民辦培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強民辦培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教學(xué)、管理、研究等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及與學(xué)校相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案由專門的檔案管理部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、管理、科研等活動中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及學(xué)校機密和個人隱私的檔案妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理室，負責全校檔案的集中管理工作。檔案管理室可隸屬于學(xué)校辦公室或獨立設(shè)置，配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.收集、整理、分類、編目、裝訂學(xué)校各類檔案，確保檔案的規(guī)范、完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進行登記。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后予以銷毀。7.參與學(xué)校重大活動、重要會議等文件材料的收集、整理和歸檔工作。8.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件材料的收集、整理和初步分類工作，定期移交檔案管理室。2.協(xié)助檔案管理室做好本部門檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。3.向本部門人員宣傳檔案管理知識，督促大家及時將辦理完畢的文件材料交兼職檔案員整理歸檔。三、檔案分類及歸檔范圍（一）黨群工作類1.黨組織建設(shè)文件：包括黨組織設(shè)置、換屆選舉、黨員發(fā)展、黨員教育管理等方面的文件材料。2.宣傳工作文件：學(xué)校的宣傳計劃、總結(jié)、活動方案、宣傳報道等材料。3.紀檢監(jiān)察工作文件：黨風(fēng)廉政建設(shè)、紀檢監(jiān)察工作的相關(guān)文件、報告、檢查記錄等。（二）行政管理類1.學(xué)校行政文件：上級主管部門下發(fā)的各類文件、學(xué)校制定的行政規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議紀要等。2.人事管理文件：教職工招聘、錄用、考核、獎懲、培訓(xùn)、職稱評定、工資福利等方面的文件材料。3.財務(wù)管理文件：學(xué)校財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告、收費管理等文件。4.后勤管理文件：校園建設(shè)規(guī)劃、物資采購、設(shè)備管理、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等方面的文件。5.對外聯(lián)絡(luò)文件：學(xué)校與上級主管部門、其他單位、社會組織的往來文件、合作協(xié)議、交流活動記錄等。（三）教學(xué)管理類1.教學(xué)計劃、大綱：各專業(yè)的教學(xué)計劃、課程教學(xué)大綱、實踐教學(xué)大綱等。2.教學(xué)文件：教案、教學(xué)課件、教學(xué)案例、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)質(zhì)量評估等材料。3.學(xué)生學(xué)籍管理文件：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、成績冊、畢業(yè)登記表等。4.教學(xué)研究與改革文件：教學(xué)研究項目申報書、結(jié)題報告、教學(xué)改革方案、成果等。5.考試管理文件：考試計劃、試卷、成績分析、考場記錄等。（四）教師業(yè)務(wù)檔案類1.教師基本情況：個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、教師資格證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書等復(fù)印件。2.教學(xué)工作：教學(xué)任務(wù)安排、教學(xué)工作量統(tǒng)計、教學(xué)質(zhì)量評價、教學(xué)獲獎情況等。3.科研工作：科研項目申報書、立項通知書、研究成果、發(fā)表論文、著作等。4.培訓(xùn)進修：參加培訓(xùn)、進修的通知、結(jié)業(yè)證書等材料。（五）學(xué)生檔案類1.學(xué)生入學(xué)材料：報名登記表、準考證、體檢表、錄取通知書等。2.學(xué)籍檔案：學(xué)生基本信息變更記錄、獎懲材料、學(xué)籍異動記錄等。3.學(xué)習(xí)成績檔案：各學(xué)期課程成績、補考成績、重修記錄等。4.畢業(yè)生檔案：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、派遣證、畢業(yè)證書復(fù)印件等。（六）其他類1.學(xué)校重大活動、重要事件的文件材料和影像資料。2.學(xué)校獲得的各類榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案的照片及相關(guān)說明材料。3.其他具有保存價值的文件材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負責本部門文件材料的收集工作。兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.學(xué)校各部門在辦理完畢的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交兼職檔案員。一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的移交工作。3.對于學(xué)校重大活動、重要會議等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理并移交檔案管理室。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類體系進行，確保檔案分類準確、合理。編號應(yīng)采用統(tǒng)一的編號方法，保證檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目應(yīng)包括檔案的題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等項目，編目要準確、清晰，便于查詢和利用。裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持文件材料的原貌。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類體系有序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，檔案密集架應(yīng)排列整齊，編號清晰。檔案存放應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，便于存取。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的保護措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對學(xué)校具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為5年至15年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況確定。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行清理，提出存毀意見，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。（四）檔案安全管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理和安全檢查，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。對檔案的借閱、查閱、歸還等情況要進行詳細登記，確保檔案的去向清楚。4.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及學(xué)校機密和個人隱私的檔案要妥善保管，防止泄露。未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，必須按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、管理、研究等工作需要，可查閱本人或本部門相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.涉及個人隱私的檔案，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（三）利用手續(xù)1.本校教職員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（四）檔案借閱1.本校教職員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時記錄并報告。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負責對學(xué)校檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀意見。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實際情況，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，準確判斷檔案的價值。3.檔案鑒定工作小組應(yīng)形成檔案鑒定報告，對鑒定結(jié)果進行詳細記錄，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理室負責組織銷毀。2