煤礦公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦公司總部及所屬各部門、各基層單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指煤礦公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中直接形成的，對公司和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負責全公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司決策提供依據(jù)。5.參與檔案管理信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀等工作。（三）各部門及基層單位職責1.各部門及基層單位應(yīng)指定專人負責本部門（單位）檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門（單位）檔案的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.在日常工作中，妥善保管本部門（單位）形成的檔案，防止丟失和損壞。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，及時提供所需的檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋煤礦地質(zhì)報告、開采設(shè)計方案、作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、設(shè)備檔案、技術(shù)圖紙等。3.經(jīng)營管理類：包含市場營銷資料、合同協(xié)議、招投標文件、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表等。4.基本建設(shè)類：涉及礦井建設(shè)項目的可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程變更資料、竣工驗收文件等。5.科研項目類：包括科研立項文件、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。6.聲像檔案類：如公司重大活動照片、錄像、錄音等。7.實物檔案類：如公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等。（二）收集要求1.各部門及基層單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的完整性和時效性。2.對歸檔的文件材料，應(yīng)進行認真核對，保證其內(nèi)容真實、準確、完整。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對電子檔案應(yīng)進行異地備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度綜合計劃、財務(wù)決算、重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，如一般性的技術(shù)文件、生產(chǎn)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，如一般性的文件材料、臨時性的報表等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。（五）檔案的修復(fù)與復(fù)制1.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)，確保檔案的完整和可讀。2.根據(jù)工作需要，可對檔案進行復(fù)制，但應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，保證復(fù)制件與原件一致。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作關(guān)系，經(jīng)公司批準查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱記錄。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）檔案利用的限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.對可能影響公司利益或形象的檔案，應(yīng)在公司規(guī)定的范圍內(nèi)利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進行清理，提出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除等方式進行銷毀。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對檔案借閱進行全程跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人