物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)流程，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門因生產(chǎn)、辦公、運(yùn)營(yíng)等需要進(jìn)行的各類物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)活動(dòng)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)基于實(shí)際工作需求，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.預(yù)算控制原則：采購(gòu)申請(qǐng)需在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.流程規(guī)范原則：遵循規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)流程，確保各環(huán)節(jié)操作透明、規(guī)范。4.高效協(xié)作原則：采購(gòu)部門與需求部門密切協(xié)作，提高采購(gòu)效率，及時(shí)滿足需求。二、采購(gòu)申請(qǐng)的主體與職責(zé)（一）需求部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實(shí)際需求，提出物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)。2.詳細(xì)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，明確采購(gòu)物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。3.對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審核，并確保采購(gòu)物質(zhì)符合本部門的工作要求。4.配合采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)工作，如提供技術(shù)參數(shù)、參與供應(yīng)商選擇與評(píng)審等。（二）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)接收需求部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)單，并進(jìn)行初步審核。2.根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇合適的采購(gòu)方式（如招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等）。3.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括尋找供應(yīng)商、發(fā)出采購(gòu)訂單、跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度、協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題等。4.對(duì)采購(gòu)物質(zhì)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行嚴(yán)格把控，確保采購(gòu)工作的順利完成。5.定期向需求部門反饋采購(gòu)進(jìn)展情況，及時(shí)溝通解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算合理性，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)付款方式、結(jié)算條款等提出財(cái)務(wù)意見(jiàn)。3.按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。4.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算與分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）審批部門1.根據(jù)公司的授權(quán)和審批權(quán)限，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.重點(diǎn)審查采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、合規(guī)性以及預(yù)算情況等，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.對(duì)于重大采購(gòu)申請(qǐng)，組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和決策。三、采購(gòu)申請(qǐng)流程（一）申請(qǐng)?zhí)岢鲂枨蟛块T根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《物質(zhì)采購(gòu)申請(qǐng)單》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)單”）。申請(qǐng)單應(yīng)包含以下內(nèi)容：1.基本信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期。2.采購(gòu)明細(xì)：物質(zhì)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單位、用途說(shuō)明。3.預(yù)算信息：預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、資金來(lái)源。4.到貨時(shí)間：明確所需物質(zhì)的預(yù)計(jì)到貨日期，以便合理安排工作。（二）部門初審需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的必要性、合理性以及填寫(xiě)信息的完整性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在申請(qǐng)單上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（三）預(yù)算審核財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，對(duì)其預(yù)算情況進(jìn)行審核。確認(rèn)采購(gòu)申請(qǐng)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，如超出預(yù)算，需與需求部門溝通調(diào)整預(yù)算或重新評(píng)估采購(gòu)必要性。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)單上加蓋預(yù)算審核章并簽字。（四）審批1.一般采購(gòu)申請(qǐng)：根據(jù)公司的審批權(quán)限規(guī)定，由相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。批準(zhǔn)后，在申請(qǐng)單上簽署意見(jiàn)并簽字。2.重大采購(gòu)申請(qǐng)：對(duì)于金額較大、影響范圍廣的重大采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司管理層或相關(guān)決策會(huì)議進(jìn)行審議。審批通過(guò)后，按照會(huì)議決議執(zhí)行。（五）采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門依據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)單，開(kāi)展采購(gòu)工作。具體步驟如下：1.制定采購(gòu)計(jì)劃：根據(jù)申請(qǐng)單內(nèi)容，結(jié)合市場(chǎng)情況和公司實(shí)際需求，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。2.供應(yīng)商選擇：通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商庫(kù)等。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評(píng)估，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。3.采購(gòu)談判：與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物質(zhì)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見(jiàn)。談判過(guò)程中應(yīng)做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.簽訂合同：采購(gòu)談判達(dá)成一致后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。采購(gòu)合同簽訂后，將合同副本提交給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。5.訂單下達(dá)與跟蹤：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向需求部門反饋。（六）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門在采購(gòu)物質(zhì)到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.初步驗(yàn)收：采購(gòu)物質(zhì)到貨后，由需求部門組織相關(guān)人員進(jìn)行初步驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物質(zhì)的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或補(bǔ)貨。3.專業(yè)驗(yàn)收：對(duì)于技術(shù)含量較高、質(zhì)量要求嚴(yán)格的物質(zhì)，需由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)收。專業(yè)驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，對(duì)物質(zhì)的性能、質(zhì)量等進(jìn)行全面檢測(cè)和評(píng)估。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《物質(zhì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。4.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，需求部門在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。同時(shí)，對(duì)不合格情況進(jìn)行記錄和分析，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。（七）入庫(kù)與付款1.入庫(kù)：驗(yàn)收合格的采購(gòu)物質(zhì)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)核對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)訂單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保入庫(kù)物質(zhì)的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等與憑證一致。入庫(kù)后，填寫(xiě)《入庫(kù)單》，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。2.付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度和付款流程辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)對(duì)相關(guān)憑證進(jìn)行再次審核，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。四、采購(gòu)申請(qǐng)的變更與撤銷（一）變更1.在采購(gòu)申請(qǐng)執(zhí)行過(guò)程中，如因特殊原因需要變更采購(gòu)物質(zhì)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期等內(nèi)容，需求部門應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)變更單》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因和變更內(nèi)容。2.采購(gòu)申請(qǐng)變更單的審批流程與原采購(gòu)申請(qǐng)單相同，需經(jīng)部門初審、預(yù)算審核、審批等環(huán)節(jié)。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門根據(jù)變更單內(nèi)容及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和合同。（二）撤銷1.在采購(gòu)申請(qǐng)未執(zhí)行前，如因某些原因不再需要采購(gòu)該物質(zhì)，需求部門可填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)撤銷單》，說(shuō)明撤銷原因。2.采購(gòu)申請(qǐng)撤銷單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門及時(shí)通知供應(yīng)商停止相關(guān)采購(gòu)活動(dòng)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.建立采購(gòu)工作考核指標(biāo)體系，對(duì)需求部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在采購(gòu)申請(qǐng)管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括采購(gòu)申請(qǐng)的準(zhǔn)確性、采購(gòu)效率、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量、合同執(zhí)行情況等。2.考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核對(duì)本季度內(nèi)的采購(gòu)工作進(jìn)行階段性評(píng)價(jià)，年度考核對(duì)全年采購(gòu)工作進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表