檔案封存資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案封存資料的管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工所涉及的各類(lèi)檔案封存資料的管理。（三）定義1.檔案封存資料：指公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值，經(jīng)過(guò)整理立卷，定期移交檔案管理部門(mén)進(jìn)行封存保管的各類(lèi)文件、資料、圖表、聲像等不同載體的材料。2.檔案管理部門(mén)：指公司設(shè)立的專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門(mén)，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案封存資料由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。3.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，充分考慮公司各部門(mén)及員工對(duì)檔案資料利用的需求，提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案封存資料的范圍及分類(lèi)（一）范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)的文件資料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司的各類(lèi)合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利表、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。5.公司的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。6.公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，包括專(zhuān)利證書(shū)、商標(biāo)證書(shū)、著作權(quán)登記證書(shū)等。7.公司的行政管理檔案，包括會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）分類(lèi)1.行政管理類(lèi)：主要包括公司的各類(lèi)行政文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事管理類(lèi)：涵蓋員工的各類(lèi)人事檔案資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包含公司的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涉及公司的各類(lèi)合同、協(xié)議、項(xiàng)目檔案等與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的資料。5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)類(lèi)：包括公司的專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。三、檔案封存資料的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案封存資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.檔案資料形成后，形成部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其整理立卷，并移交檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)移交，不得積壓。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案資料的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料的收集工作按時(shí)完成。（二）整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案封存資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)文件資料進(jìn)行核對(duì)，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的文件資料，應(yīng)及時(shí)與形成部門(mén)溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或更正。四、檔案封存資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案封存資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）保管方式1.檔案封存資料應(yīng)按照檔案的分類(lèi)順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用裝訂成冊(cè)、裝盒等方式進(jìn)行保管；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引，便于查詢(xún)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案封存資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案資料的賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）保管期限1.檔案封存資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。2.短期保管期限為15年；中期保管期限為510年；長(zhǎng)期保管期限為10年以上。3.對(duì)于一些重要的檔案封存資料，如涉及公司核心機(jī)密、重大權(quán)益等的文件，應(yīng)永久保管。（四）檔案的銷(xiāo)毀1.檔案封存資料超過(guò)保管期限后，需要銷(xiāo)毀的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)銷(xiāo)毀清單進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)。公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案銷(xiāo)毀清單進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。3.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括檔案銷(xiāo)毀日期、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人等信息，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。五、檔案封存資料的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案封存資料。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以查閱公司檔案封存資料，但必須嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案封存資料，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、目的、期限等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》由申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案資料。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱或借閱。4.外部單位查閱公司檔案封存資料，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案資料。（三）利用期限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案封存資料，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日；如需借閱，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案封存資料，應(yīng)按照公司批準(zhǔn)的期限進(jìn)行查閱，不得擅自延長(zhǎng)。（四）歸還要求1.借閱檔案封存資料的人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，不得逾期。如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案資料時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量、完整性等，確保檔案資料無(wú)缺損、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員作出說(shuō)明或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案資料后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其歸還原位，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。六、檔案封存資料的保密（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。在檔案整理、查閱、借閱等過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案資料，防止丟失和泄露。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)接觸到的檔案資料負(fù)有保密責(zé)任。2.對(duì)于違反檔案保密制度，泄露檔案資料內(nèi)容的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案封存資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括公司內(nèi)部審計(jì)、法務(wù)等相關(guān)部門(mén)人員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案封存資料管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案封存資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合本制度的規(guī)定。2.檔案管理部門(mén)的人員配備、設(shè)施設(shè)備等情況是否滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。3.檔案保密制度的執(zhí)行情況，是否存在檔案資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（三）問(wèn)題整改1.監(jiān)督檢查小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門(mén)發(fā)出《檔案管理問(wèn)題整改通知書(shū)》，要求被檢查部門(mén)限期整改。2.被檢查部門(mén)應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制