檔案登記跟蹤管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案登記跟蹤管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、保管、使用等過程中的登記跟蹤管理工作。（三）基本原則1.真實準確原則：檔案登記跟蹤應如實反映檔案的實際情況，確保信息真實可靠。2.及時高效原則：檔案登記跟蹤工作應及時進行，提高工作效率，保障檔案管理工作的順暢開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。二、檔案登記管理（一）檔案分類登記1.公司檔案分為行政檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、技術檔案等類別。各部門應按照檔案類別，建立相應的檔案登記臺賬。2.行政檔案登記內容包括：文件名稱、文號、發(fā)文日期、發(fā)文部門、密級、保管期限、歸檔時間等。3.人事檔案登記內容包括：員工基本信息、入職時間、崗位變動記錄、培訓記錄、考核記錄、獎懲記錄等。4.財務檔案登記內容包括：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等，詳細記錄檔案的種類、年度、保管期限等信息。5.業(yè)務檔案登記內容根據(jù)不同業(yè)務類型，如銷售業(yè)務、采購業(yè)務等，分別記錄業(yè)務往來文件、合同協(xié)議、客戶資料等相關信息，注明檔案的形成時間、涉及業(yè)務環(huán)節(jié)等。6.技術檔案登記內容包括：產品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、檢測報告等，記錄檔案的技術領域、項目名稱、版本號等。（二）檔案編號規(guī)則1.為便于檔案管理和查詢，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用分類編碼方法，由檔案類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.檔案類別代碼：按照上述檔案分類，分別設定不同的代碼，如行政檔案代碼為XZ，人事檔案代碼為RS，財務檔案代碼為CW，業(yè)務檔案代碼為YW，技術檔案代碼為JS等。3.年份代碼：采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為23。4.順序號：按照檔案歸檔的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2023年歸檔的行政文件，其編號為XZ23001。（三）檔案登記流程1.檔案形成部門在檔案資料整理完成后，填寫檔案登記表。登記表應詳細填寫檔案的基本信息，確保內容準確無誤。2.將填寫好的檔案登記表連同檔案資料一并提交至檔案管理部門。檔案管理部門對提交的檔案進行初步審核，核對登記表內容與檔案資料是否一致。3.審核通過后，檔案管理部門按照檔案編號規(guī)則對檔案進行編號，并將編號填寫在檔案登記表及檔案資料上。4.檔案管理部門將編號后的檔案資料按照類別進行存放，并在檔案登記臺賬中記錄檔案的存放位置、編號等信息。三、檔案跟蹤管理（一）檔案借閱跟蹤1.員工因工作需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，核實借閱人身份及借閱權限。3.審核通過后，檔案管理部門按照申請表的要求提供檔案，并在檔案借閱登記冊上記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、編號等信息。4.檔案管理部門定期跟蹤檔案的借閱情況，在預計歸還時間前提醒借閱人按時歸還。如借閱人因特殊原因需要延長借閱時間，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確認檔案無損壞、缺失后，在檔案借閱登記冊上記錄歸還時間，并將檔案歸還原位。（二）檔案流轉跟蹤1.檔案在公司內部不同部門之間流轉時，應填寫《檔案流轉登記表》，詳細記錄檔案流轉的原因、時間、轉出部門、轉入部門、交接人等信息。2.交接雙方應對流轉的檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確、資料完整。核對無誤后，雙方在《檔案流轉登記表》上簽字確認。3.檔案管理部門對檔案流轉情況進行跟蹤，定期檢查檔案流轉登記記錄，確保檔案流轉過程清晰可查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與相關部門和人員溝通協(xié)調，查明原因并采取措施解決。（三）檔案變更跟蹤1.當檔案的內容發(fā)生變更時，檔案形成部門應及時填寫《檔案變更申請表》，說明變更的原因、內容、時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對變更申請進行審核，確認變更的必要性和合理性。3.審核通過后，檔案管理部門按照變更申請表的要求對檔案進行修改，并在檔案登記表及相關記錄中更新檔案信息。同時，對變更前后的檔案內容進行備份，以便查閱和追溯。4.檔案管理部門跟蹤檔案變更后的使用情況，確保變更后的檔案能正常發(fā)揮作用。如發(fā)現(xiàn)因變更導致的問題，及時與檔案形成部門溝通，采取措施進行調整。四、檔案保管與維護（一）檔案保管環(huán)境1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案保管環(huán)境符合安全保密要求。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對不同類型的檔案，應根據(jù)其特點進行分類存放。例如，紙質檔案應存放在檔案柜中，電子檔案應存儲在專用服務器或存儲設備上，并進行定期備份。（二）檔案定期盤點1.檔案管理部門定期對檔案進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每年一次，可根據(jù)實際情況進行適當調整。2.盤點時，應按照檔案登記臺賬逐一核對檔案的數(shù)量、編號、存放位置等信息。如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或與登記信息不符，應及時查明原因并記錄。3.對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。如屬檔案損壞，應進行修復或復制；如屬檔案丟失，應按照公司相關規(guī)定進行查找和處理，并追究相關人員的責任。4.盤點結束后，應編制檔案盤點報告，詳細記錄盤點情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結果。盤點報告經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，提交至公司管理層。（三）檔案安全保密措施1.檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設備，限制非授權人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守門禁制度，不得擅自將檔案庫房鑰匙轉借他人。2.對檔案資料的查閱、借閱、使用等過程，應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案不被泄露。涉及機密檔案的查閱，應在專門的保密場所進行，并由專人負責監(jiān)督。3.檔案管理人員應定期參加安全保密培訓，提高安全保密意識。對違反檔案安全保密規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。4.對電子檔案，應采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或丟失。五、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無留存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因公司業(yè)務調整、機構撤銷等原因，不再使用且無保存必要的檔案，可進行銷毀。3.檔案在保管過程中因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法修復且已無使用價值的，經(jīng)相關部門鑒定后，可進行銷毀。（二）銷毀審批1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，方可進行檔案銷毀。3.對于涉及重要信息、機密事項或可能存在法律糾紛的檔案，在銷毀前應征求相關部門或專業(yè)機構的意見。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應采用合適的方式進行，確保檔案信息無法恢復。紙質檔案一般采用焚燒或粉碎的方式銷毀；電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理，并對存儲介質進行物理銷毀。2.在檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進行。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認。3.《檔案銷毀清單》應作為檔案管理工作的重要資料進行長期保存，以備查閱和審計。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人及相關部門代表組成，負責對檔案登記跟蹤管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對公司各部門的檔案登記跟蹤管理工作進行抽查，檢查檔案登記是否及時、準確，跟蹤管理是否有效，檔案保管是否符合要求等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。整改完成后，對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將檔案登記跟蹤管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關人員的檔案管理工作進行考核評價。2.考核指標包括檔案登記的準確性、及時性，檔