子公司印章集中管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)子公司印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司印章的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有子公司及其所屬部門、分支機(jī)構(gòu)。（三）印章定義本制度所指印章包括子公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章以及其他具有法律效力的專用章等。（四）管理原則1.集中管理原則：子公司印章實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由母公司指定專門部門或人員負(fù)責(zé)印章的保管、使用審批等工作。2.規(guī)范使用原則：印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行審批，確保印章使用的合法性、真實(shí)性和規(guī)范性。3.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管的安全措施，防止印章被盜用、冒用或遺失，對(duì)印章使用過(guò)程中的相關(guān)信息嚴(yán)格保密。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.子公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、樣式等信息，并經(jīng)子公司負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)母公司審批。2.母公司審批通過(guò)后，由母公司統(tǒng)一指定具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。嚴(yán)禁子公司自行刻制印章。3.印章制作完成后，制作單位應(yīng)將印章及印模樣本提交給母公司指定的印章保管部門。（二）印章啟用1.印章保管部門在收到新刻印章后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)印章的名稱、樣式、規(guī)格等與審批文件一致。2.核對(duì)無(wú)誤后，填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)子公司負(fù)責(zé)人和母公司相關(guān)部門審批后，方可啟用。3.印章啟用時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等要求。同時(shí)，將印章啟用情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。三、印章的保管（一）保管部門及人員1.母公司指定專門的部門或人員負(fù)責(zé)子公司印章的集中保管。保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉印章管理規(guī)定。2.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管，如有特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并辦理書面委托手續(xù)。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌孪鋬?nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度。保險(xiǎn)柜或印章箱的鑰匙由兩名保管人員分別保管，不得將鑰匙交由同一人保管。2.印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，確保印章的安全存放。（三）印章保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章存放安全，隨時(shí)掌握印章的使用情況。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印登記，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。3.定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.保守印章管理工作中的機(jī)密信息，不得泄露印章的存放位置、使用情況等信息。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于子公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；代表子公司參加各類會(huì)議、活動(dòng)的證明；其他需要加蓋公章的事項(xiàng)。2.合同專用章：用于子公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于子公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于子公司涉及法定代表人簽字的文件、合同等。5.部門章：用于子公司內(nèi)部各部門之間的文件往來(lái)、業(yè)務(wù)聯(lián)系等，不得對(duì)外使用。6.其他專用章：根據(jù)其具體用途，在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.用印申請(qǐng)表經(jīng)用印部門負(fù)責(zé)人審核，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。審核通過(guò)后，報(bào)子公司負(fù)責(zé)人審批。3.子公司負(fù)責(zé)人根據(jù)用印申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的合同等，應(yīng)報(bào)母公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過(guò)后，用印申請(qǐng)人將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件一并提交給印章保管部門。5.印章保管人員對(duì)用印申請(qǐng)及相關(guān)文件進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照審批意見(jiàn)進(jìn)行用印。用印時(shí)應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋清晰、端正的印章，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。6.用印完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章歸位保管，并將《印章使用申請(qǐng)表》存檔。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如因時(shí)間緊迫無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批）需要用印的，用印申請(qǐng)人應(yīng)電話向子公司負(fù)責(zé)人或母公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先行用印，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印的，原則上應(yīng)通過(guò)郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的方式將文件及《印章使用申請(qǐng)表》提交給印章保管部門進(jìn)行用印。如因特殊情況無(wú)法郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)的，可采用傳真等方式將文件及申請(qǐng)表發(fā)送給印章保管部門，但必須在傳真件上注明“傳真件有效”字樣，并在事后及時(shí)將原件送達(dá)。印章保管部門在用印后，應(yīng)將傳真件與原件進(jìn)行核對(duì)，確保一致。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時(shí)，由子公司填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)子公司負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)母公司審批。2.母公司審批通過(guò)后，印章保管部門應(yīng)及時(shí)將停用印章收回，并在《印章管理臺(tái)賬》中注明停用日期。3.停用印章應(yīng)與在用印章分開(kāi)存放，妥善保管，防止混淆或誤用。（二）印章銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的印章，由印章保管部門填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)子公司負(fù)責(zé)人和母公司相關(guān)部門審批后，進(jìn)行銷毀處理。2.印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)由兩名以上人員在場(chǎng)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。3.印章銷毀后，應(yīng)將《印章銷毀申請(qǐng)表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔，以備查閱。六、印章的交接（一）交接原因1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)按照本制度規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.因印章保管部門調(diào)整、印章保管方式變更等原因需要進(jìn)行印章交接的，也應(yīng)辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）交接流程1.印章交接前，移交人應(yīng)將印章的使用情況、保管狀況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，并填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、數(shù)量、啟用時(shí)間、停用時(shí)間、保管方式等信息。2.交接時(shí)，移交人、接收人應(yīng)在母公司相關(guān)部門人員的監(jiān)督下，對(duì)印章進(jìn)行逐一核對(duì)，確保印章數(shù)量、規(guī)格、樣式等與《印章交接清單》一致。3.核對(duì)無(wú)誤后，移交人、接收人在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。同時(shí)，移交人應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給接收人。4.印章交接完成后，母公司相關(guān)部門應(yīng)將《印章交接清單》存檔，并對(duì)交接情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保印章交接工作順利完成。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.母公司定期對(duì)子公司印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。2.子公司應(yīng)建立健全印章管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本單位印章使用情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.對(duì)于違反印章管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。（二）外部審計(jì)1.公司聘請(qǐng)的外部審計(jì)機(jī)構(gòu)在對(duì)公司進(jìn)行年度審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)時(shí)，應(yīng)對(duì)子公司印章管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保印章管理符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的印章管理問(wèn)題，審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)提出整改建議，子公司應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給母公司。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.因印章保管人員保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、冒用或遺失的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.用印申請(qǐng)人未經(jīng)審批或擅自超越審批權(quán)限使用印章的，用印申請(qǐng)人應(yīng)承擔(dān)主要責(zé)任；印章保管人員未嚴(yán)格按照審批流程用印的，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.因印章管理部門審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)得以通過(guò)的，印章管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)審核人員應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.