測繪公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效識別、審批、發(fā)布、使用、更改、作廢、回收及保管等環(huán)節(jié)的規(guī)范運作，提高公司文件管理水平，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、項目組及全體員工在工作中所涉及的各類文件，包括但不限于管理文件、技術文件、作業(yè)文件、外來文件等。（三）職責分工1.總經(jīng)理負責公司重要文件的審批、簽發(fā)，對公司文件管理工作進行總體指導和監(jiān)督。2.綜合管理部負責文件管理制度的制定、修訂和解釋。負責公司各類文件的歸口管理，包括文件的收集、整理、分類、編號、歸檔、保管及銷毀等工作。負責文件的上傳下達，組織文件的傳閱、分發(fā)和回收，確保文件及時、準確地傳遞給相關人員。負責監(jiān)督檢查各部門文件管理工作的執(zhí)行情況，對違反文件管理制度的行為進行糾正和處罰。3.各部門負責人負責本部門文件的審核、編制、使用、保管等工作，并確保文件的有效性和完整性。負責組織本部門員工學習相關文件，督促員工嚴格按照文件要求開展工作。負責向綜合管理部提交本部門需歸檔的文件。4.文件起草人負責按照文件編寫規(guī)范和相關要求起草文件初稿，確保文件內(nèi)容準確、清晰、完整。負責對文件的適用性和正確性進行跟蹤和驗證，并根據(jù)實際情況提出修改建議。二、文件分類與編號（一）文件分類1.管理文件：包括公司的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責、工作流程、會議紀要、通知、報告等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理和各項工作的開展。2.技術文件：涵蓋測繪項目的技術設計書、技術總結、規(guī)范標準、操作規(guī)程、技術圖紙等，指導測繪生產(chǎn)作業(yè)，確保測繪成果的質量。3.作業(yè)文件：主要是測繪項目實施過程中形成的原始記錄、觀測數(shù)據(jù)、計算資料、成果報告等，是測繪生產(chǎn)作業(yè)的直接記錄和成果體現(xiàn)。4.外來文件：指公司從外部獲取的與公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的文件，如法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標準、合作協(xié)議、客戶要求等。（二）文件編號1.編號原則文件編號應具有唯一性、系統(tǒng)性和可追溯性，以便于文件的識別、管理和查詢。編號應簡潔明了，包含文件類別代碼、年份、順序號等信息。2.編號方法管理文件編號：GM[年份][順序號]“GM”為管理文件類別代碼。“[年份]”為文件發(fā)布年份，采用公元紀年，四位數(shù)字表示?！癧順序號]”為文件發(fā)布的順序編號，從001開始依次遞增。技術文件編號：JS[年份][順序號]“JS”為技術文件類別代碼?！癧年份]”和“[順序號]”含義同管理文件編號。作業(yè)文件編號：ZY[年份][項目編號][順序號]“ZY”為作業(yè)文件類別代碼。“[年份]”含義同前?！癧項目編號]”為測繪項目的唯一編號?！癧順序號]”為該項目作業(yè)文件的順序編號，從001開始依次遞增。外來文件編號：WL[年份][順序號]“WL”為外來文件類別代碼?！癧年份]”和“[順序號]”含義同管理文件編號。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草人應根據(jù)公司實際情況和工作需要，按照文件編寫規(guī)范和格式要求起草文件。2.文件內(nèi)容應準確反映工作要求和流程，語言表達應簡潔、準確、易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子。3.涉及多個部門或專業(yè)的文件，起草人應充分征求相關部門和人員的意見，確保文件內(nèi)容的全面性和協(xié)調性。（二）文件審核1.文件初稿完成后，起草人應將文件提交本部門負責人進行審核。2.部門負責人應認真審核文件內(nèi)容，對文件的準確性、完整性、適用性和合規(guī)性進行把關，并提出審核意見。如有需要修改的地方，應明確指出并返回起草人進行修改。3.對于重要文件或涉及公司核心業(yè)務的文件，審核通過后還需提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應從公司整體利益和戰(zhàn)略角度出發(fā)，對文件進行最終審批，決定文件是否發(fā)布實施。四、文件的發(fā)布與發(fā)放（一）文件發(fā)布1.經(jīng)審核、審批通過的文件，由綜合管理部負責編號、排版、打印，并在文件首頁加蓋公司公章或文件專用章后發(fā)布。2.文件發(fā)布形式包括紙質文件和電子文件兩種。紙質文件應發(fā)放至相關部門和人員，電子文件應上傳至公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)或指定的共享文件夾，供員工查閱和下載。3.綜合管理部應及時將發(fā)布的文件在公司內(nèi)部進行公告，告知全體員工文件的名稱、編號、發(fā)布日期、生效日期等信息。（二）文件發(fā)放1.文件發(fā)放范圍應根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定，確保相關部門和人員能夠及時獲取和使用文件。2.綜合管理部應建立文件發(fā)放臺賬，記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)、領取人簽字等信息，以便于跟蹤和查詢文件的發(fā)放情況。3.對于需發(fā)放至外部單位的文件，應按照公司對外發(fā)文管理規(guī)定進行審批和發(fā)放，并做好文件的簽收和登記工作。五、文件的使用與保管（一）文件使用1.各部門和員工應按照文件的要求和規(guī)定，正確使用文件，確保文件在工作中的有效執(zhí)行。2.文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容存在疑問或與實際情況不符，應及時向文件起草部門或綜合管理部反饋，以便及時進行修改和完善。3.未經(jīng)文件原審批部門同意，任何人不得擅自修改文件內(nèi)容。如需對文件進行局部調整或補充，應按照文件修訂程序進行審批和發(fā)布。（二）文件保管1.各部門負責本部門所保管文件的日常管理，應指定專人負責文件的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件的妥善存放和安全保密。2.文件保管人員應建立文件保管臺賬，詳細記錄文件的名稱、編號、類別、份數(shù)、保管期限、存放位置等信息，并定期對文件進行清查和核對，確保文件的完整性和準確性。3.文件應分類存放于文件柜、文件夾或電子存儲設備中，便于查找和使用。同時，應注意文件的防潮、防火、防蟲、防盜等安全措施，防止文件損壞或丟失。4.對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照公司保密制度進行保管，采取加密存儲、限制訪問權限等措施，防止機密文件泄露。六、文件的更改與廢止（一）文件更改1.當文件所依據(jù)的法律法規(guī)、政策標準、公司業(yè)務流程或實際情況發(fā)生變化時，或文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題需要修改時，由文件原起草部門或相關部門提出文件更改申請。2.文件更改申請應說明更改的原因、內(nèi)容和范圍，并填寫《文件更改申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交綜合管理部。3.綜合管理部對文件更改申請進行審核，并報總經(jīng)理審批。審批通過后，由文件起草人負責對文件進行修改，并按照文件發(fā)布程序進行編號、排版、打印、審批和發(fā)布。4.文件更改后，綜合管理部應及時將更改后的文件發(fā)放至原文件發(fā)放范圍，并收回舊版文件進行作廢處理。同時，應在文件管理系統(tǒng)中更新文件版本信息，確保員工查閱和使用的是最新版本的文件。（二）文件廢止1.文件因不再適用、已完成使命或法律法規(guī)要求廢止等原因，需要進行廢止處理時，由文件原起草部門或相關部門提出文件廢止申請。2.文件廢止申請應說明廢止的原因，并填寫《文件廢止申請表》，經(jīng)部門負責人審核后提交綜合管理部。3.綜合管理部對文件廢止申請進行審核，并報總經(jīng)理審批。審批通過后，由綜合管理部負責在公司內(nèi)部發(fā)布文件廢止公告，并將廢止的文件進行回收和銷毀處理。4.文件廢止后，應在文件管理系統(tǒng)中刪除相關文件信息，確保文件管理系統(tǒng)的準確性和規(guī)范性。七、文件的歸檔與借閱（一）文件歸檔1.測繪項目結束后，項目負責人應及時組織對項目過程中形成的各類文件進行整理和歸檔，并提交綜合管理部。2.綜合管理部應按照文件分類和編號規(guī)則，對歸檔文件進行審核、分類、編號和裝訂，建立文件檔案，并將檔案存放在專用的檔案室或電子存儲設備中。3.文件歸檔應確保文件的完整性和準確性，歸檔文件應包括文件的正本、副本、附件、修改記錄等相關資料。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和有效保管。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的員工，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交綜合管理部。2.綜合管理部對文件借閱申請進行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，辦理文件借閱手續(xù)，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞文件。如需延長借閱期限，應提前向綜合管理部提出申請，經(jīng)批準后方可延期。4.借閱人歸還文件時，應認真檢查文件的完整性和準確性，如有損壞或缺失，應及時向綜合管理部說明情況，并按照規(guī)定進行賠償。5.檔案管理人員應定期對文件借閱情況進行統(tǒng)計和分析，確保文件借閱記錄的完整性和可追溯性。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部應定期對公司各部門文件管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、發(fā)布、使用、保管、更改、廢止、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用日常檢查、定期抽查、專項檢查等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時發(fā)出整改通知，要求相關部門限期整改。3.各部門應積極配合綜合管理部的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關文件和資料，對檢查中提出的問題應認真對待，及時整改落實。（二）考核評價1.文件管理工作納入公司部門績效考核體系，對文件管理工作成績突出的部門和個人