法院檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法院各部門在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指法院在審判、執(zhí)行、行政管理等各項(xiàng)工作中直接形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。法院檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映法院工作的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)國家和當(dāng)事人的合法權(quán)益。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置法院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全院各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進(jìn)行鑒定，定期清理到期檔案，做好檔案的銷毀工作。4.編制檔案檢索工具，開展檔案信息開發(fā)利用工作，為法院工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時向上級檔案管理部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院干警的檔案意識。7.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，對檔案工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵。三、檔案歸檔范圍（一）訴訟檔案1.刑事訴訟檔案，包括立案、偵查、起訴、審判、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)形成的材料。2.民事訴訟檔案，涵蓋各類民事案件從受理到審結(jié)的全部材料。3.行政訴訟檔案，包含行政案件的立案、審理、裁判等過程中產(chǎn)生的文件。（二）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)文件，包括上級法院、黨委、政府等下發(fā)的與法院工作相關(guān)的文件。2.本院文件，如法院發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、紀(jì)要等。3.請示與批復(fù)，各部門向上級機(jī)關(guān)的請示及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件。4.會議文件，包括本院召開的各類會議的通知、議程、報(bào)告、決議等材料。（三）人事檔案1.干警個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資、黨團(tuán)關(guān)系等方面的材料。2.人事管理文件，如人員招聘、調(diào)配、晉升、培訓(xùn)等工作中形成的文件。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)預(yù)決算文件，包括年度預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)審批文件。（五）基建檔案1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等圖紙及相關(guān)說明。3.工程施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、施工日志等。4.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（六）設(shè)備檔案1.設(shè)備購置文件，如設(shè)備采購合同、招投標(biāo)文件等。2.設(shè)備安裝調(diào)試文件，包括安裝說明書、調(diào)試記錄等。3.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)文件，如設(shè)備操作規(guī)程、維修記錄等。4.設(shè)備報(bào)廢文件，包括報(bào)廢申請、審批文件等。（七）聲像檔案1.照片檔案，如法院工作場景、重要活動、庭審記錄等照片。2.錄音錄像檔案，包括庭審錄音錄像、會議錄音錄像、重大事件錄音錄像等。（八）電子檔案1.各類電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、案件管理系統(tǒng)中的電子卷宗等。2.數(shù)字化檔案，通過掃描、轉(zhuǎn)換等方式形成的數(shù)字化檔案副本。四、檔案歸檔要求（一）歸檔時間1.訴訟檔案應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個月內(nèi)歸檔。2.文書檔案應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔。3.人事檔案應(yīng)在形成后及時歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了后[X]個月內(nèi)歸檔。5.基建檔案、設(shè)備檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工或設(shè)備驗(yàn)收合格后[X]個月內(nèi)歸檔。6.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后[X]天內(nèi)整理歸檔。7.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步歸檔或在規(guī)定時間內(nèi)單獨(dú)歸檔。（二）歸檔質(zhì)量要求1.歸檔材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。4.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，確保長期可讀可用。（三）歸檔手續(xù)各部門在向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，檔案管理部門和移交部門各留存一份。五、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.訴訟檔案按照刑事、民事、行政訴訟類別進(jìn)行分類，每類再按照案件審理程序和時間順序排列。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。4.財(cái)務(wù)檔案按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類。5.基建檔案按照工程項(xiàng)目分類，每個項(xiàng)目再按照文件形成階段和性質(zhì)分類。6.設(shè)備檔案按照設(shè)備種類分類，每臺設(shè)備的檔案再按照文件形成時間順序排列。7.聲像檔案按照載體形式和內(nèi)容分類。8.電子檔案按照類別和年度進(jìn)行分類存儲。（三）編號與編目1.檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，確保目錄準(zhǔn)確、清晰、完整。（四）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。2.裝訂后的檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案，是指對國家和社會具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，如重要的法律文書、重大案件的檔案等。2.長期保管的檔案，保管期限為[X]年，主要是反映法院一般工作活動，在較長時間內(nèi)對法院工作有查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案，保管期限為[X]年，是指在較短時間內(nèi)對法院工作有查考利用價(jià)值的檔案。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、保持檔案的完整與安全等原則。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況確定檔案的保管期限。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)上級檔案管理部門備案。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本院干警因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)法院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱單位應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.當(dāng)事人及其代理人查閱訴訟檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。3.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供檔案查閱、借閱、咨詢等服務(wù)，提高檔案利用效率。2.根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可以提供檔案原件、復(fù)印件、電子檔案等不同形式的檔案資料。3.對利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行處理，確保檔案利用工作的順利進(jìn)行。九、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況。（二）統(tǒng)計(jì)