學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校周轉(zhuǎn)房的檔案管理工作，包括周轉(zhuǎn)房的分配、使用、維護(hù)、回收等各個環(huán)節(jié)所形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映周轉(zhuǎn)房管理的實際情況，保證檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、保管學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在周轉(zhuǎn)房管理過程中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整，對歸檔材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備一定的檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉學(xué)校周轉(zhuǎn)房管理業(yè)務(wù)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)和管理，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.周轉(zhuǎn)房分配文件，包括分配方案、申請表格、審批文件等。2.住戶入住和退房記錄，如入住通知書、退房手續(xù)辦理憑證等。3.房屋租賃合同及相關(guān)協(xié)議。4.周轉(zhuǎn)房維修記錄，包括維修申請、維修工單、維修驗收報告等。5.水電費、物業(yè)費等費用繳納記錄。6.安全檢查記錄，如消防安全檢查、房屋結(jié)構(gòu)安全檢查等。7.與周轉(zhuǎn)房管理有關(guān)的會議紀(jì)要、通知、報告等文件。8.其他與周轉(zhuǎn)房管理相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照類別和時間順序進(jìn)行排列，剔除重復(fù)、無效的材料。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將周轉(zhuǎn)房檔案分為分配管理類、使用管理類、維修管理類、費用管理類、安全管理類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的檔案資料，可以采取紙質(zhì)和電子兩種方式同時保存，以確保檔案的安全性和完整性。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全。（三）保管期限1.周轉(zhuǎn)房分配文件、房屋租賃合同等重要檔案應(yīng)長期保管。2.入住和退房記錄、維修記錄、費用繳納記錄等檔案保管期限為[X]年。3.安全檢查記錄等檔案保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱周轉(zhuǎn)房檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門工作人員的陪同下查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱周轉(zhuǎn)房檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱周轉(zhuǎn)房檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員、檔案名稱、查閱（借閱）用途、歸還日期等信息，以便跟蹤管理和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.對于具有重要歷史價值、參考價值或法律憑證作用的檔案，應(yīng)予以留存；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立學(xué)校周轉(zhuǎn)房檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置