樣品贈(zèng)品入庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司樣品贈(zèng)品的入庫(kù)管理，規(guī)范樣品贈(zèng)品的入庫(kù)流程，確保樣品贈(zèng)品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、存儲(chǔ)安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有樣品贈(zèng)品的入庫(kù)管理，包括但不限于產(chǎn)品樣品、促銷(xiāo)贈(zèng)品、客戶(hù)試用裝等。（三）職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)樣品贈(zèng)品的采購(gòu)工作，確保所采購(gòu)的樣品贈(zèng)品符合公司要求。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，明確樣品贈(zèng)品的交付時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)樣品贈(zèng)品的入庫(kù)驗(yàn)收、存儲(chǔ)保管、出庫(kù)發(fā)放等工作。對(duì)入庫(kù)的樣品贈(zèng)品進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)，確保入庫(kù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和方式，妥善保管樣品贈(zèng)品，防止損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)入庫(kù)的樣品贈(zèng)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保其符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)檢驗(yàn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)，并跟蹤處理結(jié)果。4.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)樣品贈(zèng)品的采購(gòu)成本進(jìn)行核算和管理。審核樣品贈(zèng)品入庫(kù)相關(guān)的票據(jù)和憑證，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。二、入庫(kù)流程（一）到貨通知1.采購(gòu)部門(mén)在樣品贈(zèng)品到貨前，應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好收貨準(zhǔn)備。通知內(nèi)容包括到貨時(shí)間、預(yù)計(jì)數(shù)量、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的到貨通知，安排好收貨人員和存儲(chǔ)倉(cāng)位，并準(zhǔn)備好相關(guān)的驗(yàn)收工具和設(shè)備。（二）貨物驗(yàn)收1.收貨人員在樣品贈(zèng)品到貨時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商送貨人員共同核對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀等信息，確保與采購(gòu)訂單一致。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)樣品贈(zèng)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)的樣品贈(zèng)品，應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在收到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)的檢驗(yàn)通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檢驗(yàn)工作，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)合格的樣品贈(zèng)品方可辦理入庫(kù)手續(xù)，檢驗(yàn)不合格的樣品贈(zèng)品應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）入庫(kù)登記1.驗(yàn)收合格的樣品贈(zèng)品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收貨人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)登記手續(xù)。入庫(kù)登記內(nèi)容包括入庫(kù)日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)訂單號(hào)等信息。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)入庫(kù)登記信息，及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（四）入庫(kù)存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照樣品贈(zèng)品的類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、存儲(chǔ)條件等要求，將其存放在相應(yīng)的倉(cāng)位上。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品贈(zèng)品，如易燃易爆品、易腐食品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存的樣品贈(zèng)品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。三、入庫(kù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（一）數(shù)量驗(yàn)收1.按照采購(gòu)訂單或送貨單上的數(shù)量，對(duì)樣品贈(zèng)品進(jìn)行逐一清點(diǎn)，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于按重量、體積等計(jì)量的樣品贈(zèng)品，應(yīng)進(jìn)行過(guò)磅、量方等操作，確保計(jì)量準(zhǔn)確。（二）質(zhì)量驗(yàn)收1.外觀檢查：檢查樣品贈(zèng)品的外觀是否完好，有無(wú)破損、劃傷、變形、污漬等缺陷。2.規(guī)格型號(hào)檢查：核對(duì)樣品贈(zèng)品的規(guī)格型號(hào)是否與采購(gòu)訂單一致。3.性能測(cè)試：對(duì)于需要進(jìn)行性能測(cè)試的樣品贈(zèng)品，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行測(cè)試，確保其性能符合要求。4.質(zhì)量證明文件檢查：檢查樣品贈(zèng)品是否附帶質(zhì)量證明文件，如合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等，質(zhì)量證明文件應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。（三）包裝驗(yàn)收1.檢查樣品贈(zèng)品的包裝是否完好，有無(wú)破損、變形、受潮等情況。2.核對(duì)包裝上的標(biāo)識(shí)信息是否清晰、準(zhǔn)確，包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、生產(chǎn)廠(chǎng)家等信息。四、入庫(kù)存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)樣品贈(zèng)品的特性，設(shè)置適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，包括溫度、濕度、通風(fēng)、照明等條件。2.對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的樣品贈(zèng)品，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的倉(cāng)庫(kù)中，并采取防潮、防霉等措施。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害的樣品贈(zèng)品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)，并設(shè)置明顯的警示標(biāo)識(shí)。（二）倉(cāng)位規(guī)劃1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品贈(zèng)品的類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、出入庫(kù)頻率等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)位，確保貨物存儲(chǔ)有序、便于管理。2.對(duì)于常用的樣品贈(zèng)品，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)位進(jìn)行存放，以便于快速出入庫(kù)。3.對(duì)于不同供應(yīng)商的樣品贈(zèng)品，應(yīng)分區(qū)存放，避免混淆。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存的樣品贈(zèng)品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)按照庫(kù)存臺(tái)賬逐一核對(duì)實(shí)物，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告。3.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)差異，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的處理。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于系統(tǒng)錯(cuò)誤或其他原因造成的差異，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（四）庫(kù)存安全管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)庫(kù)存安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保庫(kù)存樣品贈(zèng)品的安全。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線(xiàn)等行為。4.對(duì)于庫(kù)存的貴重樣品贈(zèng)品或有特殊價(jià)值的樣品贈(zèng)品，應(yīng)采取額外的安全防護(hù)措施，如設(shè)置保險(xiǎn)柜、安裝監(jiān)控設(shè)備等。五、入庫(kù)相關(guān)記錄與檔案管理（一）記錄要求1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立健全樣品贈(zèng)品入庫(kù)相關(guān)的記錄，包括入庫(kù)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、庫(kù)存臺(tái)賬、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等。2.記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，填寫(xiě)及時(shí)，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人員的印章或簽名，并注明涂改日期。3.記錄應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。（二）檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理樣品贈(zèng)品采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，包括采購(gòu)訂單、合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、質(zhì)量證明文件等，并建立采購(gòu)檔案。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理樣品贈(zèng)品入庫(kù)過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，包括入庫(kù)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、庫(kù)存臺(tái)賬、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告等，并建立入庫(kù)檔案。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理樣品贈(zèng)品質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中的相關(guān)文件和資料，包括檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等，并建立質(zhì)量檢驗(yàn)檔案。4.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，便于查詢(xún)和使用。5.對(duì)于涉及公司機(jī)密的樣品贈(zèng)品入庫(kù)相關(guān)文件和資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。六、入庫(kù)異常情況處理（一）數(shù)量不符1.如發(fā)現(xiàn)到貨數(shù)量與采購(gòu)訂單或送貨單不一致，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收貨人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商送貨人員進(jìn)行溝通核實(shí)。2.如屬于供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)補(bǔ)發(fā)或退換貨物；如屬于運(yùn)輸途中的損耗，應(yīng)根據(jù)合同約定或協(xié)商結(jié)果進(jìn)行處理。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在查明原因后，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，并將處理情況報(bào)告采購(gòu)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）質(zhì)量問(wèn)題1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)在檢驗(yàn)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)樣品贈(zèng)品存在質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施解決質(zhì)量問(wèn)題。3.對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題造成的損失，如影響公司業(yè)務(wù)、導(dǎo)致客戶(hù)投訴等，應(yīng)根據(jù)合同約定或協(xié)商結(jié)果要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)將不合格的樣品贈(zèng)品單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止其與合格產(chǎn)品混淆。在問(wèn)題未解決之前，不得擅自處理不合格樣品贈(zèng)品。（三）包裝破損1.如發(fā)現(xiàn)樣品贈(zèng)品的包裝存在破損情況，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收貨人員應(yīng)及時(shí)對(duì)貨物進(jìn)行檢查，確認(rèn)貨物是否受到損壞。2.如貨物未受到損壞，可要求供應(yīng)商更換包裝；如貨物受到損壞，應(yīng)按照質(zhì)量問(wèn)題的處理流