低耗采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司低耗采購管理工作，降低采購成本，提高采購效率，保證低耗品的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有低耗品的采購活動，包括但不限于辦公用品、勞保用品、小型工具、設(shè)備配件等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的低耗品符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.陽光采購原則：采購過程公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定低耗采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行考核。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟進采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.收集、整理采購相關(guān)信息，為公司采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）需求部門1.根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營需要，提前向采購部門提交低耗品需求計劃，明確規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗等工作，提供專業(yè)意見。3.負責驗收所采購的低耗品，對不符合要求的及時反饋給采購部門處理。（三）財務(wù)部門1.審核采購預(yù)算，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負責采購款項的支付審核與結(jié)算工作，確保資金安全。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量部門1.制定低耗品質(zhì)量檢驗標準和驗收流程。2.參與采購過程中的質(zhì)量控制，對采購的低耗品進行抽檢或全檢。3.對不合格低耗品提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題。三、采購流程（一）需求計劃提報1.各需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月低耗品需求計劃提交至采購部門。需求計劃應(yīng)詳細注明低耗品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.對于臨時性或緊急性的低耗品需求，需求部門應(yīng)及時填寫《緊急低耗品采購申請表》，經(jīng)部門負責人審批后提交采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求部門提交的需求計劃后，結(jié)合庫存情況進行綜合分析，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等信息。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行實地考察，了解供應(yīng)商的實際情況?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量管理體系、物流配送等方面。4.根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進行綜合評估，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、考察報告、合作記錄等內(nèi)容。5.采購部門定期對供應(yīng)商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。考核結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判。談判前，采購部門應(yīng)準備好采購物品的詳細要求、市場價格信息等資料。2.采購談判應(yīng)圍繞采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款進行，確保雙方達成一致意見。談判過程中，采購部門應(yīng)堅持公司利益最大化原則，爭取最有利的采購條件。3.采購談判達成一致后，采購部門應(yīng)起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。4.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。（五）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時下達采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（六）到貨驗收1.采購的低耗品到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備。2.到貨后，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗標準和驗收流程對采購的低耗品進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。3.對于驗收合格的低耗品，需求部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的低耗品，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報告，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（七）采購付款1.采購的低耗品驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門應(yīng)填寫《采購付款申請表》，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對采購付款申請進行審核，審核內(nèi)容包括采購合同條款、發(fā)票真實性、驗收情況等方面。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和低耗品需求情況，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)詳細列出各類低耗品的采購項目、數(shù)量、單價、金額等信息。2.采購預(yù)算經(jīng)采購部門負責人審核后，報財務(wù)部門匯總。財務(wù)部門結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算，對采購預(yù)算進行綜合平衡，形成公司年度低耗采購預(yù)算草案。3.公司年度低耗采購預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批后，作為年度采購執(zhí)行的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照年度采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得超預(yù)算采購。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)填寫《采購預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等信息。2.《采購預(yù)算調(diào)整申請表》經(jīng)采購部門負責人審核后，報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，采購部門方可按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)每月對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析，對比實際采購金額與預(yù)算金額的差異，分析差異原因，提出改進措施。3.公司應(yīng)定期召開采購預(yù)算執(zhí)行情況分析會議，通報采購預(yù)算執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善采購預(yù)算管理工作。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，采購部門應(yīng)分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響以及風險發(fā)生的可能性。（二）風險評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風險分析結(jié)果，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個等級。2.對于高風險等級的風險，采購部門應(yīng)制定專項應(yīng)對措施，重點監(jiān)控和防范；對于中風險等級的風險，采購部門應(yīng)采取適當?shù)膽?yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性；對于低風險等級的風險，采購部門應(yīng)進行日常監(jiān)控，關(guān)注風險變化情況。（三）風險應(yīng)對1.供應(yīng)商風險應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作；與供應(yīng)商簽訂詳細的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風險；定期對供應(yīng)商進行評估和考核，及時淘汰不合格供應(yīng)商。2.質(zhì)量風險應(yīng)對：制定嚴格的質(zhì)量檢驗標準和驗收流程，加強采購過程中的質(zhì)量控制；選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件；對采購的低耗品進行抽檢或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.價格風險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商進行談判時，充分利用市場信息，爭取有利的采購價格；定期對采購價格進行分析和比較，評估采購價格的合理性。4.交貨期風險應(yīng)對：與供應(yīng)商簽訂明確的交貨期條款，要求供應(yīng)商按時交貨；建立采購訂單跟蹤機制，及時掌握采購訂單執(zhí)行情況；如遇供應(yīng)商交貨期延遲，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。5.合同風險應(yīng)對：采購合同簽訂前，應(yīng)進行嚴格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理；合同簽訂后，應(yīng)加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)控，確保雙方嚴格履行合同義務(wù)；如遇合同糾紛，應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，通過協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購過程中形成的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購計劃、需求計劃、供應(yīng)商檔案、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等內(nèi)容。3.采購檔案的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[具體期限]年。保存期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門批準，方可銷毀。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，為公司采購決策提供數(shù)據(jù)支持。2.采購數(shù)據(jù)分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布、采購成本構(gòu)成等方面。3.通過采購數(shù)據(jù)分析，采購部門應(yīng)發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購管理工作。（三）采購信息溝通1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部溝通機制，加強與需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的信息溝通與協(xié)作。2.采購部門應(yīng)定期向需求部門反饋采購進展情況，及時了解需求部門的意見和建議；與財務(wù)部門溝通采購預(yù)算執(zhí)行情況，確保采購費用在預(yù)算范圍內(nèi)；與質(zhì)量部門溝通采購物品的質(zhì)量情況，共同解決質(zhì)量問題。3.采購部門應(yīng)加強與供應(yīng)商的信息溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等，確保采購活動的順利進行。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理等。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)審計報告及時進行整改，確保采購活動規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.