物業(yè)公司用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司用品的管理，規(guī)范用品的采購(gòu)、使用、保管等流程，確保用品的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司總部及各項(xiàng)目管理處的所有辦公用品、維修工具、清潔用品、安保器材等各類(lèi)用品的管理。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定用品的種類(lèi)和數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.歸口管理原則：各類(lèi)用品分別由相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行歸口管理，明確職責(zé)。3.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用用品，降低消耗，提高資源利用率。4.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格規(guī)范用品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、使用、保管、盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢等流程。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品的采購(gòu)計(jì)劃，審核辦公用品的申購(gòu)，統(tǒng)一采購(gòu)和發(fā)放辦公用品。2.定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。3.負(fù)責(zé)辦公設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)類(lèi)用品的管理，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬。（二）工程管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定維修工具的采購(gòu)計(jì)劃，審核維修工具的申購(gòu)。2.負(fù)責(zé)維修工具的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放，建立維修工具臺(tái)賬。3.監(jiān)督維修工具的使用情況，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和維護(hù)。（三）環(huán)境管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定清潔用品的采購(gòu)計(jì)劃，審核清潔用品的申購(gòu)。2.負(fù)責(zé)清潔用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放，建立清潔用品臺(tái)賬。3.監(jiān)督清潔用品的使用情況，確保清潔工作的正常開(kāi)展。（四）安全管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定安保器材的采購(gòu)計(jì)劃，審核安保器材的申購(gòu)。2.負(fù)責(zé)安保器材的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管和發(fā)放，建立安保器材臺(tái)賬。3.監(jiān)督安保器材的使用情況，確保安保工作的順利進(jìn)行。（五）各項(xiàng)目管理處1.根據(jù)實(shí)際工作需要，提出用品的申購(gòu)需求。2.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目管理處用品的領(lǐng)用、使用和保管，做好使用記錄。3.配合公司相關(guān)部門(mén)做好用品的盤(pán)點(diǎn)和清查工作。三、用品采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門(mén)下月工作任務(wù)和用品庫(kù)存情況，填寫(xiě)《用品申購(gòu)計(jì)劃表》，詳細(xì)列出所需用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，報(bào)歸口管理部門(mén)審核。2.歸口管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)的申購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫(kù)存情況和實(shí)際需求，編制月度用品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的用品需求，由需求部門(mén)填寫(xiě)《緊急用品申購(gòu)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)歸口管理部門(mén)審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，優(yōu)先采購(gòu)。（二）采購(gòu)實(shí)施1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦公用品的集中采購(gòu)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.工程管理部門(mén)、環(huán)境管理部門(mén)、安全管理部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)用品的采購(gòu)，應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)組織用品的采購(gòu)，確保用品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知?dú)w口管理部門(mén)和使用部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保用品符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的用品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《用品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、用品入庫(kù)（一）入庫(kù)登記1.驗(yàn)收合格的用品，由倉(cāng)庫(kù)管理人員及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《用品入庫(kù)登記表》，詳細(xì)記錄用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)用品的類(lèi)別、用途等進(jìn)行分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。每月末，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《用品庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，報(bào)歸口管理部門(mén)審核。2.對(duì)于庫(kù)存積壓、損壞、過(guò)期等用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，報(bào)歸口管理部門(mén)審批。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，確保用品的安全存放。五、用品領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明用品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放用品，并在《用品領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物品、限量領(lǐng)用的用品，領(lǐng)用人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)用。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)員工的崗位和工作需求進(jìn)行合理設(shè)定，具體標(biāo)準(zhǔn)由行政管理部門(mén)制定并公布。2.維修工具、清潔用品、安保器材等用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行核定，確保滿足工作要求。3.員工應(yīng)按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用用品，不得超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。六、用品使用與保管（一）使用要求1.員工應(yīng)按照用品的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用用品，不得違規(guī)操作，確保用品的正常使用壽命。2.對(duì)于辦公用品，應(yīng)節(jié)約使用，愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備和家具，保持辦公環(huán)境整潔。3.對(duì)于維修工具、清潔用品、安保器材等用品，使用人員應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。（二）保管責(zé)任1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)領(lǐng)用的用品負(fù)有保管責(zé)任，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，確保用品的安全和完整。2.員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，由員工本人負(fù)責(zé)保管，如有丟失、損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用品倉(cāng)庫(kù)的管理，嚴(yán)格執(zhí)行倉(cāng)庫(kù)管理制度，確保用品的安全存放。七、用品盤(pán)點(diǎn)與清查（一）定期盤(pán)點(diǎn)1.公司每季度組織一次全面的用品盤(pán)點(diǎn)工作，由歸口管理部門(mén)牽頭，各部門(mén)配合，對(duì)辦公用品、維修工具、清潔用品、安保器材等各類(lèi)用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)用品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，如實(shí)填寫(xiě)《用品盤(pán)點(diǎn)表》，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如盤(pán)盈、盤(pán)虧、損壞等，應(yīng)及時(shí)查明原因，填寫(xiě)《用品盤(pán)點(diǎn)差異說(shuō)明表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。（二）不定期清查1.公司不定期對(duì)用品進(jìn)行清查，檢查用品的采購(gòu)、使用、保管等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.各部門(mén)應(yīng)配合公司的清查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。八、用品報(bào)廢（一）報(bào)廢條件1.用品已超過(guò)使用年限，且無(wú)法正常使用的。2.用品因損壞、丟失等原因，無(wú)法修復(fù)或找回，且已無(wú)使用價(jià)值的。3.用品因技術(shù)更新、政策調(diào)整等原因，已被淘汰或禁止使用的。（二）報(bào)廢流程1.倉(cāng)庫(kù)管理人員或使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)用品符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、用品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，報(bào)歸口管理部門(mén)審核。2.歸口管理部門(mén)對(duì)《用品報(bào)廢申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的用品，由倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行報(bào)廢處理，并在《用品報(bào)廢登記表》上登記報(bào)廢日期、報(bào)廢用品名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。4.對(duì)于有殘值的報(bào)廢用品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，殘值收入上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)用品的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、用品領(lǐng)用與使用情況、庫(kù)存管理情況、盤(pán)點(diǎn)清查情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書(shū)》，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將用品管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)用品管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)用品管理不善，造成浪費(fèi)、