熱電公司物資管理制度總則目的為加強熱電公司物資管理，規(guī)范物資采購、驗收、儲存、發(fā)放等流程，確保物資供應的及時性、準確性和合理性，降低物資成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于熱電公司各部門及所屬單位物資的管理活動，包括生產物資、辦公用品、勞保用品等各類物資?；驹瓌t1.歸口管理原則：物資管理工作歸口公司物資管理部門統(tǒng)一負責，各部門配合物資管理部門做好相關工作。2.計劃采購原則：物資采購應根據公司生產經營計劃和實際需求，提前制定采購計劃，避免盲目采購。3.質量第一原則：所采購物資必須符合國家相關標準和公司要求，確保物資質量可靠。4.成本控制原則：在保證物資質量和滿足生產經營需求的前提下，合理控制物資采購成本和庫存成本。5.責任追究原則：對物資管理過程中出現的違規(guī)行為，追究相關責任人的責任。物資管理職責分工物資管理部門職責1.負責制定和完善公司物資管理制度，并組織實施。2.匯總各部門物資需求計劃，編制年度、月度物資采購計劃，并組織采購。3.建立物資供應商檔案，負責供應商的選擇、評估和管理。4.負責物資采購合同的簽訂、執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調解決合同執(zhí)行過程中的問題。5.組織物資的驗收、入庫、儲存、發(fā)放等工作，確保物資管理規(guī)范有序。6.定期對公司物資庫存進行盤點，及時處理積壓物資和報廢物資。7.統(tǒng)計分析物資采購、消耗等數據，為公司成本核算和決策提供依據。使用部門職責1.根據公司生產經營計劃和實際需求，按時編制物資需求計劃，并提交給物資管理部門。2.負責本部門物資的領用、使用和管理，合理控制物資消耗，避免浪費。3.協(xié)助物資管理部門做好物資驗收、盤點等工作，及時反饋物資使用過程中出現的問題。財務部門職責1.負責審核物資采購計劃和采購合同，安排物資采購資金。2.對物資采購、庫存等進行財務核算和監(jiān)督，確保財務數據準確。3.參與物資采購招標、評標等工作，提供財務方面的專業(yè)意見。物資計劃管理需求計劃編制1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月生產經營任務和物資庫存情況，編制物資需求計劃，并報送物資管理部門。2.物資需求計劃應詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數量、需求時間等內容，確保準確無誤。3.對于臨時性物資需求，使用部門應及時向物資管理部門提交書面申請，說明需求原因、物資名稱、規(guī)格型號、數量、預計使用時間等。計劃審核與匯總1.物資管理部門收到各使用部門的物資需求計劃后，應進行認真審核，核實需求的合理性和準確性。2.對于不符合要求的需求計劃，物資管理部門應及時與使用部門溝通，要求其進行修改或補充。3.物資管理部門將審核后的物資需求計劃進行匯總，結合公司庫存情況和采購周期，編制年度、月度物資采購計劃。采購計劃調整1.在物資采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產經營任務變化、物資市場價格波動等原因需要調整采購計劃，使用部門應及時向物資管理部門提出申請。2.物資管理部門根據實際情況對采購計劃進行調整，并報公司領導審批。3.采購計劃調整后，物資管理部門應及時通知相關部門和供應商，確保采購工作順利進行。物資采購管理采購方式選擇1.物資采購應根據物資的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于金額較大、技術復雜、影響公司生產經營的重要物資，應采用招標采購方式；對于金額較小、市場供應充足、技術簡單的物資，可采用詢價采購方式；對于特殊規(guī)格、獨家生產或供應的物資，可采用單一來源采購方式；對于緊急采購的物資，可采用競爭性談判采購方式。供應商管理1.物資管理部門應建立物資供應商檔案，對供應商的基本情況、資質信譽、產品質量、價格水平、售后服務等進行記錄和評估。2.定期對供應商進行考核評價，根據考核結果調整供應商名錄，淘汰不合格供應商，引入優(yōu)質供應商。3.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購流程1.招標采購流程物資管理部門發(fā)布招標公告，邀請符合條件的供應商報名參加投標。對報名供應商進行資格審查，確定入圍供應商名單。向入圍供應商發(fā)放招標文件，組織開標、評標、定標等工作。與中標供應商簽訂采購合同。2.詢價采購流程物資管理部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求其提供物資報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商。與選定供應商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購流程物資管理部門確定參與競爭性談判的供應商名單，并向其發(fā)出談判邀請。組織供應商進行談判，就物資價格、質量、交貨期等條款進行協(xié)商。根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購流程物資管理部門提出單一來源采購申請，說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數量、采購原因等。報公司領導審批后，與供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。采購合同管理1.采購合同簽訂后，物資管理部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，確保各部門了解合同內容和要求。2.負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。3.如因供應商原因導致合同無法按時履行或物資質量不符合要求，物資管理部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。4.采購合同執(zhí)行完畢后，物資管理部門應及時整理合同檔案，歸檔保存。物資驗收管理驗收準備1.物資到貨前，物資管理部門應通知使用部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。2.使用部門應安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收，質量檢驗部門應配備相應的檢驗設備和人員。驗收程序1.物資到貨后，物資管理部門應及時組織使用部門和質量檢驗部門進行驗收。2.驗收人員按照合同要求和相關標準，對物資的名稱、規(guī)格型號、數量、質量、外觀等進行逐一核對和檢驗。3.對于需要進行理化性能檢驗的物資，質量檢驗部門應按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行檢驗，并出具檢驗報告。4.驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。驗收記錄1.物資驗收過程中，應做好驗收記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商、到貨時間、驗收情況等內容。2.驗收記錄應妥善保存，作為物資管理檔案的重要組成部分，以備查閱和追溯。物資儲存管理倉庫規(guī)劃與布局1.根據公司物資種類和數量，合理規(guī)劃倉庫布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、備品備件區(qū)等。2.倉庫應設置明顯的標識牌，標明物資類別、存放位置等信息，便于物資的查找和管理。物資入庫1.驗收合格的物資，物資管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、供應商等信息。2.物資入庫時，應按照倉庫規(guī)劃的存儲區(qū)域進行存放，做到分類存放、整齊有序。3.對易燃易爆、有毒有害等危險物資，應設置專門的儲存區(qū)域，并采取相應的安全防護措施。物資保管1.倉庫管理人員應定期對物資進行檢查和盤點，確保物資數量準確、質量完好、存儲安全。2.對易受潮、易變質、易生銹的物資，應采取防潮、防霉、防銹等措施，如密封包裝、放置干燥劑、涂防銹油等。3.加強倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設施。物資出庫1.使用部門根據生產經營需要，填寫物資領用單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。2.物資管理部門審核物資領用單無誤后，辦理物資出庫手續(xù)，發(fā)放物資，并在領用單上簽字確認。3.物資出庫時，應遵循先進先出、推陳儲新的原則，確保物資質量不受影響。物資盤點管理盤點計劃制定1.物資管理部門應定期組織物資盤點工作，每年至少進行[X]次全面盤點，每季度進行[X]次局部盤點。2.根據公司實際情況，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等內容。盤點實施1.按照盤點計劃，組織盤點人員對倉庫物資進行逐一清點，核對物資數量、規(guī)格型號、質量狀況等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異表，注明差異物資的名稱、規(guī)格型號、數量、差異原因等。盤點結果處理1.盤點結束后，物資管理部門應根據盤點結果編制盤點報告，分析盤點差異產生的原因，提出處理意見和建議。2.對于盤盈的物資，應查明原因后辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的物資，應按照規(guī)定的審批程序進行處理，屬于責任人原因造成的，由責任人負責賠償；屬于不可抗力等原因造成的，經公司領導批準后進行核銷。3.根據盤點結果，調整物資賬目，確保賬實相符。物資報廢管理報廢鑒定1.物資管理部門定期對庫存物資進行清查，發(fā)現有損壞、變質、過期、閑置等無法使用的物資，應組織相關部門和人員進行報廢鑒定。2.報廢鑒定小組根據物資的實際情況，按照國家相關標準和公司規(guī)定，確定物資是否符合報廢條件。報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的物資，物資管理部門應填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數量、報廢原因等信息，并附上相關證明材料。2.物資報廢申請表經使用部門、物資管理部門、財務部門、公司領導等逐級審批后，方可進行報廢處理。報廢處理1.物資管理部門負責組織報廢物資的處理工作，可采用出售、捐贈、報廢拆解等方式進行處理。2.報廢物資處理過程中，應做好記錄，包括處理方式、處理時間、處理價格等信息，并及時將處理結果反饋給相關部門。3.對于涉及環(huán)保要求的報廢物資，應按照國家相關規(guī)定進行處理，確保不對環(huán)境造成污染。物資信息化管理物資管理系統(tǒng)建設1.建立物資管理信息系統(tǒng)，實現物資采購、驗收、儲存、發(fā)放、盤點、報廢等業(yè)務流程的信息化管理。2.物資管理系統(tǒng)應具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為物資管理提供準確、及時的數據支持。數據維護與更新1.物資管理部門應安排專人負責物資管理系統(tǒng)的數據維護和更新工作，確保系統(tǒng)數據的準確性和完整性。2.及時錄入新采購物資的信息，更新物資庫存數量、價格等信息，刪除已報廢物資的信息。3.定期對物資管理系統(tǒng)的數據進行備份，防止數據丟失。信息共享與應用1.物資管理系統(tǒng)應與公司其他相關系統(tǒng)進行對接，實現信息共享，如與財務系統(tǒng)共享物資采購成本信息，與生產系統(tǒng)共享物資需求信息等。2.各部門可通過物資管理系統(tǒng)查詢物資相關信息，提高工作效率和管理水平。3.利用物資管理系統(tǒng)的數據統(tǒng)計和分析功能，為公司物資管理決策提供依據，如物資采購趨勢分析、庫存周轉率分析等。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門定期對物資管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購流程的合規(guī)性、物資庫存管理的準確性等。2.物資管理部門應定期對本部門及所屬單位的物資管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現和解決存在的問題?？己嗽u價1.建立物資管理工作考核評價機制，對各部門及所屬單位的物資管理工作進行量化考核。2.考核