物業(yè)資料臺帳管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)資料臺帳的規(guī)范化管理，確保物業(yè)資料的完整性、準確性和可追溯性，提高物業(yè)管理服務水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各物業(yè)管理項目的資料臺帳管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：資料臺帳應如實反映物業(yè)管理活動的實際情況。2.完整性原則：涵蓋物業(yè)管理的各個方面，確保資料無遺漏。3.準確性原則：數(shù)據(jù)準確、信息清晰，避免錯誤和歧義。4.及時性原則：及時記錄和更新資料，保證資料的時效性。5.保密性原則：對涉及業(yè)主隱私等敏感信息嚴格保密。二、資料臺帳分類及內(nèi)容（一）業(yè)主檔案1.業(yè)主基本信息：包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼、房屋地址等。2.房屋信息：房屋面積、戶型、樓層、朝向、購買價格、購買時間等。3.業(yè)主繳費記錄：物業(yè)費、水電費、維修基金等各項費用的繳納情況。4.業(yè)主投訴及處理記錄：業(yè)主提出的問題、投訴內(nèi)容、處理過程及結(jié)果。（二）物業(yè)設施設備檔案1.設施設備清單：詳細記錄各類設施設備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間等。2.設備運行記錄：包括設備的啟動時間、停止時間、運行參數(shù)、維修保養(yǎng)記錄等。3.設備維修檔案：維修申請、維修計劃、維修過程記錄、更換零部件清單等。4.設備保養(yǎng)檔案：保養(yǎng)計劃、保養(yǎng)記錄、保養(yǎng)人員簽字等。（三）物業(yè)合同檔案1.物業(yè)服務合同：與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務協(xié)議，明確服務內(nèi)容、服務標準、收費標準等。2.工程承包合同：與各類工程承包商簽訂的合同，包括維修工程、綠化工程、保潔服務合同等。3.物資采購合同：與供應商簽訂的物資采購合同，如辦公用品、維修材料等。（四）日常管理記錄1.值班記錄：記錄每日值班人員、值班時間、接待來訪情況等。2.巡邏記錄：保安人員的巡邏路線、巡邏時間、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄：對小區(qū)公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生的檢查情況，包括清潔程度、垃圾清理等。4.綠化養(yǎng)護記錄：綠化植物的澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等情況。三、資料臺帳的建立與更新（一）建立流程1.各部門負責收集本部門相關資料，按照分類標準進行整理。2.資料收集人對資料進行初步審核，確保資料的真實性和完整性。3.將審核后的資料移交至資料臺帳管理人員，由其統(tǒng)一錄入電腦系統(tǒng)，建立電子臺帳，并打印紙質(zhì)臺帳進行存檔。（二）更新要求1.業(yè)主檔案：業(yè)主信息發(fā)生變更時，相關部門應及時通知資料臺帳管理人員進行更新，如聯(lián)系方式、房屋信息等。業(yè)主繳費記錄應每月更新，確保數(shù)據(jù)準確。2.物業(yè)設施設備檔案：設備運行記錄、維修保養(yǎng)記錄應實時更新，設備發(fā)生故障或進行維修保養(yǎng)后，相關人員應在規(guī)定時間內(nèi)填寫記錄。設備信息如有變更，如型號更換、數(shù)量增減等，應及時調(diào)整臺帳。3.物業(yè)合同檔案：合同簽訂、變更、終止等情況發(fā)生時，應及時將相關資料歸檔，并更新臺帳信息。4.日常管理記錄：值班記錄、巡邏記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、綠化養(yǎng)護記錄等應每日填寫，確保記錄的及時性。四、資料臺帳的保管（一）保管方式1.電子臺帳應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同介質(zhì)上，如光盤、移動硬盤等，并分別存放于不同地點。2.紙質(zhì)臺帳應存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列，便于查找。（二）保管期限1.業(yè)主檔案：長期保存，直至業(yè)主與本物業(yè)管理項目的服務關系結(jié)束后[X]年。2.物業(yè)設施設備檔案：自設備報廢或停止使用后[X]年。3.物業(yè)合同檔案：自合同履行完畢或終止后[X]年。4.日常管理記錄：保存[X]年。（三）借閱與歸還1.因工作需要借閱資料臺帳的，應填寫借閱申請表，注明借閱內(nèi)容、借閱時間、借閱人等信息，經(jīng)部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱人員應妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印。如需復印，應經(jīng)資料臺帳管理人員同意，并登記復印內(nèi)容。3.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還資料臺帳，資料臺帳管理人員應對歸還的資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或遺失，應及時追究借閱人員的責任。五、資料臺帳的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料臺帳的，可直接向資料臺帳管理人員提出申請，經(jīng)部門負責人批準后查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱資料臺帳的，應提交書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領導批準后，由資料臺帳管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）使用要求1.查閱人員應嚴格按照規(guī)定的查閱范圍和查閱方式進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或采用其他不當方式獲取資料。2.查閱資料臺帳時，不得在資料上進行標記、涂改、污損等行為。如需摘錄或引用資料內(nèi)容，應經(jīng)資料臺帳管理人員同意，并注明出處。六、資料臺帳的安全與保密（一）安全措施1.加強對資料臺帳存儲場所的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.定期對資料臺帳進行檢查，確保資料的安全存儲，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應及時采取措施進行修復或補充。（二）保密規(guī)定1.資料臺帳管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及業(yè)主隱私、公司商業(yè)機密等敏感信息予以保密。2.未經(jīng)公司領導批準，不得向任何單位或個人泄露資料臺帳中的信息。3.在工作中，如因工作需要必須使用敏感信息的，應嚴格按照規(guī)定的程序和范圍使用，并采取相應的保密措施。七、資料臺帳的審核與監(jiān)督（一）內(nèi)部審核1.資料臺帳管理人員應定期對資料臺帳進行自查，確保資料的準確性和完整性。2.公司內(nèi)部審計部門應定期對資料臺帳管理工作進行審計，檢查資料臺帳的建立、更新、保管、查閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。（二）外部監(jiān)督1.接受業(yè)主、相關政府部門等外部單位的監(jiān)督，對提出的意見和建議應及時進行整改。2.積極配合行業(yè)主管部門的檢查和考核，如實提供資料臺帳相關信息。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按照本制度要求建立、更新資料臺帳的。2.資料臺帳記錄不真實、不準確、不完整的。3.擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印資料臺帳的。4.未妥善保管資料臺帳，導致資料損壞、丟失的。5.違反保密規(guī)定，泄露資料臺帳信息的。（二）處理措施1.對于一般違規(guī)行為，由部門負責人對責任人進行批評教育，并責令其限期改正。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情況給予責任人警告、罰款、降職等處分