物業(yè)公司用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各項(xiàng)目管理處、下屬子公司等所有涉及印章使用的部門和人員。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)的具有最高效力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法人章：代表公司法定代表人的個(gè)人印章，用于特定財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽章的場(chǎng)合。5.部門章：各部門為履行職責(zé)，在公司內(nèi)部使用的印章，如行政章、業(yè)務(wù)章等。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章時(shí)，由使用部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。3.刻制的印章必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等應(yīng)與公司要求一致。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，由行政管理部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并填寫《印章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門等信息。2.行政管理部門應(yīng)將新印章的印模留存一份，交檔案室歸檔保存，并將印章啟用的相關(guān)信息通知到各相關(guān)部門。3.印章啟用前，應(yīng)在《印章使用登記簿》上預(yù)留印模，注明啟用日期。三、印章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人使用。（二）保管職責(zé)1.公司公章：由公司行政管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.合同專用章：由公司合同管理部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。3.財(cái)務(wù)專用章：由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。4.法人章：由公司法定代表人或其授權(quán)的專人保管。5.部門章：由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，并報(bào)行政管理部門備案。（三）保管要求1.印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并妥善保管鑰匙。2.印章保管人員不得在未辦理交接手續(xù)的情況下擅自離崗，如因特殊情況需要臨時(shí)離崗，應(yīng)將印章交予部門負(fù)責(zé)人指定的其他人員代管，并辦理交接手續(xù)。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議、證明等的簽署。2.合同專用章：用于簽訂各類合同。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法人章：用于特定財(cái)務(wù)或其他需要法定代表人簽章的場(chǎng)合。5.部門章：用于公司內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等的加蓋，以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的對(duì)外聯(lián)系。（二）使用流程1.填寫申請(qǐng)表：使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：申請(qǐng)表提交后，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，依次報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)：由部門負(fù)責(zé)人審批。重要事項(xiàng)：由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大事項(xiàng)：由公司總經(jīng)理審批。3.登記：經(jīng)審批通過后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息，并要求用印人簽字確認(rèn)。4.用?。河≌卤９苋藛T按照審批意見和登記內(nèi)容，在用印文件上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.留存文件：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》和用印文件留存一份，交檔案室歸檔保存。（三）特殊情況用印1.如遇緊急情況，無法按照正常流程辦理用印審批手續(xù)時(shí)，用印人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及金額較大的合同、重要文件等，在用印前應(yīng)進(jìn)行復(fù)印留存，以備查閱。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)審批的文件、合同等不得加蓋印章。2.空白紙張、空白合同等不得加蓋印章。3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、事項(xiàng)不得加蓋印章。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，由行政管理部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知各相關(guān)部門停止使用該印章，并將停用印章收回。3.印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記簿》上注明印章停用日期，并將停用印章妥善保管。（二）銷毀1.對(duì)于停用的印章，由行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章的銷毀過程，確保印章被徹底銷毀。4.印章銷毀后，應(yīng)在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀情況，并由監(jiān)督人、銷毀人簽字確認(rèn)。六、印章的交接（一）交接原因1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，需要辦理印章交接手續(xù)。2.印章保管人員因特殊情況無法繼續(xù)保管印章，需要臨時(shí)交接給他人代管。（二）交接流程1.印章保管人員提出交接申請(qǐng)，填寫《印章交接申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明交接原因、交接時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，安排交接工作。交接雙方應(yīng)在行政管理部門人員的監(jiān)督下，對(duì)印章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等進(jìn)行清點(diǎn)，并在《印章交接登記簿》上詳細(xì)記錄交接情況。3.交接雙方應(yīng)在《印章交接登記簿》上簽字確認(rèn)，行政管理部門人員作為監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接完成后，原印章保管人員不再承擔(dān)印章保管責(zé)任，新的印章保管人員應(yīng)按照本制度的要求履行保管職責(zé)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管是否安全，是否按照規(guī)定存放。2.印章使用流程是否規(guī)范，是否經(jīng)過審批。3.《印章使用登記簿》、《印章啟用登記表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。（三）檢查方式1.定期檢查：行政管理部門定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政管理部門不定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于因印章使用不當(dāng)給公司造成損