民營企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民營企業(yè)檔案管理，有效保護和利用檔案，提高企業(yè)管理水平，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本民營企業(yè)各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指民營企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、文化建設等活動中直接形成的，對企業(yè)具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。企業(yè)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，保障檔案的安全保管和有效利用，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。遵循方便快捷、高效服務的理念，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足企業(yè)各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.負責企業(yè)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導、監(jiān)督和檢查各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等，進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。4.組織開展檔案信息化建設，建立和維護企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。5.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，保障檔案保管條件符合要求。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務水平。7.負責企業(yè)檔案的鑒定、銷毀工作，并按照規(guī)定程序進行審批和處置。（二）各部門職責1.負責本部門檔案工作的組織領(lǐng)導，明確專人負責檔案管理，并將檔案工作納入部門工作計劃和崗位職責。2.按照檔案管理制度的要求，負責收集、整理、保管本部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和準確。3.定期向綜合管理部門移交應歸檔的檔案，并協(xié)助綜合管理部門開展檔案的整理、鑒定、利用等工作。4.負責本部門檔案信息的安全保密工作，對涉密檔案嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理。5.積極配合綜合管理部門開展檔案信息化建設，及時提供本部門的檔案數(shù)據(jù)和信息。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度，熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負責所在部門或綜合管理部門檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檔案的統(tǒng)計工作，準確掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等情況。4.做好檔案的安全保管工作，維護檔案庫房的環(huán)境整潔和設施設備的正常運行，防止檔案損壞、丟失和泄密。對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。5.根據(jù)企業(yè)工作需要，積極主動地提供檔案利用服務，為查閱檔案人員提供便利，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，確保檔案的合理使用和安全。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，提出鑒定意見，協(xié)助辦理檔案銷毀審批手續(xù)，并做好銷毀記錄。7.負責檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入、更新檔案信息，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準確、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案上級機關(guān)下發(fā)的與本企業(yè)有關(guān)的文件、指示、通知等。本企業(yè)制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議記錄、紀要、簡報等。企業(yè)對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等。企業(yè)內(nèi)部的請示、報告、批復、函件等往來文件。企業(yè)各類統(tǒng)計報表、財務報表等。企業(yè)獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等。其他具有保存價值的文書材料。2.科技檔案產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、技術(shù)總結(jié)等。工藝文件，包括工藝流程、操作規(guī)程、工藝卡片等。設備檔案，包括設備購置合同、說明書、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)記錄等?；n案，包括工程項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等?？蒲许椖繖n案，包括項目立項申請書、任務書、研究報告、成果鑒定文件等。3.人事檔案員工的履歷表、身份證復印件、學歷學位證書復印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復印件等個人基本材料。員工的勞動合同、聘用合同、崗位變動記錄、薪資調(diào)整記錄等。員工的考核評價材料，如年度考核表、績效評估記錄等。員工的培訓記錄、獎懲記錄、參加黨團組織和民主黨派的材料等。其他與員工個人有關(guān)的重要材料。4.財務檔案會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬等。財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財務審計報告、稅務申報資料等。其他財務相關(guān)文件，如預算文件、財務制度等。5.業(yè)務檔案市場營銷業(yè)務檔案，包括客戶資料、市場調(diào)研報告、銷售合同、訂單等。采購業(yè)務檔案，包括采購合同、供應商資料、采購訂單、驗收記錄等。生產(chǎn)業(yè)務檔案，包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。售后服務業(yè)務檔案，包括客戶投訴處理記錄、維修記錄、回訪記錄等。其他業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案形成及時、完整、準確。2.對屬于歸檔范圍的文件材料，應按照規(guī)定的時間和要求進行收集，不得積壓或遺漏。3.收集的文件材料應保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制后歸檔。4.電子文件應同時收集其紙質(zhì)版本或打印件，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件的格式應符合長期保存的要求，存儲載體應妥善保存。（三）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。先將文件按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期三類，最后按機構(gòu)（問題）進行排列。對每份文件進行編號，編制歸檔文件目錄，目錄內(nèi)容包括文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等。將文件按編號順序裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案產(chǎn)品檔案按產(chǎn)品型號分類，工藝檔案按工藝類型分類，設備檔案按設備型號分類，基建檔案按工程項目分類，科研項目檔案按項目名稱分類。每類檔案再按文件形成時間順序排列，對每份文件進行編號，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、日期、來源等。對圖紙類檔案應折疊成A4幅面，并在右下角加蓋檔號章，注明檔號、圖號、責任者、名稱等信息。3.人事檔案按照國家有關(guān)人事檔案管理的規(guī)定進行整理，分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學歷學位、培訓材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、其他材料。每類材料按時間順序排列，對每份材料進行編號，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括類別號、順序號、材料名稱、日期等。人事檔案應使用專用檔案盒，并在盒面上標明員工姓名、檔案編號等信息。4.財務檔案會計憑證按月份順序裝訂成冊，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼等信息。會計賬簿按年度整理，每本賬簿應單獨編號，編制賬簿目錄，目錄內(nèi)容包括賬戶名稱、頁碼等。財務報表按年度裝訂，注明報表名稱、年份、月份等信息。其他財務文件按類別整理，分別編號，編制文件目錄。5.業(yè)務檔案根據(jù)業(yè)務特點和檔案形成規(guī)律，按照業(yè)務流程或項目進行分類整理。例如，市場營銷業(yè)務檔案可按客戶類別或銷售項目分類，采購業(yè)務檔案可按供應商或采購項目分類。對每份業(yè)務文件進行編號，編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括編號、業(yè)務內(nèi)容、日期、相關(guān)人員等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.根據(jù)檔案類別和保管期限，設置不同的檔案架、柜，對檔案進行分類存放，并在架、柜上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。永久保管的文書檔案主要包括企業(yè)設立、變更、終止的文件材料；企業(yè)章程、股東會決議、董事會決議等重要文件；國家和地方有關(guān)企業(yè)的重大政策文件；企業(yè)獲得的省部級以上榮譽證書等。長期保管的文書檔案主要包括企業(yè)一般性的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)報告、會議記錄等；企業(yè)與重要客戶簽訂的長期合作合同；企業(yè)內(nèi)部的重要往來文件等。短期保管的文書檔案主要包括企業(yè)一般性的事務性文件，如一般性的通知、便函、報表等。2.科技檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值確定，一般分為永久、長期、短期三種。永久保管的科技檔案主要包括企業(yè)核心技術(shù)文件、重大科研成果文件、涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的文件等。長期保管的科技檔案主要包括重要產(chǎn)品的技術(shù)文件、主要設備的檔案等。短期保管的科技檔案主要包括一般性的技術(shù)文件、臨時項目的技術(shù)資料等。3.人事檔案的保管期限為員工在職期間及離職后一定期限，具體按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.財務檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務報表永久保管。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并采取措施進行處理。2.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應及時進行修復或復制，保持檔案的完整性。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期更新，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。4.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全設施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品。5.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并在檔案管理人員的陪同下進行。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案利用活動的合法性和規(guī)范性。2.服務企業(yè)原則。檔案利用工作應緊密圍繞企業(yè)中心工作，積極主動地為企業(yè)各部門和員工提供檔案信息服務，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等工作對檔案的需求。3.確保安全原則。在檔案利用過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（二）利用方式1.查閱企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱檔案應在檔案閱覽室進行，如需帶出檔案閱覽室，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，但不得轉(zhuǎn)借他人，且應按時歸還。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員對借閱申請進行審核，對符合借閱條件的，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案借給借閱人。同時，在檔案借閱登記簿上記錄借閱信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印、抄錄檔案內(nèi)容，嚴禁在檔案上圈劃、批注、污損。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。3.復制因工作需要復制檔案的，復制申請人應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)復制申請表，對需要復制的檔案進行審核，經(jīng)綜合管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制檔案應使用統(tǒng)一的復制設備和材料，確保復制件與原件內(nèi)容一致。復制件應加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復制日期、復制人等信息。復制后的檔案應按照檔案管理規(guī)定進行整理歸檔或發(fā)放給申請人。（三）利用限制1.涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱、借閱和復制。2.對正在辦理涉及法律糾紛、審計、紀檢監(jiān)察等事項的檔案，在相關(guān)事項未結(jié)束前，限制查閱和借閱范圍。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容可能對企業(yè)利益造成損害或存在其他不宜公開的情況，檔案管理人員有權(quán)拒絕提供利用，并及時向上級報告。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門業(yè)務骨干等。（二）鑒定內(nèi)容1.對保管期滿的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。2.對涉及企業(yè)重大事項、重要業(yè)務活動的檔案，即使保管期限未滿，也應進行重點審查，根據(jù)實際情況確定其是否需要繼續(xù)保存。3.對已失去保存價值的檔案，審查其銷毀是否符合法律法規(guī)和企業(yè)制度的規(guī)定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，結(jié)合企業(yè)的實際情況和發(fā)展需求，對檔案進行全面分析和評估。2.查閱檔案形成部門和相關(guān)人員的意見，了解檔案在實際工作中的作用和利用情況。3.參考國家有關(guān)檔案鑒定的標準和規(guī)定，以及同行業(yè)類似企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，確定檔案的鑒定結(jié)論。（