2.數(shù)據(jù)類信息：如財務數(shù)據(jù)、業(yè)務數(shù)據(jù)、員工信息數(shù)據(jù)、客戶信息數(shù)據(jù)等各類數(shù)字化數(shù)據(jù)。3.記錄類信息：工作記錄、考勤記錄、培訓記錄、質量檢驗記錄、設備維護記錄等。4.業(yè)務活動信息：采購業(yè)務、銷售業(yè)務、生產(chǎn)活動、項目實施過程等相關信息。（二）信息編碼為便于信息的識別、存儲和檢索，對各類信息進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.文件類信息編碼：采用“文件類別代碼+年份+順序號”的格式。例如，“ZD2023001”，其中“ZD”表示制度文件類別，“2023”為年份，“001”為該年份制度文件的順序號。2.數(shù)據(jù)類信息編碼：根據(jù)數(shù)據(jù)的性質和用途制定不同的編碼規(guī)則。如財務數(shù)據(jù)編碼可采用“財務科目代碼+年份+月份+流水號”；員工信息編碼可采用“部門代碼+員工工號”。3.記錄類信息編碼：按照記錄的類型和時間順序進行編碼。例如，“KQ20230501”表示2023年5月的第1條考勤記錄，其中“KQ”為考勤記錄類別代碼。4.業(yè)務活動信息編碼：結合業(yè)務流程和活動階段進行編碼。如采購業(yè)務編碼可設為“CG供應商代碼采購訂單號”；項目實施編碼可設為“XM項目編號階段代碼任務序號”。三、信息追溯流程（一）文件類信息追溯1.文件起草與審批文件起草部門按照規(guī)定格式和要求撰寫文件，明確文件主題、內容、起草人、日期等信息。文件初稿完成后，提交部門負責人審核，審核通過后依次提交相關領導審批。審批過程中，審批人應簽署意見并注明審批日期。2.文件發(fā)放與存檔文件經(jīng)審批通過后，由行政部門負責按照規(guī)定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄，記錄包括文件名稱、發(fā)放部門、接收人、發(fā)放日期等。同時，行政部門將文件的電子和紙質版本進行存檔，存檔時按照信息編碼規(guī)則進行分類存儲，便于日后查詢追溯。3.文件變更與追溯文件在執(zhí)行過程中如有變更需求，由起草部門提出變更申請，說明變更原因、內容等。變更申請經(jīng)審批通過后，行政部門負責對原文件進行修訂，并更新發(fā)放記錄和存檔文件，確保所有相關部門獲取到最新版本的文件。同時，記錄變更的過程和相關信息，包括變更申請日期、審批意見、修訂日期等，以便追溯文件變更的歷史軌跡。（二）數(shù)據(jù)類信息追溯1.數(shù)據(jù)產(chǎn)生與錄入各業(yè)務部門在日常工作中按照業(yè)務流程和規(guī)范產(chǎn)生各類數(shù)據(jù)，如銷售部門記錄銷售訂單數(shù)據(jù)，財務部門錄入財務收支數(shù)據(jù)等。數(shù)據(jù)錄入人員應確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性，錄入完成后進行自查，并簽字確認錄入日期。2.數(shù)據(jù)審核與驗證數(shù)據(jù)錄入完成后，由相關負責人進行審核。審核內容包括數(shù)據(jù)的準確性、合規(guī)性、完整性等。對于重要數(shù)據(jù)或涉及金額較大的數(shù)據(jù)，可采用雙人審核或交叉審核的方式，確保數(shù)據(jù)質量。審核通過后，審核人簽字確認審核日期。3.數(shù)據(jù)存儲與備份審核通過的數(shù)據(jù)按照既定的存儲規(guī)則進行存儲，存儲介質包括服務器硬盤、磁盤陣列、磁帶等。同時，定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變動情況而定。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份記錄應詳細記錄備份時間、備份介質、備份數(shù)據(jù)范圍等信息，以便在需要時能夠快速恢復數(shù)據(jù)。4.數(shù)據(jù)查詢與追溯各部門因工作需要查詢數(shù)據(jù)時，應填寫數(shù)據(jù)查詢申請表，注明查詢目的、數(shù)據(jù)范圍、查詢時間等信息。申請表經(jīng)部門負責人審批后提交給數(shù)據(jù)管理部門，數(shù)據(jù)管理部門按照規(guī)定的權限和流程進行數(shù)據(jù)查詢，并提供查詢結果。查詢過程應進行記錄，包括查詢申請人、查詢時間、查詢內容、查詢結果等，以便追溯數(shù)據(jù)的使用情況。（三）記錄類信息追溯1.記錄填寫與收集各崗位工作人員按照工作流程和要求及時、準確地填寫各類記錄，記錄應包含工作內容、時間、責任人等關鍵信息。完成后的記錄由專人負責收集，收集人應核對記錄的完整性和準確性，并簽字確認收集日期。2.記錄整理與歸檔收集到的記錄按照信息分類和編碼規(guī)則進行整理，確保同一類記錄集中存放。整理后的記錄進行歸檔存儲，可采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式。紙質檔案應裝訂成冊，編制檔案目錄；電子檔案應存儲在指定的文件夾中，并建立相應的索引文件，便于快速檢索。3.記錄查閱與追溯內部人員因工作需要查閱記錄時，應填寫查閱申請表，說明查閱原因、查閱記錄范圍等。申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。檔案管理部門應做好查閱登記，記錄查閱人、查閱時間、查閱記錄名稱及內容等信息，以便追溯記錄的查閱情況。對于涉及公司機密或重要信息的記錄，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播或泄露記錄內容。（四）業(yè)務活動信息追溯1.業(yè)務活動發(fā)起與策劃業(yè)務部門根據(jù)公司戰(zhàn)略和市場需求發(fā)起業(yè)務活動，制定詳細的業(yè)務活動計劃，包括活動目標、內容、時間安排、責任人等。業(yè)務活動計劃應經(jīng)過部門負責人審核和相關領導審批，確?；顒拥目尚行院秃弦?guī)性。審批通過后的業(yè)務活動計劃作為業(yè)務活動追溯的起點記錄。2.業(yè)務活動執(zhí)行與監(jiān)控業(yè)務活動按照計劃組織實施，執(zhí)行過程中各環(huán)節(jié)責任人應及時記錄活動進展情況，包括任務完成情況、遇到的問題及解決方案、費用支出等信息。業(yè)務部門負責人應對業(yè)務活動進行監(jiān)控，定期檢查活動執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決，并記錄監(jiān)控過程和結果。3.業(yè)務活動總結與評估業(yè)務活動結束后，業(yè)務部門應及時進行總結，撰寫業(yè)務活動總結報告，總結活動成果、經(jīng)驗教訓、存在問題及改進措施等。同時，對業(yè)務活動進行評估，評估指標可包括經(jīng)濟效益、社會效益、客戶滿意度等。業(yè)務活動總結報告和評估結果應作為重要的業(yè)務活動信息進行存檔，以便日后追溯業(yè)務活動的全貌和效果。4.業(yè)務活動追溯查詢公司內部各部門因工作需要查詢業(yè)務活動信息時，應向業(yè)務部門提出查詢申請，說明查詢目的和范圍。業(yè)務部門根據(jù)申請?zhí)峁┫鄳臉I(yè)務活動記錄、報告、評估結果等信息，并做好查詢記錄。查詢記錄應包括查詢申請人、查詢時間、查詢內容及提供的信息等，以便對業(yè)務活動信息的使用情況進行追溯。四、信息追溯權限與責任（一）信息追溯權限1.文件類信息公司高層管理人員有權查閱公司所有文件類信息，了解公司整體運營情況和決策依據(jù)。部門負責人有權查閱本部門起草、接收和涉及本部門業(yè)務的文件類信息，以便指導部門工作和進行業(yè)務決策。相關業(yè)務人員根據(jù)工作需要，經(jīng)部門負責人批準后，可查閱與其工作相關的文件類信息。2.數(shù)據(jù)類信息財務部門人員在其職責范圍內有權查閱和操作財務數(shù)據(jù)類信息，進行財務核算、分析和報表編制等工作。業(yè)務部門人員有權查閱與本部門業(yè)務相關的數(shù)據(jù)類信息，用于業(yè)務分析、決策支持和客戶服務等工作。數(shù)據(jù)管理部門負責對數(shù)據(jù)類信息的整體管理和維護，有權根據(jù)公司規(guī)定和審批流程對數(shù)據(jù)進行查詢、修改、備份等操作。3.記錄類信息檔案管理部門負責記錄類信息的集中管理和查閱服務，按照規(guī)定的權限和流程為內部人員提供查閱服務。涉及記錄類信息產(chǎn)生的部門和崗位人員有權查閱本部門或本人產(chǎn)生的記錄類信息，用于工作回顧、問題追溯和績效評估等。4.業(yè)務活動信息業(yè)務活動發(fā)起部門和執(zhí)行部門的相關人員有權查閱和追溯與本業(yè)務活動相關的所有信息，包括活動計劃、執(zhí)行記錄、總結報告等。公司管理層和其他相關部門根據(jù)工作需要，經(jīng)業(yè)務活動發(fā)起部門負責人批準后，可查閱特定業(yè)務活動的相關信息，以便進行整體協(xié)調和監(jiān)督。（二）信息追溯責任1.信息產(chǎn)生部門和人員責任負責按照規(guī)定的流程和要求及時、準確地產(chǎn)生各類信息，確保信息的原始性和真實性。對所產(chǎn)生信息的完整性和準確性負責，不得故意隱瞞或篡改信息。在信息產(chǎn)生過程中，應妥善保管相關的原始記錄和證據(jù)，以便在需要時能夠提供有效的追溯支持。2.信息管理部門責任行政部門負責文件類信息的統(tǒng)一管理，包括起草、審批、發(fā)放、存檔、變更等環(huán)節(jié)的組織和協(xié)調，確保文件類信息的規(guī)范流轉和可追溯。數(shù)據(jù)管理部門負責數(shù)據(jù)類信息的存儲、備份、維護和查詢服務，保障數(shù)據(jù)類信息的安全、完整和可及時獲取，對數(shù)據(jù)的準確性和數(shù)據(jù)管理流程的合規(guī)性負責。檔案管理部門負責記錄類信息的整理、歸檔、保管和查閱管理，建立健全記錄類信息的追溯體系，確保記錄類信息的妥善保存和有效利用。3.信息使用部門和人員責任在使用信息過程中，應遵守公司信息追溯管理制度，按照規(guī)定的權限和流程進行信息查詢和使用。不得擅自擴大信息使用范圍或泄露公司機密信息，對因信息使用不當造成的后果承擔相應責任。如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或疑問，應及時反饋給信息產(chǎn)生部門或管理部門，協(xié)助進行信息追溯和核實。五、信息追溯系統(tǒng)建設（一）系統(tǒng)功能需求1.信息采集功能能夠自動采集公司各類業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的關鍵信息，如銷售系統(tǒng)中的訂單信息、生產(chǎn)系統(tǒng)中的生產(chǎn)數(shù)據(jù)等。支持手工錄入信息，方便工作人員補充一些無法自動采集的信息，如會議記錄、臨時工作記錄等。2.信息存儲功能具備大容量的數(shù)據(jù)存儲能力，能夠安全、穩(wěn)定地存儲公司多年的各類信息。采用合理的數(shù)據(jù)存儲結構，便于信息的分類存儲和快速檢索，提高數(shù)據(jù)存儲和查詢效率。3.信息查詢與追溯功能提供靈活多樣的查詢方式，可根據(jù)信息的類別、時間范圍、關鍵字等條件進行快速查詢。能夠按照信息的關聯(lián)關系進行追溯查詢，如從一份文件追溯到相關的審批記錄、執(zhí)行情況記錄等，形成完整的信息鏈條。4.權限管理功能依據(jù)公司的組織架構和人員職責，設置不同的信息訪問權限，確保信息的安全性和保密性。能夠對用戶的權限進行動態(tài)管理，根據(jù)人員崗位變動及時調整權限設置。5.數(shù)據(jù)備份與恢復功能定期自動對系統(tǒng)中的信息進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質和地理位置。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時，能夠快速、準確地進行數(shù)據(jù)恢復，確保信息的連續(xù)性。（二）系統(tǒng)選型與實施1.系統(tǒng)選型成立信息追溯系統(tǒng)選型小組，成員包括公司高層領導、信息管理部門人員、業(yè)務部門代表等。選型小組根據(jù)公司的業(yè)務需求、預算、技術要求等因素，對市場上的信息追溯系統(tǒng)產(chǎn)品進行調研和評估。綜合考慮系統(tǒng)的功能、性能、穩(wěn)定性、易用性、售后服務等方面，選擇最適合公司的信息追溯系統(tǒng)產(chǎn)品。2.系統(tǒng)實施制定信息追溯系統(tǒng)實施計劃，明確實施步驟、時間節(jié)點、責任人等。按照實施計劃進行系統(tǒng)安裝、配置和數(shù)據(jù)遷移工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行并與公司現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)進行有效集成。對公司員工進行系統(tǒng)培訓，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用方法，確保員工能夠熟練運用系統(tǒng)進行信息追溯工作。在系統(tǒng)上線初期，安排專人負責跟蹤系統(tǒng)運行情況，及時解決出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)平穩(wěn)過渡到正式運行階段。六、信息追溯監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督公司內部審計部門定期對各部門的信息追溯工作進行檢查，檢查內容包括信息記錄的完整性、準確性、及時性，信息追溯流程的執(zhí)行情況，信息存儲和保管的合規(guī)性等。各部門應定期開展自查工作，對本部門的信息追溯工作進行自我評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告給上級領導和內部審計部門。2.外部監(jiān)督接受政府相關部門、行業(yè)監(jiān)管機構等的監(jiān)督檢查，積極配合提供公司信息追溯管理的相關資料和情況說明。根據(jù)外部監(jiān)督機構提出的意見和建議，及時改進公司的信息追溯管理制度和工作流程，確保公司信息管理符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范要求。（二）審計機制1.定期審計每年制定信息追溯審計計劃，明確審計范圍、審計重點、審計方法和審計時間安排。審計部門按照審計計劃對公司信息追溯管理工作進行全面審計，審查信息追溯制度的執(zhí)行情況、信息系統(tǒng)的運行情況、信息安全管理情況等。審計結束后，出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況，確保審計結果得到有效應用。2.專項審計根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要或出現(xiàn)的特定問題，開展信息追溯專項審計。如對重大項目的信息追溯情況進行專項審計，對信息系