物業(yè)項(xiàng)目會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范物業(yè)項(xiàng)目會議管理，提高會議效率，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確傳達(dá)，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)與溝通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)項(xiàng)目內(nèi)組織召開的各類會議，包括但不限于項(xiàng)目例會、專題會議、工作協(xié)調(diào)會等。（三）會議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)注重實(shí)效，精簡議程，避免形式主義，確保會議能夠解決實(shí)際問題，推動(dòng)工作進(jìn)展。2.充分準(zhǔn)備原則：會前應(yīng)明確會議主題、目的、議程和參會人員，相關(guān)資料應(yīng)提前準(zhǔn)備齊全，確保會議高效有序進(jìn)行。3.溝通協(xié)調(diào)原則：通過會議加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，促進(jìn)信息共享，形成工作合力。4.責(zé)任落實(shí)原則：會議應(yīng)明確各項(xiàng)工作的責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保工作任務(wù)得到有效落實(shí)。二、會議分類及職責(zé)（一）項(xiàng)目例會1.會議周期：每周[X]固定時(shí)間召開。2.參會人員：物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人、班組長等。3.會議職責(zé)項(xiàng)目經(jīng)理：總結(jié)上周工作情況，部署本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目運(yùn)行中的重大問題。各部門負(fù)責(zé)人：匯報(bào)本部門上周工作進(jìn)展、存在問題及本周工作計(jì)劃。班組長：反饋班組工作情況，提出工作中的困難和建議。4.會議議程上周工作總結(jié)：各部門依次匯報(bào)上周工作完成情況，重點(diǎn)匯報(bào)工作亮點(diǎn)、存在問題及解決措施。本周工作計(jì)劃：各部門匯報(bào)本周工作計(jì)劃，明確工作任務(wù)、責(zé)任人及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。問題協(xié)調(diào)解決：針對項(xiàng)目運(yùn)行中存在的問題，進(jìn)行集中討論，明確解決方案和責(zé)任部門，限期解決。領(lǐng)導(dǎo)講話：項(xiàng)目經(jīng)理對上周工作進(jìn)行總結(jié)點(diǎn)評，對本周工作提出要求和期望。（二）專題會議1.會議定義：根據(jù)工作需要，針對特定主題召開的會議。2.會議職責(zé)發(fā)起部門：負(fù)責(zé)確定會議主題、目的、議程和參會人員，準(zhǔn)備相關(guān)資料，并組織會議召開。參會人員：根據(jù)會議主題確定，包括相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員等。會議主持：由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議討論，把控會議節(jié)奏。3.會議議程主題闡述：發(fā)起部門介紹會議主題背景、目的和主要內(nèi)容。情況匯報(bào)：相關(guān)部門或人員匯報(bào)與主題相關(guān)的工作情況、存在問題及建議。討論決策：參會人員圍繞主題進(jìn)行深入討論，提出解決方案，形成決策意見。會議總結(jié)：會議主持對會議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作方向和要求。（三）工作協(xié)調(diào)會1.會議定義：為協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的跨部門問題而召開的會議。2.會議職責(zé)發(fā)起部門：負(fù)責(zé)提出需要協(xié)調(diào)解決的問題，確定會議時(shí)間、地點(diǎn)和參會人員，并提前通知相關(guān)部門準(zhǔn)備資料。參會人員：涉及問題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及具體工作人員。會議主持：由項(xiàng)目經(jīng)理或指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方意見，推動(dòng)問題解決。3.會議議程問題提出：發(fā)起部門詳細(xì)介紹需要協(xié)調(diào)解決的問題及相關(guān)情況。部門發(fā)言：各相關(guān)部門針對問題發(fā)表意見，闡述本部門的立場和建議。協(xié)商討論：參會人員共同協(xié)商，尋求問題的解決方案，明確責(zé)任部門和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會議總結(jié)：會議主持對會議協(xié)商結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)各方責(zé)任，跟蹤問題解決進(jìn)度。三、會議組織與安排（一）會議發(fā)起1.各部門根據(jù)工作需要，提前[X]天填寫《會議申請表》，明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程及相關(guān)資料準(zhǔn)備要求等，報(bào)物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理審批。2.項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)工作實(shí)際情況，對會議申請進(jìn)行審核，如同意召開，則簽署審批意見；如不同意召開，應(yīng)說明理由并反饋給申請部門。（二）會議通知1.經(jīng)審批同意召開的會議，由會議發(fā)起部門負(fù)責(zé)提前[X]天向參會人員發(fā)送會議通知。2.會議通知應(yīng)采用書面（郵件、OA系統(tǒng)等）或口頭相結(jié)合的方式，確保參會人員及時(shí)收到通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、議程及相關(guān)要求等。3.對于重要會議，應(yīng)在會議通知中提醒參會人員提前做好準(zhǔn)備，如準(zhǔn)備發(fā)言材料、梳理工作問題等。（三）會議準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：會議發(fā)起部門應(yīng)根據(jù)會議議程，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，如工作報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表、文件資料等，并確保資料準(zhǔn)確、完整。2.場地布置：根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前安排好會議場地，確保場地整潔、舒適，音響、投影儀等設(shè)備正常運(yùn)行。3.人員安排：明確會議記錄人員、服務(wù)人員等，確保會議服務(wù)工作到位。會議記錄人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議記錄本，負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容。（四）會議簽到1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議地點(diǎn)，在會議簽到表上簽到。2.會議記錄人員負(fù)責(zé)核對參會人員簽到情況，對于未按時(shí)簽到的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并了解原因。（五）會議記錄1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論要點(diǎn)、決策結(jié)果、工作任務(wù)安排及責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，采用規(guī)范的記錄格式和語言。記錄過程中應(yīng)注意傾聽，確保記錄內(nèi)容真實(shí)反映會議情況。3.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議記錄，形成《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議主持人審核后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（六）會議服務(wù)1.會議服務(wù)人員應(yīng)提前做好會議場地的清潔、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。2.會議期間，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)為參會人員提供茶水、文具等用品，保持會議場地整潔。3.會議結(jié)束后，服務(wù)人員應(yīng)及時(shí)清理會議場地，關(guān)閉設(shè)備電源，整理桌椅等。四、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員紀(jì)律1.按時(shí)參會，不得遲到、早退。如因特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排合適人員代會。2.遵守會議秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關(guān)的事情。3.積極參與會議討論，充分發(fā)表意見和建議，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意爭吵。4.認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，做好會議記錄，領(lǐng)會會議精神，按照會議決策和工作安排認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。（二）會議主持人要求1.提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，確保會議順利進(jìn)行。2.把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)會議討論方向，避免會議偏離主題或出現(xiàn)冷場、混亂等情況。3.鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)言，充分聽取各方意見，客觀公正地協(xié)調(diào)解決問題，形成共識。4.對會議討論結(jié)果進(jìn)行總結(jié)歸納，明確下一步工作重點(diǎn)和要求，并做好會議記錄的審核工作。（三）會議記錄人員要求1.認(rèn)真履行會議記錄職責(zé)，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.及時(shí)整理會議記錄，形成《會議紀(jì)要》，并按照規(guī)定流程進(jìn)行審核和發(fā)送。3.保守會議機(jī)密，不得泄露會議討論的敏感信息和決策內(nèi)容。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議傳達(dá)1.《會議紀(jì)要》發(fā)送后，參會人員應(yīng)及時(shí)組織本部門人員傳達(dá)學(xué)習(xí)會議精神，確保部門員工了解會議決策和工作要求。2.對于涉及多個(gè)部門的工作任務(wù)，牽頭部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門召開專題會議，進(jìn)一步明確工作分工和協(xié)作要求。（二）執(zhí)行落實(shí)1.各部門應(yīng)根據(jù)會議決議，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保工作任務(wù)得到有效落實(shí)。2.在工作執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同尋求解決方案。對于需要調(diào)整工作計(jì)劃的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。（三）跟蹤檢查1.物業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對會議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解工作進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)本部門會議決議執(zhí)行情況，確保工作按計(jì)劃推進(jìn)。3.對于未按時(shí)完成工作任務(wù)或執(zhí)行不到位的部門和個(gè)人，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令限期整改。整改不力的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、會議評估與改進(jìn)（一）評估方式1.定期對會議效果進(jìn)行評估，評估方式包括參會人員滿意度調(diào)查、會議決議執(zhí)行情況檢查等。2.參會人員滿意度調(diào)查應(yīng)在會議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行，通過問卷調(diào)查或現(xiàn)場訪談等方式，了解參會人員對會議組織、議程安排、討論效果等方面的評價(jià)和意見建議。3.會議決議執(zhí)行情況檢查應(yīng)在會議決議規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，對比實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與會議決策要求，評估工作任務(wù)完成情況和質(zhì)量。（二）評估內(nèi)容1.會議組織方面：包括會議通知及時(shí)性、準(zhǔn)確性，會議場地安排合理性，會議資料準(zhǔn)備充分性等。2.會議議程方面：議程設(shè)置是否合理，是否突出重點(diǎn)，是否給參會人員留出足夠的討論時(shí)間等。3.會議討論方面：討論氛圍是否活躍，參會人員參與度是否高，問題是否得到充分討論和有效解決等。4.會議決議方面：決議是否明確、具體，責(zé)任是否落實(shí)，執(zhí)行情況是否良好等。（三）改進(jìn)措施1.根據(jù)會議評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對存在的問題制定改進(jìn)措施。2.對于會議組織方面存在的問題，如通知不及時(shí)、場地安排不合理等，應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)化工作流程，提高會議組織效率。3.對于會議議程方面存在的問題，如議程設(shè)置不合理、討論時(shí)間過長等，應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化議程設(shè)計(jì)，突出重點(diǎn)，合理安排討論時(shí)間。4.對于會議討論方面存在的問題，如討論氛圍不活躍、問題解決不徹底等，應(yīng)加強(qiáng)引導(dǎo)，鼓勵(lì)參會人員積極發(fā)言