大學(xué)國(guó)際合作檔案管理制度?

一、總則1.目的：為加強(qiáng)大學(xué)國(guó)際合作檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，服務(wù)學(xué)校國(guó)際合作與交流工作，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于大學(xué)內(nèi)涉及國(guó)際合作與交流活動(dòng)所形成的各類檔案的管理。包括但不限于與國(guó)外高校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等開展的合作協(xié)議、學(xué)術(shù)交流、學(xué)生交換、教師互訪、科研合作項(xiàng)目等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。3.管理原則：國(guó)際合作檔案管理遵循集中統(tǒng)一、完整系統(tǒng)、安全保密、便于利用的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。二、管理職責(zé)1.學(xué)校檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善國(guó)際合作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-統(tǒng)籌規(guī)劃全校國(guó)際合作檔案的管理工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀全校具有保存價(jià)值的國(guó)際合作檔案。-負(fù)責(zé)開發(fā)利用國(guó)際合作檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案服務(wù)。2.各相關(guān)部門-明確一名負(fù)責(zé)人分管本部門國(guó)際合作檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)具體檔案管理工作。-負(fù)責(zé)本部門國(guó)際合作活動(dòng)中形成檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目等工作，并按照規(guī)定及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交。-配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集1.收集范圍-合作協(xié)議類：與國(guó)外機(jī)構(gòu)簽訂的合作備忘錄、合作協(xié)議、意向書等文件。-交流活動(dòng)類：國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)、講座等活動(dòng)的通知、議程、論文集、參會(huì)人員名單、照片、錄像等資料；師生出國(guó)（境）訪問(wèn)、交流、培訓(xùn)、進(jìn)修等活動(dòng)的審批表、行程安排、總結(jié)報(bào)告、成果材料等。-學(xué)生交換類：學(xué)生交換項(xiàng)目的協(xié)議、選拔通知、學(xué)生名單、成績(jī)單、結(jié)業(yè)證書等相關(guān)材料。-科研合作類：科研合作項(xiàng)目申請(qǐng)書、任務(wù)書、研究報(bào)告、成果鑒定材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬協(xié)議等。-其他類：國(guó)外機(jī)構(gòu)或個(gè)人捐贈(zèng)的物品清單、證書、信件等相關(guān)資料；在國(guó)際合作中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的照片、文字說(shuō)明等。2.收集要求-各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保國(guó)際合作活動(dòng)產(chǎn)生的各類文件材料及時(shí)收集，做到應(yīng)收盡收。-收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。文件材料應(yīng)為原件，特殊情況需收集復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放地點(diǎn)，并加蓋提供部門公章。-電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名。四、檔案整理1.整理原則：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法-分類：按照檔案的形成年度、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為合作協(xié)議類、交流活動(dòng)類、學(xué)生交換類、科研合作類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目。-編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。-編目：編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。-裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案保管1.保管條件：學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的國(guó)際合作檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（1-10年）三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況執(zhí)行。3.檔案上架：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。4.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失、霉變等情況。對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。六、檔案利用1.利用方式：學(xué)校檔案管理部門應(yīng)通過(guò)多種方式為學(xué)校師生和相關(guān)部門提供國(guó)際合作檔案利用服務(wù)，包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.利用手續(xù)：校內(nèi)人員利用國(guó)際合作檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、利用方式等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。校外人員利用檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審批同意后，方可辦理利用手續(xù)。3.保密要求：利用國(guó)際合作檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和學(xué)校保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理和利用。4.利用登記：檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織：學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)際合作檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.鑒定程序：檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核。鑒定工作小組根據(jù)審核情況，作出繼續(xù)保存、銷毀等決定。4.銷毀處理：對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案信息安全。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在國(guó)際合作檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.處罰：對(duì)違反本