物料申購采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司物料申購采購流程，加強物料采購管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物料的及時供應(yīng)，降低采購成本，保證物料質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)經(jīng)營所需物料的申購、采購、驗收、付款等相關(guān)活動。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)、銷售、研發(fā)等實際需求，合理申購采購物料，避免積壓和浪費。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物料符合公司規(guī)定的質(zhì)量標準和使用要求。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和滿足需求的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕不正當交易。二、申購管理（一）申購流程1.需求部門提出申購：各部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等，填寫《物料申購單》，詳細注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期等信息。2.部門負責(zé)人審核：部門負責(zé)人對申購內(nèi)容的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交至采購部門。3.采購部門匯總：采購部門收到申購單后，進行分類匯總，分析申購需求的緊迫性和重要性。（二）申購注意事項1.準確填寫申購信息：申購部門應(yīng)確保申購單信息準確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購失誤。2.考慮庫存因素：申購前應(yīng)查詢庫存情況，優(yōu)先使用庫存物料，避免重復(fù)申購。3.緊急申購處理：對于緊急需求的物料，申購部門應(yīng)在申購單上注明“緊急”字樣，并與采購部門溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)先安排采購。三、采購管理（一）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門根據(jù)公司需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對新供應(yīng)商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。2.供應(yīng)商評估：建立供應(yīng)商評估體系，定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、待改進供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商淘汰與更換：對于評估為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)予以淘汰，并尋找新的供應(yīng)商進行替代。（二）采購談判1.談判準備：采購人員在與供應(yīng)商談判前，應(yīng)充分了解物料市場價格、質(zhì)量標準、供應(yīng)商成本等信息，制定合理的談判策略。2.談判過程：采購人員與供應(yīng)商就價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行談判，爭取達成有利于公司的采購協(xié)議。談判過程中應(yīng)記錄談判要點和結(jié)果。3.合同簽訂：談判達成一致后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購執(zhí)行1.訂單下達：采購人員根據(jù)采購合同，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，明確訂單要求和交貨時間。2.跟蹤訂單：采購人員應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.變更管理：如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更采購訂單，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保變更后的訂單得到有效執(zhí)行。四、驗收管理（一）驗收標準1.質(zhì)量標準：依據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標準進行驗收，確保所采購物料符合公司要求。2.數(shù)量標準：按照采購訂單或送貨單的數(shù)量進行驗收，核對物料的規(guī)格型號、包裝等是否與訂單一致。（二）驗收流程1.到貨通知：采購部門在物料到貨前，應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門和需求部門做好驗收準備。2.初步驗收：質(zhì)量檢驗部門和需求部門的驗收人員對到貨物料進行初步驗收，檢查物料的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號等是否符合要求。3.檢驗測試：對于需要進行檢驗測試的物料，質(zhì)量檢驗部門應(yīng)按照相關(guān)標準和程序進行檢驗測試，出具檢驗報告。4.驗收結(jié)果處理：如驗收合格，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認；如驗收不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，包括退貨、換貨、補貨等。五、付款管理（一）付款申請1.發(fā)票審核：采購部門收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)進行審核，檢查發(fā)票的真實性、合法性、準確性，確保發(fā)票內(nèi)容與采購合同一致。2.付款申請?zhí)顚懀翰少徣藛T根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明供應(yīng)商名稱、采購訂單號、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息。3.審批流程：《付款申請單》按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后提交至財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。（二）付款方式1.支票付款：對于符合支票付款條件的供應(yīng)商，財務(wù)部門開具支票進行付款。2.銀行轉(zhuǎn)賬：通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項支付給供應(yīng)商，確保付款信息準確無誤。3.其他付款方式：根據(jù)公司與供應(yīng)商的約定，可采用其他付款方式，如承兌匯票等。六、庫存管理（一）庫存盤點1.定期盤點：制定庫存盤點計劃，定期對公司庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。2.臨時盤點：在特殊情況下，如發(fā)生重大生產(chǎn)事故、物料丟失等，應(yīng)及時進行臨時盤點，查明原因，采取相應(yīng)措施。（二）庫存積壓處理1.原因分析：對于庫存積壓物料，采購部門應(yīng)會同相關(guān)部門分析積壓原因，如市場需求變化、采購計劃不合理、產(chǎn)品設(shè)計變更等。2.處理措施：根據(jù)積壓原因，采取相應(yīng)的處理措施，如降價促銷、退貨、換貨、報廢等，以減少庫存積壓，降低庫存成本。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對物料申購采購流程進行審計，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門對采購付款、庫存管理等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，確保資金使用安全和財務(wù)數(shù)據(jù)準確。（二）考核機制1.考核指標：建立采購人員考核指標體系，包括采購成本控制、交貨及時性、物料質(zhì)量、供應(yīng)商管理等方面的指標。2.考核方式：定期對采購人員進行考核，考核方式可采用自評、上級評價、相關(guān)部門評價等相結(jié)合的方式。3.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)考核