民營醫(yī)院采購管理制度一、總則（一）目的為加強民營醫(yī)院采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證醫(yī)院醫(yī)療工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于民營醫(yī)院所有采購活動，包括醫(yī)療設備、醫(yī)用耗材、藥品、辦公用品、后勤物資等各類物資及服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本最低化，實現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)濟效益最大化。3.公平性原則：采購過程中對所有供應商一視同仁，確保公平競爭。4.公開性原則：采購信息、采購程序等應盡量公開透明，接受醫(yī)院內部監(jiān)督。5.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的產(chǎn)品或服務。二、采購組織與職責（一）采購管理委員會1.組成由醫(yī)院高層管理人員、相關職能部門負責人等組成。2.職責審議醫(yī)院采購管理制度、采購計劃等重要文件。審定重大采購項目的采購方式、采購預算等。協(xié)調處理采購過程中的重大問題和爭議。（二）采購部門1.設置與人員配備根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和業(yè)務需求，合理設置采購部門，配備專業(yè)的采購人員。2.職責貫徹執(zhí)行采購管理制度，負責具體采購工作的組織實施。收集市場信息，建立供應商檔案，定期評估供應商。根據(jù)需求部門提交的采購申請，編制采購計劃，組織采購招標、詢價、談判等采購活動。與供應商簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中的問題。負責采購物資的驗收、入庫、付款等工作的協(xié)調與跟進。（三）需求部門1.職責根據(jù)醫(yī)院工作需要，及時、準確地提交采購申請，并詳細說明采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預算等信息。參與采購項目的技術參數(shù)制定、供應商選擇、驗收等工作。對采購物資或服務的使用情況進行跟蹤和反饋。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門應根據(jù)實際工作需求，填寫《采購申請表》，注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預計采購時間、預算金額等內容。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。對于重大采購項目，還需報采購管理委員會審批。（二）采購計劃編制采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，結合醫(yī)院庫存情況、采購周期等因素，編制詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購項目的具體內容、采購方式、時間安排、預算控制等。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如市場調研、網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商備選庫。根據(jù)采購項目需求，從備選庫中篩選出符合要求的供應商，對其資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等方面進行初步評估。2.供應商考察對于重要的采購項目，采購部門應組織相關人員對初選供應商進行實地考察?？疾靸热莅ㄆ髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、生產(chǎn)設備、技術水平、人員資質等。填寫《供應商考察報告》，記錄考察情況，作為選擇供應商的參考依據(jù)。3.供應商評估與準入采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質量、交貨期、價格、售后服務、合作配合度等。根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商納入醫(yī)院合格供應商名錄，對不符合要求的供應商及時淘汰。新供應商準入需經(jīng)采購部門負責人審核批準。4.供應商動態(tài)管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、交易歷史、評估結果等。對供應商的業(yè)績進行跟蹤，如出現(xiàn)產(chǎn)品質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況，及時與供應商溝通協(xié)商解決，并根據(jù)情況調整供應商評估等級。（四）采購方式確定1.公開招標適用于采購金額較大、技術規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項目。采購部門應按照相關法律法規(guī)要求，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。2.邀請招標對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可采用邀請招標方式。采購部門向符合條件的供應商發(fā)出投標邀請書，組織招標活動。3.競爭性談判對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用競爭性談判方式。采購部門與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應商進行協(xié)商，簽訂采購合同。5.詢價采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式。采購部門向不少于三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。（五）采購實施1.招標采購發(fā)布招標公告或投標邀請書，吸引潛在供應商參與投標。組織開標會議，當眾宣布投標供應商名稱、投標價格、投標文件的主要內容等。組建評標委員會，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。向中標供應商發(fā)出中標通知書，并將中標結果通知所有未中標的供應商。2.競爭性談判采購確定參加談判的供應商名單，一般不少于三家。與供應商進行談判，談判過程中可就采購項目的技術、價格、服務等條款進行協(xié)商。談判結束后，要求供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購部門根據(jù)談判情況和最后報價確定成交供應商。3.單一來源采購與單一供應商就采購項目的價格、技術、服務等條款進行協(xié)商。協(xié)商達成一致后，簽訂采購合同。4.詢價采購向供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內報價。對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購要求的供應商作為成交供應商。（六）合同簽訂1.采購部門應根據(jù)采購結果，與中標或成交供應商簽訂采購合同。合同應明確采購物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.合同簽訂前，采購部門應將合同草本提交至醫(yī)院法務部門進行審核，確保合同內容合法合規(guī)。審核通過后，報醫(yī)院領導審批，由授權代表簽訂合同。（七）驗收與付款1.驗收物資到貨前，采購部門應通知需求部門和相關質量管理人員做好驗收準備。物資到貨后，需求部門和質量管理人員按照合同要求和相關標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行驗收。驗收合格后填寫《驗收單》，驗收不合格的應及時與供應商聯(lián)系退換貨等事宜。2.付款采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上合同副本、驗收單、發(fā)票等相關憑證，經(jīng)審批后提交至財務部門辦理付款手續(xù)。財務部門按照財務管理制度和審批流程進行付款審核，確保付款準確無誤。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)醫(yī)院年度工作計劃和業(yè)務發(fā)展需求，結合歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預算。采購預算應包括各類采購項目的預計金額、采購時間安排等內容。2.年度采購預算編制完成后，報采購管理委員會審議通過，經(jīng)醫(yī)院領導批準后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得隨意超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制審批程序進行申請和審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行分析和比對，發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門進行整改。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動中可能存在的風險進行識別，風險因素包括市場供應風險、質量風險、價格風險、合同風險、供應商違約風險等。2.通過收集市場信息、分析歷史數(shù)據(jù)、與供應商溝通等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，對風險進行排序，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（三）風險應對1.市場供應風險應對：建立供應商備選庫，與多家供應商保持聯(lián)系，關注市場動態(tài)，提前做好應對供應短缺等情況的預案。2.質量風險應對：加強對供應商的資質審核和產(chǎn)品質量驗收，要求供應商提供質量保證承諾，對重要物資進行定期抽檢。3.價格風險應對：開展市場調研，掌握價格波動趨勢，通過招標、談判等多種采購方式爭取合理價格，與供應商協(xié)商價格調整機制。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格合同簽訂、審核流程，明確雙方權利義務，及時跟蹤合同履行情況，防范合同糾紛。5.供應商違約風險應對：在合同中約定違約責任和賠償條款，加強對供應商的監(jiān)督和管理，對出現(xiàn)違約行為的供應商采取相應的處罰措施。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.醫(yī)院內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.設立投訴舉報渠道，接受醫(yī)院員工對采購活動中違規(guī)行為的投訴舉報，對舉報事項進行調查處理。（二）考核評價1.建立采購部門及采購人員考核評價制