校區(qū)學員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范校區(qū)學員檔案的管理，確保學員檔案的完整性、準確性和安全性，為教學、管理及學員服務提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于校區(qū)內(nèi)所有學員檔案的管理，包括新生入學檔案、學習過程檔案、畢業(yè)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學員的實際情況，不得虛假填報或篡改。2.完整性原則：全面收集學員在學習期間的各類信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學員檔案信息的安全，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和流程，保證檔案質(zhì)量。二、檔案內(nèi)容及分類（一）新生入學檔案1.個人基本信息姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。身份證號碼、聯(lián)系電話、家庭住址。2.學歷證明材料最高學歷畢業(yè)證書復印件。學位證書復印件（如有）。3.報名材料報名申請表。入學考試成績單。繳費憑證復印件。4.其他材料：個人免冠照片等。（二）學習過程檔案1.學習記錄課程考勤記錄，包括出勤、遲到、早退、曠課情況。平時作業(yè)成績、課堂表現(xiàn)評價。階段性測試成績。2.考試成績期中、期末考試成績。補考、重修成績記錄。3.獎懲記錄獲得的獎學金、榮譽稱號等獎勵證明。違反校規(guī)校紀的處分決定及相關(guān)材料。4.實踐活動記錄參加校內(nèi)實踐課程、實習、實訓的表現(xiàn)及成果。參與校外實踐活動的相關(guān)證明材料。5.學習反饋與評價學員對課程教學的意見和建議。教師對學員學習情況的綜合評價。（三）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)鑒定學員自我鑒定。教師對學員畢業(yè)前綜合表現(xiàn)的鑒定。2.畢業(yè)設計（論文）材料開題報告、任務書。畢業(yè)設計（論文）正文、圖紙、調(diào)研報告等。指導教師評語及成績評定。答辯記錄及成績。3.畢業(yè)成績匯總表4.其他相關(guān)材料：如畢業(yè)去向證明等。三、檔案建立與收集（一）新生入學檔案建立1.學員在報名時，應按照要求如實填寫報名申請表，并提交相關(guān)學歷證明材料、照片等。2.招生部門負責對學員提交的材料進行審核，審核無誤后將報名材料整理歸檔，建立新生入學檔案。（二）學習過程檔案收集1.教師負責記錄學員的課程考勤、平時作業(yè)成績、課堂表現(xiàn)等情況，并及時錄入系統(tǒng)或提交書面材料。2.考試部門負責收集學員的考試成績，并在規(guī)定時間內(nèi)將成績反饋給檔案管理人員。3.學員獲得獎懲后，相關(guān)部門應及時將獎勵證書復印件或處分決定等材料提交給檔案管理人員。4.實踐教學部門負責收集學員實踐活動的相關(guān)證明材料，并整理歸檔。5.檔案管理人員定期從各部門收集學員的學習過程檔案材料，確保檔案的及時更新。（三）畢業(yè)檔案整理1.在學員畢業(yè)前，教學部門組織教師對學員進行畢業(yè)鑒定，并填寫相關(guān)表格。2.學員完成畢業(yè)設計（論文）后，應按照要求提交全套畢業(yè)設計（論文）材料，指導教師進行成績評定和評語填寫。3.考試部門匯總學員的畢業(yè)成績，形成畢業(yè)成績匯總表。4.檔案管理人員負責將畢業(yè)鑒定、畢業(yè)設計（論文）材料、畢業(yè)成績匯總表等材料整理成冊，形成畢業(yè)檔案。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類整理，確保同一類別的材料集中存放。2.對每份材料進行編號，以便于查找和管理。編號應遵循一定的規(guī)則，如按照入學年份、學員編號等順序編制。3.去除材料中的金屬物品、訂書釘?shù)?，保持材料的整潔?.對破損或褪色的材料進行修復或復制，確保檔案的完整性。（二）歸檔流程1.檔案管理人員按照檔案分類標準，將整理好的檔案材料分別裝入檔案盒或檔案袋中。2.在檔案盒或檔案袋上標明檔案類別、學員姓名、學號、入學年份等信息。3.將檔案盒或檔案袋存放在檔案柜中，按照一定的順序排列，便于查找和管理。4.建立檔案目錄，詳細記錄每個學員檔案的存放位置、內(nèi)容清單等信息，方便快速檢索。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.校區(qū)內(nèi)部教師因教學、管理等工作需要，可查閱學員檔案。查閱時需填寫《學員檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.校區(qū)管理人員因工作需要查閱學員檔案的，需填寫《學員檔案查閱申請表》，經(jīng)校區(qū)主管領(lǐng)導簽字同意后，方可查閱。3.學員本人因特殊原因需要查閱自己的檔案，需提交書面申請，經(jīng)校區(qū)主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《學員檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交給相應的審批領(lǐng)導簽字。3.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案管理人員處登記，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，取出相應的檔案供查閱人員查閱。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應保持檔案的整潔，不得涂改、損壞檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《學員檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱學員檔案，如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)校區(qū)主管領(lǐng)導批準。2.借閱人員需填寫《學員檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息。3.經(jīng)批準后，借閱人員到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員將檔案交借閱人員，并在《學員檔案借閱登記表》上登記。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復印、泄露檔案內(nèi)容。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。六、檔案保管與安全（一）保管環(huán)境1.設立專門的檔案庫房，確保庫房干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案柜應堅固耐用，能夠有效保護檔案。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度計等設備，定期檢查維護，確保設備正常運行。（二）保管期限1.學員檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，新生入學檔案、學習過程檔案保管至學員畢業(yè)離校后[X]年，畢業(yè)檔案長期保管。2.超過保管期限的檔案，經(jīng)校區(qū)主管領(lǐng)導批準后，可按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案時，應填寫《學員檔案銷毀申請表》，詳細記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案管理人員、監(jiān)督人員等簽字確認。銷毀過程應進行拍照或錄像，確保檔案銷毀徹底。（三）安全管理1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密，不得擅自泄露學員檔案信息。2.加強對檔案庫房的安全管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。4.做好檔案的備份工作，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。備份檔案應存放在安全的地方，并定期進行檢查和更新。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用信息化技術(shù)，建立校區(qū)學員電子檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)學員檔案的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便檔案管理人員進行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員負責將學員的紙質(zhì)檔案信息錄入電子檔案系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，及時錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除過期或無效的信息。（三）信息安全管理1.加強電子檔案系統(tǒng)的安全防護，設置不同級別的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.采取必要