森林資源檔案管理制度一、總則（一）目的為加強森林資源檔案管理，有效保護、利用和管理森林資源信息，提高森林資源管理的科學性、規(guī)范化和信息化水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內涉及森林資源管理的各部門、各崗位及相關工作人員，包括但不限于森林資源調查、監(jiān)測、規(guī)劃、經營、保護等業(yè)務環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：森林資源檔案應如實反映森林資源的現(xiàn)狀、變化及相關管理活動，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理與森林資源相關的各類信息，涵蓋森林資源的各個方面，保證檔案資料的完整性。3.準確性原則：檔案內容應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字描述等應符合規(guī)范要求，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.系統(tǒng)性原則：對森林資源檔案進行系統(tǒng)分類、整理和存儲，建立科學合理的檔案體系，便于查詢、檢索和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保森林資源檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善森林資源檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開展森林資源檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護森林資源檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.指導和監(jiān)督各部門的森林資源檔案管理工作，提供檔案業(yè)務培訓和技術支持。5.定期對森林資源檔案管理工作進行總結和評估，提出改進措施和建議。（二）各部門職責1.負責本部門涉及森林資源管理業(yè)務的檔案資料收集、整理，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門森林資源檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。3.配合檔案管理部門開展檔案的統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，提供相關資料和信息。4.在開展森林資源管理業(yè)務過程中，嚴格按照檔案管理制度要求，規(guī)范檔案的形成和使用。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責森林資源檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，做好檔案信息的查詢、檢索和利用服務工作。4.定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，確保檔案安全。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案收集（一）收集范圍1.森林資源調查資料，包括各類森林資源清查報告、專項調查數(shù)據(jù)、遙感影像資料等。2.森林資源監(jiān)測數(shù)據(jù)，如森林資源動態(tài)監(jiān)測數(shù)據(jù)、森林生態(tài)系統(tǒng)監(jiān)測數(shù)據(jù)等。3.森林資源規(guī)劃文件，如森林經營方案、造林規(guī)劃、采伐限額編制等相關資料。4.森林資源經營管理資料，包括森林撫育作業(yè)設計、造林施工記錄、采伐許可證及采伐作業(yè)驗收資料等。5.森林資源保護資料，如森林病蟲害防治記錄、森林防火工作資料、林地征占用審批文件等。6.與森林資源相關的法律法規(guī)、政策文件、標準規(guī)范等。7.其他與森林資源管理有關的資料，如科研成果、會議紀要、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產生的森林資源檔案資料。2.檔案資料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對于電子文件，應確保格式規(guī)范、存儲完整，并與紙質文件內容一致。3.收集的檔案資料應進行分類整理，按照一定的邏輯順序排列，便于后續(xù)的歸檔工作。4.對重要的森林資源檔案資料，應進行備份保存，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集時間1.對于定期產生的檔案資料，如年度森林資源監(jiān)測報告、年度森林經營計劃等，應在規(guī)定時間內收集歸檔。2.對于臨時性工作產生的檔案資料，應在工作結束后及時收集整理，移交檔案管理部門。3.對于上級部門下發(fā)的與森林資源管理相關的文件，應在收到后立即進行登記，并及時轉發(fā)給相關部門，同時將文件原件或復印件收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循森林資源檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查詢和利用，提高檔案管理工作效率。（二）分類方法1.按業(yè)務類型分類：可分為森林資源調查、監(jiān)測、規(guī)劃、經營、保護等類別，每個類別下再根據(jù)具體業(yè)務內容細分若干二級類目。2.按時間順序分類：按照檔案形成的時間先后順序進行排列，便于反映森林資源的發(fā)展變化過程。3.按地域分類：根據(jù)森林資源所在的地理位置進行分類，適用于涉及多個區(qū)域森林資源管理的情況。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質檔案資料進行整理，去除金屬物，破損的文件應進行修復或復制，然后按照一定順序裝訂成冊。2.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準確、完整。3.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、題名、起止日期等信息，便于查找和管理。4.數(shù)字化處理：對重要的森林資源檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍經整理后的各類森林資源檔案資料均應及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應定期接收各部門移交的檔案資料，對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。2.歸檔的檔案應按照分類方法進行存放，做到排列有序，便于查找。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、題名、移交部門等信息，便于跟蹤和管理。（三）歸檔時間各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的森林資源檔案資料移交檔案管理部門歸檔。對于重大項目或臨時性工作產生的檔案資料，應在項目結束或工作完成后[規(guī)定時間]內歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、消防設備等。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放在檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的森林資源檔案應進行專柜保管，并設置相應的保密標識。（三）保管期限1.根據(jù)森林資源檔案的重要性和時效性，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。2.永久保管的檔案主要包括森林資源的基礎資料、重要的規(guī)劃文件、涉及森林資源產權及重大權益的文件等。3.長期保管的檔案包括森林資源調查、監(jiān)測、經營、保護等業(yè)務過程中的重要文件和資料。4.短期保管的檔案主要是一般性的業(yè)務文件和資料，保管期限屆滿后，經鑒定可以銷毀。（四）檔案檢查與盤點1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。2.每年應對檔案進行一次全面盤點，核對檔案的數(shù)量、編號、題名等信息，確保賬實相符。對盤盈、盤虧的檔案應查明原因，及時調整。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容1.森林資源檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括紙質檔案和電子檔案的數(shù)量。2.檔案的分類統(tǒng)計，如按業(yè)務類型、保管期限等分類統(tǒng)計檔案數(shù)量。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案查閱、借閱的次數(shù)、人次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進行記錄。2.利用檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對檔案信息進行自動統(tǒng)計和分析，生成各類統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計時間每月末對本月檔案管理情況進行統(tǒng)計，每年末對全年檔案管理情況進行全面統(tǒng)計和分析，并撰寫統(tǒng)計報告。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核后，予以銷毀。2.對于涉及森林資源產權、歷史沿革、重要決策等具有長遠歷史和現(xiàn)實意義的檔案，應適當延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經公司分管領導審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應對檔案銷毀清冊進行歸檔保存，以備查考。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因森林資源管理、決策、科研、教學等工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，經公司批準后，可查閱相關森林資源檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱時，利用者應在檔案查閱登記簿上登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得