項目合同科管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目合同科的管理，規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督等流程，保障公司合法權(quán)益，提高項目合同管理水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司項目合同科及涉及項目合同相關(guān)工作的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，維護公司與合同相對方的合法權(quán)益。3.誠實守信原則：合同各方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。4.風險防控原則：加強合同風險識別、評估與防控，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.項目洽談項目合同科負責與客戶或合作方進行項目洽談，了解項目需求、要求及相關(guān)背景信息。洽談過程中應(yīng)詳細記錄溝通內(nèi)容，形成洽談紀要。2.合同起草根據(jù)洽談結(jié)果，由項目合同科負責起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、項目內(nèi)容、價款、履行期限、違約責任等主要條款。合同起草應(yīng)遵循公司合同模板或相關(guān)標準格式，如有特殊情況需進行修改，應(yīng)經(jīng)法律合規(guī)部門審核。3.審核會簽合同初稿完成后，提交至項目合同科負責人進行初審。初審?fù)ㄟ^后，依次送相關(guān)部門進行會簽，包括但不限于財務(wù)部門（審核資金安排與支付條款）、技術(shù)部門（審核技術(shù)要求與標準）、質(zhì)量部門（審核質(zhì)量條款）等。各會簽部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，如無異議應(yīng)簽字確認；如有異議，應(yīng)詳細說明理由并提出修改建議。4.法律審核將經(jīng)過部門會簽的合同文本提交至公司法律合規(guī)部門進行法律審核。法律合規(guī)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性、風險防范條款等內(nèi)容。根據(jù)法律審核意見，項目合同科對合同文本進行修改完善。5.審批簽署修改后的合同文本提交至公司管理層進行審批。審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署合同。（二）合同簽訂權(quán)限1.公司管理層根據(jù)項目性質(zhì)、金額大小等因素，明確不同級別人員的合同簽訂權(quán)限。2.重大合同（具體金額標準由公司另行規(guī)定）需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過后，方可簽訂。（三）合同印章管理1.設(shè)立專門的合同印章管理崗位，負責合同印章的保管與使用。2.合同印章保管人員應(yīng)嚴格遵守印章使用制度，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用印章。3.合同蓋章前，應(yīng)檢查合同審批流程是否完整，審批意見是否明確。4.蓋章時應(yīng)在合同指定位置加蓋合同印章，并確保印章清晰、完整。5.合同蓋章后，應(yīng)及時登記蓋章合同的相關(guān)信息，包括合同名稱、編號、簽訂日期、對方單位等。三、合同執(zhí)行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，項目合同科應(yīng)及時組織相關(guān)部門和人員進行合同交底。2.合同交底內(nèi)容包括合同主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風險防范措施等。3.通過合同交底，確保各部門和人員了解合同內(nèi)容，明確各自職責，為合同的順利執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。（二）進度跟蹤1.項目合同科負責對合同履行進度進行跟蹤，定期檢查合同執(zhí)行情況。2.建立合同執(zhí)行進度臺賬，詳細記錄合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點、實際進展情況等信息。3.如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)延誤或其他異常情況，應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)的措施進行協(xié)調(diào)解決。（三）款項支付1.財務(wù)部門根據(jù)合同約定和項目實際進展情況，審核款項支付申請。2.款項支付申請應(yīng)附合同相關(guān)條款、驗收報告、發(fā)票等證明材料。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金支付流程進行支付操作。4.項目合同科應(yīng)及時跟蹤款項支付情況，確保支付準確、及時。（四）變更管理1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)按照以下程序進行：由合同一方提出變更申請，說明變更原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。項目合同科組織相關(guān)部門和人員對變更申請進行評估，分析變更的必要性、可行性及風險。如變更申請經(jīng)評估通過，項目合同科負責起草變更協(xié)議，按照合同簽訂流程進行審核、會簽、法律審核、審批簽署等程序。2.變更協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時通知合同各方，并確保各方按照變更后的合同內(nèi)容履行義務(wù)。（五）爭議解決1.在合同履行過程中如發(fā)生爭議，項目合同科應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析爭議焦點。2.首先嘗試通過協(xié)商方式解決爭議，如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟途徑解決。3.在爭議解決過程中，應(yīng)積極配合公司法律合規(guī)部門，維護公司合法權(quán)益。四、合同監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對項目合同科的合同管理工作進行審計監(jiān)督，檢查合同簽訂、執(zhí)行、款項支付等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供合同管理相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時改進合同管理工作，規(guī)范公司合同行為。五、合同文檔管理（一）合同檔案建立1.項目合同科負責建立合同檔案，對合同簽訂、履行過程中形成的各類文件、資料進行歸檔管理。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、洽談紀要、審批文件、會簽意見、法律審核意見、變更協(xié)議、履行記錄、款項支付憑證、爭議解決文件等。（二）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室或檔案存儲區(qū)域，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年度、項目等進行分類存放，便于查找和查閱。3.定期對合同檔案進行整理、核對，確保檔案的完整性和準確性。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同檔案室查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定辦理手續(xù)。3.外部單位因特殊原因需要查閱合同檔案，應(yīng)經(jīng)公司管理層批準，并按照公司對外提供資料的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。六、人員管理（一）崗位職責1.項目合同科科長負責項目合同科的全面管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督合同簽訂、執(zhí)行、管理等工作，確保合同管理工作規(guī)范、有序進行。協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門及外部合作方的關(guān)系，及時解決合同管理過程中出現(xiàn)的問題。組織開展合同管理培訓(xùn)與考核工作，提高科室人員業(yè)務(wù)水平。2.合同專員負責合同的起草、審核、會簽、簽訂等具體工作。跟蹤合同履行進度，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。收集、整理合同相關(guān)資料，建立合同檔案。協(xié)助處理合同爭議，提供相關(guān)法律支持。（二）培訓(xùn)與發(fā)展1.定期組織項目合同科人員參加合同管理相關(guān)培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、合同起草技巧、風險防控等方面的培訓(xùn)。2.鼓勵科室人員參加各類業(yè)務(wù)學(xué)習和交流活動，不斷提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。3.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為科室人員提供晉升機會和職業(yè)發(fā)展通道。（三）考核與獎懲1.建立項目合同科人員考核制度，定期對科室人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等進行考核評價。2.考核結(jié)果與績效獎金、晉升、獎勵等掛鉤，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的