物料采購合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司物料采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有物料采購合同的管理，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等采購合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。公平公正原則：合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。效益優(yōu)先原則：在保證物料質(zhì)量和供應(yīng)及時性的前提下，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)物料采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等工作。對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。收集、整理采購合同相關(guān)資料，建立采購合同檔案。2.法務(wù)部門參與采購合同的起草、審核、談判等工作，提供法律意見和建議。對采購合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，防范法律風(fēng)險。處理采購合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財務(wù)部門參與采購合同的審核，對合同中的付款條款、結(jié)算方式等進(jìn)行審查。負(fù)責(zé)采購合同款項的支付審核和賬務(wù)處理，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)分析和監(jiān)督。4.其他部門配合采購部門做好采購合同的相關(guān)工作，如提供技術(shù)要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等。參與采購合同的驗收工作，確保所采購物料符合要求。三、合同簽訂1.合同起草采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和市場情況，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的基本信息、采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起糾紛的表述。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險；財務(wù)部門主要審核合同的付款條款、結(jié)算方式等，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。其他相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對合同中涉及的技術(shù)要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改完善。3.合同談判采購部門應(yīng)與供應(yīng)商就采購合同的條款進(jìn)行談判，爭取有利的合同條件。談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況，包括其信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等，確保合同的履行有可靠保障。談判達(dá)成一致意見后，雙方應(yīng)形成談判紀(jì)要，作為合同的附件。4.合同簽訂采購合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。四、合同履行1.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、信譽情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.交貨管理采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)交貨通知，明確交貨時間、地點、數(shù)量等要求。供應(yīng)商應(yīng)按照交貨通知的要求按時、足額交貨，并提供相關(guān)的交貨憑證。采購部門應(yīng)安排專人對交貨情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保所采購物料按時、準(zhǔn)確到貨。3.驗收管理采購物料到貨后，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式對物料進(jìn)行檢驗。驗收合格的物料，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物料，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補貨等。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并反饋給供應(yīng)商，要求其限期整改。整改完成后，應(yīng)重新進(jìn)行驗收。4.付款管理財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款時間，對采購合同款項的支付進(jìn)行審核。審核通過后，按照公司資金審批流程辦理付款手續(xù)。付款時應(yīng)確保付款信息的準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)付款錯誤或延誤。采購部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同履行情況的相關(guān)資料，如交貨憑證、驗收報告等，以便財務(wù)部門進(jìn)行付款審核。五、合同變更1.變更情形在采購合同履行過程中，如因市場變化、技術(shù)要求調(diào)整、不可抗力等原因需要變更合同條款的，應(yīng)及時辦理合同變更手續(xù)。合同變更的情形包括但不限于采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。2.變更程序合同變更由采購部門提出申請，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。申請經(jīng)法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。采購部門應(yīng)及時將合同變更情況通知相關(guān)部門，并對合同檔案進(jìn)行更新。六、合同終止1.終止情形采購合同履行完畢，雙方的權(quán)利和義務(wù)已經(jīng)全部實現(xiàn)，合同自然終止。因不可抗力、政策調(diào)整等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，合同可以提前終止。雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同的，合同也可以提前終止。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同，導(dǎo)致合同終止。2.終止程序采購合同終止時，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并與供應(yīng)商辦理相關(guān)的結(jié)算和交接手續(xù)。采購部門應(yīng)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，如交貨憑證、驗收報告、付款記錄等，并將其歸檔保存。合同終止后，如涉及到合同糾紛或其他問題，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、合同檔案管理1.檔案建立采購部門應(yīng)建立采購合同檔案，對采購合同的相關(guān)資料進(jìn)行分類整理和歸檔。采購合同檔案應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、審核意見、變更協(xié)議、終止協(xié)議、交貨憑證、驗收報告、付款記錄等。2.檔案保管采購合同檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。檔案保管期間，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.考核評價公司應(yīng)建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門及相關(guān)人員在采購合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行