政府單位檔案室設(shè)備管理制度總則目的為加強政府單位檔案室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運行，提高檔案管理工作效率，保障檔案的完整與安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于政府單位檔案室各類設(shè)備的購置、使用、維護、保管、報廢等全過程管理。職責(zé)分工1.檔案室負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案室設(shè)備管理工作，制定設(shè)備管理計劃和預(yù)算。監(jiān)督設(shè)備的采購、驗收、使用、維護、保管等環(huán)節(jié)。組織設(shè)備報廢的鑒定和申報工作。2.設(shè)備管理人員具體負(fù)責(zé)設(shè)備的日常管理，包括設(shè)備登記、檔案建立、使用調(diào)配等。協(xié)助制定設(shè)備維護計劃，督促維護人員進(jìn)行定期維護。負(fù)責(zé)設(shè)備故障的報修和維修跟進(jìn)。3.使用人員正確使用和操作設(shè)備，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程。做好設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障及時報告設(shè)備管理人員。設(shè)備購置管理購置計劃1.根據(jù)檔案室業(yè)務(wù)發(fā)展和設(shè)備使用情況，每年年底由檔案室負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員編制下一年度設(shè)備購置計劃。2.購置計劃應(yīng)包括設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。采購流程1.按照政府單位采購相關(guān)規(guī)定，通過政府集中采購、部門集中采購或分散采購等方式進(jìn)行設(shè)備采購。2.采購人員應(yīng)充分了解市場行情，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價格合理的設(shè)備供應(yīng)商。3.簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求和單位利益。驗收1.設(shè)備到貨后，設(shè)備管理人員應(yīng)會同采購人員、使用人員等共同進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、隨機附件、技術(shù)資料等是否齊全，設(shè)備性能是否符合合同要求。3.驗收合格后，填寫設(shè)備驗收單，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后歸檔。對驗收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系退換或整改。設(shè)備使用管理使用培訓(xùn)1.新設(shè)備投入使用前，設(shè)備管理人員應(yīng)組織使用人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的性能、操作規(guī)程、注意事項等。2.培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場演示、操作手冊等多種方式進(jìn)行，確保使用人員能夠熟練操作設(shè)備。使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備參數(shù)或進(jìn)行違規(guī)操作。2.嚴(yán)禁在設(shè)備上安裝未經(jīng)許可的軟件或其他程序，不得利用設(shè)備從事與檔案管理無關(guān)的活動。3.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時報告設(shè)備管理人員。使用登記1.設(shè)備管理人員應(yīng)建立設(shè)備使用登記制度，詳細(xì)記錄設(shè)備使用時間、使用人員、使用內(nèi)容等信息。2.使用人員每次使用設(shè)備后，應(yīng)在使用登記表上簽字確認(rèn)。設(shè)備維護管理維護計劃1.設(shè)備管理人員應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和性能特點，制定年度設(shè)備維護計劃。2.維護計劃應(yīng)包括維護內(nèi)容、維護時間、維護人員等信息，并明確設(shè)備的定期保養(yǎng)和預(yù)防性維護措施。日常維護1.使用人員負(fù)責(zé)設(shè)備的日常清潔、保養(yǎng)工作，保持設(shè)備外觀整潔，定期檢查設(shè)備的運行狀況。2.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時報告設(shè)備管理人員，并配合維修人員進(jìn)行維修。定期維護1.按照維護計劃，定期對設(shè)備進(jìn)行全面維護，更換易損件，檢查設(shè)備的各項性能指標(biāo)。2.維護人員應(yīng)做好維護記錄，包括維護時間、維護內(nèi)容、更換部件等信息。故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)立即停止使用，并填寫設(shè)備故障報修單，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象和發(fā)生時間。2.設(shè)備管理人員接到報修單后，應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場，進(jìn)行故障診斷和修復(fù)。3.對于復(fù)雜故障，維修人員應(yīng)及時向設(shè)備管理人員匯報維修進(jìn)展情況，并采取有效的臨時措施，確保檔案管理工作不受影響。4.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修記錄，經(jīng)使用人員確認(rèn)后歸檔。設(shè)備保管管理存放環(huán)境1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的設(shè)備存放區(qū)域，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合設(shè)備要求。2.設(shè)備應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。安全防護1.對存放重要設(shè)備的區(qū)域應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保設(shè)備安全。2.定期對設(shè)備存放區(qū)域進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。盤點清查1.設(shè)備管理人員應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行盤點清查，確保設(shè)備數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.盤點清查結(jié)果應(yīng)形成報告，如有設(shè)備丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因并及時處理。設(shè)備報廢管理報廢條件1.設(shè)備已超過規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能嚴(yán)重下降，無法滿足檔案管理工作需要。2.設(shè)備因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高。3.由于技術(shù)進(jìn)步，現(xiàn)有設(shè)備已被新型設(shè)備所替代，繼續(xù)使用不經(jīng)濟。報廢鑒定1.設(shè)備需要報廢時，由檔案室負(fù)責(zé)人組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行報廢鑒定，填寫設(shè)備報廢鑒定表。2.報廢鑒定應(yīng)綜合考慮設(shè)備的使用年限、技術(shù)狀況、維修成本、替代設(shè)備等因素。報廢申報1.經(jīng)報廢鑒定確需報廢的設(shè)備，由檔案室負(fù)責(zé)人填寫設(shè)備報廢申請表，附上報廢鑒定表等相關(guān)材料，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.單位領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將設(shè)備報廢申請上報上級主管部門備案。報廢處理1.設(shè)備報廢后，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，防止設(shè)備流失或造成環(huán)境污染。2.報廢設(shè)備的處理方式包括變賣、捐贈、拆解等，處理過程應(yīng)