檔案管理制度管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司人事總監(jiān)負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案管理部門具體實施。2.真實完整原則：檔案應真實反映公司各項活動的實際情況，確保檔案的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、丟失和損壞，嚴格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負責收集、整理公司各部門形成的各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設備，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.檔案利用服務：為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務，根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料，積極主動地為公司各項工作提供檔案信息支持。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。6.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。7.培訓與指導：對公司各部門檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導，提高公司整體檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)等。2.人事管理類：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同、人事檔案等。3.財務管理類：包含財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算決算等。4.業(yè)務經(jīng)營類：涉及市場營銷、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料等。5.工程技術類：如工程圖紙、設計方案、施工資料、技術研發(fā)文檔等。6.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、活動照片、視頻資料等。（二）編號規(guī)則1.一級編號：采用檔案分類類別首字母大寫組合表示，如行政管理類用“XZ”表示，人事管理類用“RS”表示等。2.二級編號：按照檔案形成時間順序或業(yè)務流程順序進行編號，用兩位數(shù)字表示，如01、02等。3.三級編號：根據(jù)檔案具體內(nèi)容或版本進行細分編號，用三位數(shù)字表示，如001、002等。4.編號示例：“RS05012”表示人事管理類中第5個業(yè)務流程下的第12份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.公司各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、準確、完整地收集齊全。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢或事件結(jié)束后，及時將相關檔案整理歸檔，移交檔案管理部門。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關部門負責收集，并及時交檔案管理部門登記保管。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙張較小或破損的文件進行粘貼、修復，然后按照一定順序進行裝訂，保持文件的整齊和牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和管理。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限和密級的檔案應分開存放，并有明顯標識。（四）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年。2.中期檔案：保管期限為510年。3.長期檔案：保管期限為10年以上。4.永久檔案：具有重要歷史價值或長期查考利用價值的檔案，應永久保管。（五）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每月進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況進行記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱相關檔案。2.外部單位因業(yè)務往來需要，經(jīng)公司領導批準，可查閱、借閱公司相關檔案。（二）利用程序1.查閱程序填寫申請表：利用者需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字審批。檔案管理部門審核：檔案管理部門對申請表進行審核，審核通過后安排查閱。查閱登記：利用者在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，檔案管理人員對查閱情況進行登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案內(nèi)容等。歸還檔案：查閱完畢后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員檢查檔案是否完好無損。2.借閱程序填寫申請表：利用者填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、借閱期限等。部門負責人審批：申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意。檔案管理部門審核：檔案管理部門對申請表進行審核，報公司領導審批。借閱登記與交付：經(jīng)批準后，檔案管理人員辦理檔案借閱登記手續(xù)，向利用者交付檔案，并告知借閱期限和注意事項。歸還檔案：利用者應在借閱期限屆滿前歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否齊全、完整，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司領導批準，不得查閱、借閱和復印，嚴格遵守保密規(guī)定。2.檔案利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、標記、污損檔案，不得私自復制檔案內(nèi)容。3.檔案利用完畢后，應按照檔案管理部門的要求進行妥善處理，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司領導、檔案管理部門負責人及相關業(yè)務部門人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可鑒定為銷毀檔案。3.對涉及公司核心機密、重大歷史事件等重要檔案，應永久保存。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期對檔案進行清查，初步篩選出可能需要鑒定的檔案。2.小組鑒定：檔案鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進行詳細審查和鑒定，確定檔案的保管期限和是否具有保存價值。3.編制鑒定報告：根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案鑒定報告，注明鑒定檔案的名稱、數(shù)量、鑒定理由、鑒定結(jié)論等。4.審批：鑒定報告報公司領導審批。（四）銷毀程序1.造冊登記：對批準銷毀的檔案進行造冊登記，包括檔案編號、題名、數(shù)量、保管期限等信息。2.指定銷毀地點：選擇安全可靠的銷毀地點，確保銷毀過程的保密和環(huán)保。3.監(jiān)督銷毀：由檔案管理部門和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)督檔案的銷毀過程，確保檔案被徹底銷毀。4.銷毀記錄：對銷毀情況進行記錄，并存檔備查，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，確保掃描圖像清晰、完整。2.對電子檔案進行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、分類、日期等進行查詢，快速準確地獲取所需檔案信息。3.借閱管理：對檔案借閱業(yè)務進行在線辦理，記錄借閱情況，提醒借閱期限。4.權限管理：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為公司決策提供支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.采取安全防護措施，防止檔案信息系統(tǒng)受到網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全威脅。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同介質(zhì)和地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.組織實施檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.協(xié)調(diào)公司各部門之間的檔案管理工作，解決工作中出現(xiàn)的問題。4.負責檔案管理部門人員的培訓、考核和管理。5.定期向公司領導匯報檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案