會計單證管理制度一、總則1.目的為了加強公司會計單證管理，規(guī)范會計單證的填制、取得、審核、傳遞、保管等行為，保證會計信息的真實性、完整性、準確性和及時性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)管理制度，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計單證管理。3.定義本制度所稱會計單證，是指在公司會計核算過程中，用以記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況，明確經(jīng)濟責任，并作為記賬依據(jù)的書面證明文件，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明，如發(fā)票、收據(jù)、入庫單、出庫單、報銷單等。記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會計憑證。4.管理原則會計單證管理應(yīng)遵循以下原則：合法性原則：會計單證的取得、填制、審核、傳遞、保管等應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定。真實性原則：會計單證應(yīng)如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得偽造、變造或隱匿。完整性原則：會計單證應(yīng)具備規(guī)定的格式和內(nèi)容，各項手續(xù)齊全，不得遺漏或省略。準確性原則：會計單證的填制應(yīng)數(shù)字準確、摘要清楚、字跡工整，不得差錯。及時性原則：會計單證應(yīng)及時取得、填制、審核、傳遞和保管，不得積壓或延誤。二、會計單證的填制與取得1.原始憑證的填制要求原始憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫紙（發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外）套寫，并連續(xù)編號。作廢時應(yīng)當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應(yīng)當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。經(jīng)上級有關(guān)部門批準的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，應(yīng)當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應(yīng)當在憑證上注明批準機關(guān)名稱、日期和文件字號。2.原始憑證的取得要求公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)取得合法、有效的原始憑證。購買貨物、接受勞務(wù)等應(yīng)取得對方開具的發(fā)票；支付款項應(yīng)取得收款方開具的收據(jù)；內(nèi)部自制的原始憑證應(yīng)符合公司財務(wù)管理制度的規(guī)定。對于不符合規(guī)定的原始憑證，不得作為報銷憑證。如發(fā)票無稅務(wù)監(jiān)制章、發(fā)票內(nèi)容填寫不完整、字跡模糊、涂改、偽造等。公司應(yīng)建立健全原始憑證取得的審核機制，對取得的原始憑證進行嚴格審核，確保其真實性、合法性、完整性。3.記賬憑證的填制要求記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制。記賬憑證應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：憑證編號、填制日期、經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應(yīng)當由出納人員簽名或蓋章。記賬憑證的摘要應(yīng)簡明扼要，能準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于登記賬簿和查閱。記賬憑證應(yīng)按照會計制度規(guī)定的會計科目進行編制，確保會計分錄正確。會計科目的使用應(yīng)符合會計準則和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定。記賬憑證的金額應(yīng)與原始憑證的金額一致，不得擅自更改。如因更正錯誤或其他原因需要調(diào)整金額的，應(yīng)在摘要中注明原因，并經(jīng)相關(guān)人員審核批準。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號，以便于查找和核對。編號應(yīng)按照業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，采用分數(shù)編號法，如第1號記賬憑證有兩張，則編號為11/2、12/2。記賬憑證應(yīng)及時填制，不得積壓。填制完成后，應(yīng)及時傳遞給審核人員進行審核。三、會計單證的審核1.原始憑證的審核公司應(yīng)建立原始憑證審核制度，明確審核人員的職責和審核流程。審核人員應(yīng)從以下幾個方面對原始憑證進行審核：真實性審核：審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否存在偽造、變造等情況。合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規(guī)和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，是否有違規(guī)違紀行為。完整性審核：審核原始憑證的格式是否符合要求，內(nèi)容是否齊全，手續(xù)是否完備。準確性審核：審核原始憑證的數(shù)字是否準確，計算是否正確，摘要是否清楚。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時與經(jīng)辦人員溝通，要求其補充、更正或重新取得原始憑證。如問題嚴重，應(yīng)及時向財務(wù)負責人報告。2.記賬憑證的審核記賬憑證審核人員應(yīng)按照以下要求對記賬憑證進行審核：審核記賬憑證的編制依據(jù)是否真實、合法、完整，是否與所附原始憑證相符。審核記賬憑證的會計分錄是否正確，會計科目使用是否恰當，金額計算是否準確。審核記賬憑證的摘要是否簡明扼要，能準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容。審核記賬憑證的各項手續(xù)是否齊全，如填制人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章等。審核人員在審核記賬憑證時，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知填制人員進行更正。更正后，審核人員應(yīng)重新進行審核，確保記賬憑證的準確性。四、會計單證的傳遞1.傳遞原則會計單證的傳遞應(yīng)遵循及時、準確、安全的原則，確保會計信息在各部門和崗位之間順暢流轉(zhuǎn)，不延誤、不丟失。2.傳遞流程業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制原始憑證，并按照公司規(guī)定的流程進行審批。審批通過后，將原始憑證傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門的會計人員收到原始憑證后，應(yīng)首先進行審核。審核無誤后，根據(jù)原始憑證編制記賬憑證。記賬憑證編制完成后，應(yīng)依次傳遞給稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員進行審核和簽章。審核后的記賬憑證由記賬人員據(jù)以登記賬簿。對于涉及資金收付的原始憑證和記賬憑證，還應(yīng)按照資金管理的相關(guān)規(guī)定進行傳遞和處理。3.傳遞時間要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)將原始憑證傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)在收到原始憑證后的[X]個工作日內(nèi)完成審核、編制記賬憑證等工作，并傳遞給相關(guān)人員進行簽章。各環(huán)節(jié)的審核和簽章工作應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成，確保會計單證能夠及時傳遞和處理。五、會計單證的保管1.保管期限原始憑證和記賬憑證的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證的保管期限為[X]年，記賬憑證的保管期限為[X]年。對于涉及重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)、稅務(wù)事項、法律糾紛等的會計單證，應(yīng)適當延長保管期限，以滿足后續(xù)查閱和審計的需要。2.保管方式會計單證應(yīng)按照類別、年度、月份等進行分類整理，裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。裝訂后的會計單證應(yīng)存放在專門的檔案柜中，妥善保管。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保會計單證的安全。對于電子會計單證，應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份應(yīng)定期進行，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計單證時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)財務(wù)負責人批準后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自將會計單證帶出指定地點，不得在會計單證上涂改、標記、抽換等。外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查等需要查閱公司會計單證時，應(yīng)持有相關(guān)單位的正式介紹信，并經(jīng)公司財務(wù)負責人批準。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，確保會計單證的安全。公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會計單證時，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)財務(wù)負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)按時歸還。歸還時，應(yīng)確保會計單證的完整性和準確性。4.銷毀會計單證保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照以下程序進行：由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫會計檔案銷毀清冊，注明會計單證的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。公司應(yīng)組織相關(guān)人員對銷毀申請進行審核，包括財務(wù)負責人、審計部門等。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。經(jīng)批準后，由財務(wù)部門會同檔案管理部門等共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名或蓋章，確保銷毀過程的合規(guī)性。銷毀后的會計檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司財務(wù)部門應(yīng)定期對會計單證管理情況進行自查，檢查會計單證的填制、取得、審核、傳遞、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。公司內(nèi)部審計部門