檔案信息保密管理制度總則目的為加強(qiáng)公司檔案信息管理，確保公司檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位涉及檔案信息管理及接觸檔案信息的所有人員。定義1.檔案信息：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各種具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄、數(shù)據(jù)等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等。2.保密：指對(duì)檔案信息采取必要的保護(hù)措施，防止未經(jīng)授權(quán)的獲取、使用、披露、修改或銷毀。基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案信息保密管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，僅將檔案信息提供給工作必需的人員。3.全程保密原則：從檔案信息的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、傳輸、使用到銷毀的全過(guò)程，均應(yīng)實(shí)施保密措施。4.可追溯原則：對(duì)檔案信息的訪問(wèn)、使用等操作進(jìn)行記錄，以便于追溯和審計(jì)。檔案信息的分類與分級(jí)分類1.行政檔案：包括公司的各類規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職離職手續(xù)、薪酬福利記錄、績(jī)效考核文件等。3.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、稅務(wù)資料、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、技術(shù)圖紙等。分級(jí)1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大戰(zhàn)略決策、尚未公開的上市信息等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損害。2.機(jī)密級(jí)：包括重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)資料、重要客戶信息等，泄露后可能導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)受損、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)喪失或遭受重大經(jīng)濟(jì)損失。3.秘密級(jí)：一般性的業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理文件等，泄露后可能對(duì)公司正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生一定影響。檔案信息的保管存儲(chǔ)設(shè)施1.專用場(chǎng)所：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠。檔案庫(kù)房應(yīng)與其他區(qū)域有效隔離，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.存儲(chǔ)設(shè)備：配備專用的檔案存儲(chǔ)柜、貨架、硬盤、磁帶等存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案信息。2.電子檔案：進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。保管期限1.行政檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。2.人事檔案：?jiǎn)T工檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至員工離職后按照規(guī)定期限繼續(xù)保存。3.財(cái)務(wù)檔案：按照國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)要求確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)需要和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定確定保管期限，重要業(yè)務(wù)檔案保管期限較長(zhǎng)。5.技術(shù)檔案：依據(jù)技術(shù)發(fā)展和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求確定保管期限，部分技術(shù)檔案需長(zhǎng)期保存。檔案信息的訪問(wèn)與使用訪問(wèn)權(quán)限1.絕密級(jí)檔案：僅限公司高層管理人員、核心業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等極少數(shù)人員訪問(wèn)，訪問(wèn)需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程。2.機(jī)密級(jí)檔案：根據(jù)工作需要，限定相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及特定崗位人員訪問(wèn)，訪問(wèn)前需進(jìn)行登記和審批。3.秘密級(jí)檔案：允許涉及相關(guān)工作的人員在其職責(zé)范圍內(nèi)訪問(wèn)，訪問(wèn)時(shí)應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)單登記。審批流程1.填寫申請(qǐng)表：需要訪問(wèn)檔案信息的人員應(yīng)填寫《檔案信息訪問(wèn)申請(qǐng)表》，注明訪問(wèn)目的、檔案信息類別及級(jí)別等。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)訪問(wèn)的必要性和合理性。3.保密管理部門審批：對(duì)于機(jī)密級(jí)及以上檔案信息的訪問(wèn)申請(qǐng)，需提交保密管理部門審批。保密管理部門根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行嚴(yán)格審查，必要時(shí)可征求相關(guān)部門意見(jiàn)。4.授權(quán)人審批：根據(jù)檔案信息的級(jí)別和審批權(quán)限，由公司相應(yīng)的授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后，授權(quán)申請(qǐng)人訪問(wèn)檔案信息。使用規(guī)范1.僅限工作用途：訪問(wèn)檔案信息的人員應(yīng)嚴(yán)格將其用于本人工作范圍內(nèi)的必要事項(xiàng)，不得擅自將檔案信息提供給無(wú)關(guān)人員或用于其他非工作目的。2.不得泄露：在使用檔案信息過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向任何第三方泄露檔案信息內(nèi)容。3.做好記錄：對(duì)檔案信息的訪問(wèn)、查閱、復(fù)制、下載等操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括操作時(shí)間、操作人員、操作內(nèi)容、操作目的等。記錄應(yīng)妥善保存，以備審計(jì)和追溯。4.歸還與銷毀：使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案信息歸還至檔案保管部門或按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)于借閱的紙質(zhì)檔案，應(yīng)確保完整歸還；對(duì)于電子檔案的使用，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或存儲(chǔ)介質(zhì)回收處理。檔案信息的傳輸與共享傳輸方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸：通過(guò)公司內(nèi)部安全網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的傳輸，確保傳輸過(guò)程的加密和安全。嚴(yán)禁通過(guò)外部公共網(wǎng)絡(luò)傳輸機(jī)密級(jí)及以上檔案信息。2.專人傳遞：對(duì)于重要且不宜通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息，可安排專人進(jìn)行傳遞，并采取必要的保密措施，如密封包裝、全程護(hù)送等。共享原則1.必要性原則：檔案信息共享應(yīng)基于工作開展的必要需求，確保共享的檔案信息與共享目的直接相關(guān)。2.最小范圍原則：嚴(yán)格限定檔案信息共享的人員范圍，僅將需要知曉的人員納入共享范圍，避免信息過(guò)度擴(kuò)散。3.審批原則：檔案信息共享需經(jīng)過(guò)審批流程，審批流程與檔案信息訪問(wèn)審批流程一致。未經(jīng)審批，不得擅自共享檔案信息。共享協(xié)議1.簽訂協(xié)議：當(dāng)需要與外部單位或個(gè)人共享檔案信息時(shí)，必須簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.監(jiān)督執(zhí)行：對(duì)共享檔案信息的外部單位或個(gè)人的保密協(xié)議執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其遵守保密約定。如發(fā)現(xiàn)違反協(xié)議行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究責(zé)任。檔案信息的保密培訓(xùn)與教育培訓(xùn)計(jì)劃1.定期培訓(xùn)：制定年度保密培訓(xùn)計(jì)劃，針對(duì)不同崗位和人員層次，開展有針對(duì)性的檔案信息保密培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案信息分類分級(jí)及保密措施等。2.新員工培訓(xùn)：新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行入職保密培訓(xùn)，使其了解公司保密制度和檔案信息保密要求，簽署保密承諾書。培訓(xùn)方式1.集中授課：定期組織全體員工參加保密培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)專家或公司內(nèi)部保密管理人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解保密知識(shí)和技能。2.在線學(xué)習(xí)：提供在線保密學(xué)習(xí)平臺(tái)，員工可自主學(xué)習(xí)保密相關(guān)課程和資料，并進(jìn)行在線測(cè)試，以檢驗(yàn)學(xué)習(xí)效果。3.案例分析：通過(guò)分析實(shí)際發(fā)生的檔案信息泄密案例，讓員工深刻認(rèn)識(shí)保密工作的重要性和泄密的后果，增強(qiáng)員工的保密意識(shí)。保密監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)構(gòu)1.成立保密管理小組：由公司高層管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及保密管理部門人員組成保密管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司的保密工作，制定保密工作計(jì)劃，監(jiān)督保密制度的執(zhí)行情況。2.明確職責(zé)分工：保密管理小組成員應(yīng)明確各自的保密工作職責(zé)，確保保密工作得到有效落實(shí)。定期檢查1.全面檢查：每年至少組織一次對(duì)公司檔案信息保密管理工作的全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案信息的保管情況、訪問(wèn)與使用記錄、傳輸與共享管理、保密培訓(xùn)教育等方面。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，適時(shí)開展專項(xiàng)保密檢查，如對(duì)涉及重要項(xiàng)目、關(guān)鍵崗位的檔案信息保密情況進(jìn)行重點(diǎn)檢查。違規(guī)處理1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為：在保密監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)違反檔案信息保密管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和調(diào)查。2.警告與整改：對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改到位。3.嚴(yán)肅處理：對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如故意泄露檔案信息、造成重大損失的，將依法依規(guī)給予嚴(yán)肅處理，包括但不限于辭退、追究法律責(zé)任等。同時(shí)，對(duì)因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，要求責(zé)任人進(jìn)行賠償。檔案信息的銷毀銷毀范圍1.到期檔案：對(duì)超過(guò)保管期限且無(wú)需繼續(xù)保存的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.廢棄檔案：因各種原因不再具有保存價(jià)值的檔案信息，如已失效的合同、不再使用的文件等，經(jīng)審批后予以銷毀。銷毀方式1.紙質(zhì)檔案：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。粉碎后的紙屑應(yīng)達(dá)到無(wú)法恢復(fù)信息的程度；焚燒應(yīng)選擇在符合環(huán)保要求的場(chǎng)所進(jìn)行，并確保完全燃燒。2.電子檔案：對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化、消磁或物理銷毀等處理，確保電子數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。存儲(chǔ)介質(zhì)銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等。銷毀審批1.填寫申請(qǐng)表：檔案保管部門填寫《檔案信息銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案信息的類別、數(shù)量、保管期限等。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)銷毀的必要性。3.保密管理部門審批：對(duì)于涉及機(jī)密級(jí)及以上檔案信息的銷毀申請(qǐng)，需經(jīng)保密管理部門審批。保密管理部門應(yīng)核實(shí)銷毀檔案信息的清單，確保銷毀過(guò)程符合保密要求。4.授權(quán)人審批：根據(jù)檔案信息的級(jí)別和審批權(quán)限，由公司相應(yīng)的授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)后方可實(shí)施銷毀操作。銷毀記錄對(duì)檔案信息的銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與該檔案信息的保管期限一致。附則