檔案登記備份管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本檔案登記備份管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工形成的各類檔案資料的登記備份管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案的形成和收集應真實反映公司各項業(yè)務活動，保證檔案內容的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.安全保密原則加強檔案安全防護，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露和丟失，確保檔案的安全性和保密性。4.便于利用原則檔案管理應便于公司內部各部門及員工查詢利用，提高檔案的使用效率，為公司的決策和業(yè)務發(fā)展提供支持。二、檔案分類及范圍（一）行政檔案1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司行政管理制度、通知、公告等文件。3.公司會議記錄、紀要、決議等資料。4.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。5.公司證照、印章管理文件及使用記錄。6.公司固定資產(chǎn)清單、采購合同、維修記錄等文件。7.公司辦公場所租賃協(xié)議、裝修合同等文件。（二）人事檔案1.員工入職登記表、簡歷、身份證復印件、學歷證書、學位證書等相關入職資料。2.員工勞動合同、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等各類合同文件。3.員工績效考核記錄、工資調整記錄、獎勵懲罰記錄等人事考核資料。4.員工培訓記錄、培訓計劃、培訓總結等文件。5.員工離職申請表、離職證明等文件。6.人事檔案管理相關制度及流程文件。（三）財務檔案1.公司財務預算、決算報告、財務報表等文件。2.會計憑證、賬簿、財務審計報告等財務核算資料。3.稅務申報資料、發(fā)票管理文件等稅務相關資料。4.公司資金往來記錄、銀行對賬單、付款申請單等資金管理文件。5.財務檔案管理制度及流程文件。（四）業(yè)務檔案1.公司產(chǎn)品研發(fā)相關資料，包括項目計劃書、研發(fā)報告、設計圖紙等。2.市場營銷資料，如市場調研報告、銷售合同、客戶名單等。3.生產(chǎn)運營資料，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質量檢驗報告等。4.采購供應資料，如采購訂單、供應商資質文件、采購發(fā)票等。5.售后服務資料，如客戶投訴記錄、維修記錄、回訪記錄等。6.業(yè)務檔案管理制度及流程文件。（五）其他檔案1.公司獲得的榮譽證書、資質證書等文件。2.公司參加行業(yè)會議、活動的相關資料，包括會議紀要、參會人員名單、活動照片等。3.公司與外部機構合作項目的相關資料，如合作協(xié)議、項目進展報告等。4.其他不宜歸入上述類別的檔案資料。三、檔案登記備份流程（一）檔案形成1.各部門及員工在業(yè)務活動中形成的各類文件、資料，應及時進行整理，并按照檔案分類要求進行初步分類。2.形成檔案的部門或個人應對檔案的真實性、完整性負責，確保檔案內容準確無誤、手續(xù)齊全。（二）檔案收集1.各部門指定專人負責定期收集本部門形成的檔案資料，并進行初步審核。2.收集到的檔案資料應填寫《檔案收集清單》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、形成時間、來源等信息。（三）檔案移交1.各部門收集整理好的檔案資料，應定期移交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員接收檔案時，應按照《檔案收集清單》進行核對，確認無誤后在清單上簽字確認，并辦理檔案移交手續(xù)。（四）檔案登記1.檔案管理人員對接收的檔案進行登記，建立《檔案登記臺賬》，記錄檔案的編號、名稱、分類、形成時間、保管期限、存放位置等詳細信息。2.檔案編號應按照一定的規(guī)則進行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。（五）檔案備份1.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，檔案管理人員對需要備份的檔案進行電子備份或紙質副本備份。2.電子備份應采用光盤、硬盤等存儲介質，并進行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.紙質副本備份應按照檔案原件的格式和內容進行復印或打印，并與原件一并存放。（六）檔案整理1.檔案管理人員對登記備份后的檔案進行整理，按照檔案分類和編號順序進行排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對于同一類檔案，應按照時間順序或重要程度進行排列，形成清晰的檔案目錄。（七）檔案存儲1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保存。2.檔案應按照不同類別、保管期限進行分區(qū)存放，并設置明顯的標識，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應建立電子檔案存儲系統(tǒng)，進行分類存儲，并設置相應的訪問權限，確保電子檔案的安全。四、檔案保管期限及銷毀（一）保管期限分類1.永久保管涉及公司核心業(yè)務、重大權益、重要歷史資料等檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、公司合并或分立文件等，應永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年等不同期限，具體保管期限根據(jù)檔案的性質和重要程度確定。行政檔案中一般性的會議記錄、通知等保管期限為3年。人事檔案中員工勞動合同、培訓記錄等保管期限為5年。財務檔案中會計憑證、賬簿等保管期限為15年。業(yè)務檔案中部分市場調研報告、生產(chǎn)計劃等保管期限為10年。（二）保管期限確定1.檔案形成部門應在檔案形成時，根據(jù)檔案的性質和重要程度，提出初步的保管期限建議，并填寫在《檔案收集清單》上。2.公司綜合管理部檔案管理人員對各部門提出的保管期限建議進行審核，結合公司檔案管理規(guī)定，確定最終的保管期限，并在《檔案登記臺賬》上注明。（三）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行清理，并編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司綜合管理部負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并由專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.檔案銷毀完成后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。五、檔案查閱及借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批。2.涉及重要檔案或機密信息的查閱，需經(jīng)公司分管領導審批。3.查閱檔案應在檔案管理人員指定的查閱地點進行，不得將檔案帶出查閱地點。（二）查閱流程1.查閱申請人將填寫好的《檔案查閱申請表》提交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，核實申請人身份后，為其提供所需檔案，并在《檔案查閱登記薄》上記錄查閱時間、查閱人員、檔案名稱等信息。3.查閱人員查閱檔案時應保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標注、抽取、撤換檔案內容。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記薄》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批。2.借閱重要檔案或機密檔案的，需經(jīng)公司分管領導審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人將填寫好的《檔案借閱申請表》提交至公司綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，核實申請人身份后，為其辦理檔案借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人員。同時，在《檔案借閱登記薄》上記錄借閱時間、借閱人員、檔案名稱、借閱期限等信息。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿后，應按時歸還檔案。如需續(xù)借，應提前向檔案管理人員提出申請。4.檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案保密管理（一）保密制度1.公司建立檔案保密制度，明確檔案管理人員及接觸檔案人員的保密職責和義務。2.檔案管理人員應對檔案的內容、存儲位置、查閱借閱情況等嚴格保密，不得泄露給無關人員。3.接觸檔案的員工應簽訂保密協(xié)議，承諾對所接觸的檔案信息予以保密。（二）保密措施1.檔案庫房應安裝必要的安全監(jiān)控設備和防盜報警裝置，確保檔案的安全存放。2.對電子檔案應采取加密存儲、設置訪問權限等措施，防止電子檔案信息泄露。3.查閱借閱檔案時，檔案管理人員應監(jiān)督查閱借閱人員的行為，確保檔案不被非法復制或傳播。4.涉及公司機密的檔案應在專門的保密場所進行查閱和處理，無關人員不得進入。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應立即采取措施進行調查，并及時報告公司領導。2.對泄露檔案信息的責任人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的紀律處分或法律追究。3.同時，應采取措施對泄露的檔案信息進行補救，防止損失擴大。七、檔案管理人員職責（一）綜合管理部檔案管理人員職責1.負責公司檔案管理制度的制定、修訂和完善，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和考核。3.負責公司各類檔案的收集、整理、登記、備份、存儲、查閱、借閱等日常管理工作。4.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查找和利用。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準確和安全。6.按照規(guī)定對到期檔案進行鑒定和銷毀處理，并做好相關記錄。7.負責檔案庫房的管理，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等安全保護工作。8.負責檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。（二）各部門檔案兼職管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交至公司綜合管