法務(wù)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強法務(wù)檔案的管理，確保法務(wù)檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮法務(wù)檔案在公司運營和管理中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司法務(wù)部門在處理各類法律事務(wù)過程中形成的檔案資料的歸檔管理，包括但不限于合同審查、訴訟與仲裁案件、法律咨詢服務(wù)、合規(guī)管理等相關(guān)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則法務(wù)檔案由法務(wù)部門指定專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則歸檔的法務(wù)檔案必須是真實、準確反映公司法律事務(wù)處理過程和結(jié)果的原始資料。3.便于利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、檢索和利用，以滿足公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)機構(gòu)對法務(wù)信息的需求。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保法務(wù)檔案不被泄露、篡改或遺失。二、檔案管理職責（一）法務(wù)部門職責1.負責制定和完善法務(wù)檔案歸檔管理的工作流程和規(guī)范。2.組織開展法務(wù)檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作。3.對歸檔的法務(wù)檔案進行分類、編號、編目，并建立電子和紙質(zhì)檔案索引。4.定期對法務(wù)檔案進行檢查、核對，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定的期限保管法務(wù)檔案，對超過保管期限的檔案提出鑒定和銷毀意見。6.負責法務(wù)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴格執(zhí)行檔案借閱審批制度。（二）檔案管理人員職責1.熟悉法務(wù)檔案管理工作的各項流程和要求，具備良好的檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負責法務(wù)檔案的日常整理、裝訂、保管等具體工作，確保檔案的整齊、有序。3.協(xié)助法務(wù)部門對檔案進行分類、編號、編目等工作，建立準確的檔案檢索體系。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的安全防護工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.根據(jù)檔案借閱審批情況，及時辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，并對借閱情況進行記錄。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并提出改進措施。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.合同類檔案各類業(yè)務(wù)合同文本，包括合同的初稿、修改稿、最終簽署稿及相關(guān)補充協(xié)議。合同審批表、立項審批文件、可行性研究報告等與合同簽訂相關(guān)的文件。合同履行過程中的往來信函、傳真、電子郵件等溝通記錄，以及合同變更、解除等相關(guān)文件。2.訴訟與仲裁類檔案起訴狀、答辯狀、反訴狀、上訴狀等訴訟文書。證據(jù)材料，包括書證、物證、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等。庭審筆錄、仲裁裁決書、法院判決書等法律文書。案件代理委托合同、授權(quán)委托書、律師工作記錄等與案件處理相關(guān)的文件。3.法律咨詢服務(wù)類檔案法律咨詢申請登記表，記錄咨詢事項、咨詢?nèi)诵畔⒌?。咨詢問題的回復(fù)函、法律意見書等文件。相關(guān)法律法規(guī)、政策文件及參考資料。4.合規(guī)管理類檔案公司內(nèi)部合規(guī)制度、流程文件。合規(guī)檢查報告、風險評估報告。違規(guī)事件調(diào)查處理文件，包括調(diào)查報告、處理決定等。（二）收集要求1.法務(wù)人員在處理完每一項法律事務(wù)后，應(yīng)及時將形成的相關(guān)檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或抽取。3.對于電子文件，應(yīng)及時進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）檔案整理1.分類標準按照合同、訴訟與仲裁、法律咨詢服務(wù)、合規(guī)管理等類別進行一級分類。在每個一級分類下，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、時間順序等進行二級分類。2.編號規(guī)則采用統(tǒng)一的編號方法，為每份檔案賦予唯一的編號。編號應(yīng)包含年份、類別代碼、順序號等信息，以便于識別和查詢。例如，合同類檔案編號格式為：合同[年份][類別代碼][順序號]，其中“合同”為類別標識，[年份]為四位數(shù)字表示檔案形成年份，[類別代碼]為兩位字母或數(shù)字代碼表示合同具體類型，[順序號]為三位數(shù)字順序號。3.編目內(nèi)容編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等信息。題名應(yīng)準確反映檔案的主要內(nèi)容，日期為檔案形成日期，保管期限和密級按照相關(guān)規(guī)定填寫，頁數(shù)為檔案實際頁數(shù)，備注可用于記錄特殊事項或補充說明。4.裝訂要求對檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，對于紙張規(guī)格不一致的應(yīng)進行折疊或裱糊處理，使其大小統(tǒng)一。采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線距左側(cè)邊緣15mm，上下兩端距頁面邊緣10mm。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.對于日常法律事務(wù)形成的檔案，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。2.對于重大法律事務(wù)或涉及多個部門的復(fù)雜法律事務(wù)，應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成檔案的集中整理和歸檔。（二）歸檔流程1.法務(wù)人員將整理好的檔案資料提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員對提交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性、編號及編目等情況。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理人員將檔案按照分類順序放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管期限1.合同類檔案一般合同保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。涉及重要資產(chǎn)、重大權(quán)益的合同保管期限為[X]年。2.訴訟與仲裁類檔案訴訟與仲裁案件檔案保管期限為[X]年，自案件終結(jié)之日起計算。對于可能存在后續(xù)法律糾紛或具有重大影響的案件檔案，保管期限可適當延長至[X]年。3.法律咨詢服務(wù)類檔案一般性法律咨詢服務(wù)檔案保管期限為[X]年。涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域的法律咨詢服務(wù)檔案保管期限為[X]年。4.合規(guī)管理類檔案合規(guī)制度、流程文件等檔案保管期限為長期。合規(guī)檢查報告、風險評估報告等檔案保管期限為[X]年。違規(guī)事件調(diào)查處理檔案保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、貨架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，并定期進行盤點和清查，確保檔案存放有序，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對法務(wù)檔案進行數(shù)字化存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號規(guī)則進行存儲，并建立索引和鏈接，方便查詢和利用。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（三）檔案保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，配備滅火器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。3.檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于通風和查看，不得在檔案柜周圍堆放雜物。六、檔案借閱與查閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，在履行必要審批手續(xù)后，可借閱法務(wù)檔案。外部單位或個人原則上不得借閱法務(wù)檔案，如有特殊情況需要借閱的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱審批1.借閱人需填寫《法務(wù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、預(yù)計歸還時間等信息。2.《法務(wù)檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交法務(wù)部門負責人審批。3.法務(wù)部門負責人根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審核，對于涉及公司重大機密或重要業(yè)務(wù)的檔案，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，借閱人到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于重要或特殊檔案，借閱期限由法務(wù)部門根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱登記檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及編號等信息。借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行，以便于查詢和統(tǒng)計。（五）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱法務(wù)檔案，需填寫《法務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到法務(wù)部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。2.因工作需要摘錄、復(fù)制少量與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，需經(jīng)法務(wù)部門負責人批準，并在摘錄、復(fù)制的材料上注明出處和用途。（六）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前說明情況并辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人核實并記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本上注明歸還時間，并銷號。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立法務(wù)檔案鑒定小組，由法務(wù)部門負責人擔任組長，成員包括法務(wù)人員、檔案管理人員等。鑒定小組負責對超過保管期限的法務(wù)檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價值，包括是否涉及公司重要權(quán)益、是否可能存在后續(xù)法律糾紛等。3.檔案的密級是否發(fā)生變化，是否符合當前的保密要求。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.鑒定報告經(jīng)法務(wù)部門負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。