物資采買歸口管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物資采買行為，加強(qiáng)物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保物資采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.歸口管理原則：物資采購實(shí)行歸口管理，明確各歸口部門的職責(zé)和權(quán)限，確保采購工作的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和規(guī)范運(yùn)作。2.集中采購原則：對于通用性強(qiáng)、采購量大的物資，實(shí)行集中采購，以降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保采購結(jié)果公平公正。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，選擇合適的供應(yīng)商和采購方式，確保所采購的物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。5.成本控制原則：加強(qiáng)采購成本管理，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價(jià)格，提高資金使用效率。二、歸口管理部門及職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定和完善物資采購管理制度和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理和分析市場信息，建立供應(yīng)商檔案，選擇合格的供應(yīng)商。3.負(fù)責(zé)組織物資采購的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等工作，簽訂采購合同。4.負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)提出物資采購需求，填寫采購申請單，并詳細(xì)說明物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)談判和質(zhì)量驗(yàn)收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)對采購物資的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出改進(jìn)意見。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)辦理采購物資的付款手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析。（四）審計(jì)部門1.負(fù)責(zé)對物資采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的真實(shí)性。2.對采購過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出審計(jì)意見和建議。三、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購申請單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求日期、質(zhì)量要求、用途等詳細(xì)信息。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對其進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要物資的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，提出會(huì)審意見后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)審意見和公司實(shí)際情況，對采購申請進(jìn)行審批，審批通過后方可進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。（三）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請單，制定采購計(jì)劃，明確采購方式、采購時(shí)間、采購責(zé)任人等。2.采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，采購部門應(yīng)根據(jù)物資特點(diǎn)和采購金額選擇合適的采購方式。3.對于招標(biāo)采購，采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。4.對于詢價(jià)采購，采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，收集報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比較分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。5.對于競爭性談判采購，采購部門應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。6.對于單一來源采購，采購部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并說明采用單一來源采購的理由。7.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。（四）物資驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門負(fù)責(zé)對物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行核對，質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格的物資，由使用部門辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（五）付款結(jié)算1.采購物資驗(yàn)收合格且發(fā)票到達(dá)后，采購部門應(yīng)填寫付款申請單，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請單進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。2.采購部門根據(jù)物資采購需求和供應(yīng)商評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估，選擇合格的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。3.對于新供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等，確保其具備提供合格物資的能力。4.采購部門組織相關(guān)部門對候選供應(yīng)商進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等，評審?fù)ㄟ^后方可確定為合格供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價(jià)1.采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)周期一般為每年一次。2.評價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面，評價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。3.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、延長付款期限、提供培訓(xùn)支持等。2.公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對于違反采購合同約定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.對于識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的分析和評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場動(dòng)態(tài)，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場價(jià)格波動(dòng)而造成損失。2.針對質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的物資符合質(zhì)量要求。3.針對供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和管理機(jī)制，選擇合格的供應(yīng)商，加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。4.針對合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂程序簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。5.針對付款風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購資金的管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間付款，避免因付款不當(dāng)而造成損失。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.對于監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行應(yīng)對，調(diào)整采購策略和風(fēng)險(xiǎn)管理措施，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門定期對物資采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受員工對物資采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)，對于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核評價(jià)1.公司建立物資采購考核評價(jià)制度，對采購部門和使用部門的采購工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包