外貿(mào)公司預(yù)收款管理制度總則目的為規(guī)范外貿(mào)公司預(yù)收款的管理，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及預(yù)收款的業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)部門(mén)和人員?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，確保預(yù)收款管理合法合規(guī)。2.安全性原則：保障預(yù)收款資金的安全，防止資金損失。3.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確記錄和核算預(yù)收款業(yè)務(wù)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理預(yù)收款相關(guān)業(yè)務(wù)，提高資金周轉(zhuǎn)效率。預(yù)收款的定義與范圍定義預(yù)收款是指客戶在合同簽訂后，按照合同約定提前支付給公司的款項(xiàng)，用于購(gòu)買(mǎi)公司的產(chǎn)品或服務(wù)。范圍包括但不限于以下幾種情況：1.出口訂單中客戶提前支付的貨款。2.進(jìn)口業(yè)務(wù)中客戶支付的預(yù)付款項(xiàng)。3.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的預(yù)收性質(zhì)的款項(xiàng)。職責(zé)分工銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)與客戶洽談業(yè)務(wù)，簽訂銷(xiāo)售合同，明確預(yù)收款的金額、支付方式、支付時(shí)間等條款。2.及時(shí)跟蹤客戶預(yù)收款的支付情況，確保客戶按時(shí)足額支付預(yù)收款。3.將銷(xiāo)售合同及預(yù)收款相關(guān)信息及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)預(yù)收款的賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄預(yù)收款的收入、核銷(xiāo)等情況。2.定期核對(duì)預(yù)收款賬目，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)預(yù)收款的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保資金專款專用。4.配合銷(xiāo)售部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)做好預(yù)收款的催收工作。業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)銷(xiāo)售合同的約定，負(fù)責(zé)組織生產(chǎn)或采購(gòu)，確保按時(shí)履行合同義務(wù)。2.對(duì)預(yù)收款的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，確保資金合理使用。法務(wù)部門(mén)1.審核銷(xiāo)售合同中關(guān)于預(yù)收款的條款，確保合同的合法性和有效性。2.協(xié)助處理預(yù)收款相關(guān)的法律事務(wù)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。預(yù)收款的收取合同簽訂1.銷(xiāo)售部門(mén)在與客戶簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)，應(yīng)明確預(yù)收款的金額、支付方式、支付時(shí)間等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.合同簽訂后，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。支付通知1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)在合同約定的預(yù)收款支付時(shí)間前，向客戶發(fā)送支付通知，明確告知客戶預(yù)收款的金額、支付方式、收款賬戶等信息。2.支付通知可以通過(guò)郵件、傳真、電話等方式發(fā)送給客戶?？铐?xiàng)收取1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注預(yù)收款的到賬情況，及時(shí)核對(duì)收款金額與合同約定是否一致。2.如發(fā)現(xiàn)收款金額與合同約定不符，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通，查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.對(duì)于逾期未支付預(yù)收款的客戶，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取催收措施。預(yù)收款的核算與管理賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到預(yù)收款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，將預(yù)收款確認(rèn)為負(fù)債，并進(jìn)行明細(xì)核算。2.預(yù)收款的核算應(yīng)按照客戶、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)，確保賬目清晰，便于查詢和核對(duì)。資金管理1.預(yù)收款應(yīng)存入公司指定的銀行賬戶，實(shí)行專戶管理，不得與其他資金混同使用。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款賬戶進(jìn)行清查，確保資金安全。3.預(yù)收款的使用應(yīng)按照公司的資金使用審批流程進(jìn)行，確保資金?？顚Ｓ?。臺(tái)賬管理1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)建立預(yù)收款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每個(gè)客戶的預(yù)收款金額、支付時(shí)間、收款時(shí)間、核銷(xiāo)情況等信息。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與銷(xiāo)售部門(mén)核對(duì)預(yù)收款臺(tái)賬，確保賬賬相符。3.預(yù)收款臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和審計(jì)。預(yù)收款的核銷(xiāo)核銷(xiāo)條件1.當(dāng)公司按照銷(xiāo)售合同的約定履行了相應(yīng)的義務(wù)，如交付貨物、提供服務(wù)等，且客戶已確認(rèn)收貨或接受服務(wù)后，預(yù)收款可以進(jìn)行核銷(xiāo)。2.核銷(xiāo)預(yù)收款時(shí)，應(yīng)確保相關(guān)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，且不存在任何爭(zhēng)議或糾紛。核銷(xiāo)流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在完成相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)預(yù)收款核銷(xiāo)申請(qǐng)單，注明核銷(xiāo)的客戶名稱、合同編號(hào)、預(yù)收款金額、核銷(xiāo)原因等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到預(yù)收款核銷(xiāo)申請(qǐng)單后，應(yīng)核對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的完成情況及財(cái)務(wù)記錄，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行核銷(xiāo)處理。3.預(yù)收款核銷(xiāo)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更新預(yù)收款臺(tái)賬和賬務(wù)記錄。預(yù)收款的催收催收責(zé)任1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)逾期未支付預(yù)收款的客戶進(jìn)行催收工作。2.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)催收工作，并及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)催收進(jìn)展情況。催收措施1.對(duì)于逾期未支付預(yù)收款的客戶，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)首先通過(guò)電話、郵件、傳真等方式與客戶溝通，了解客戶未支付的原因，并要求客戶盡快支付預(yù)收款。2.如客戶仍未支付，銷(xiāo)售部門(mén)可以采取上門(mén)催收、發(fā)函催收等方式，加強(qiáng)催收力度。3.對(duì)于長(zhǎng)期拖欠預(yù)收款且經(jīng)多次催收仍不支付的客戶，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)將情況報(bào)告給公司管理層，并考慮采取法律手段追討預(yù)收款。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查預(yù)收款的收取、核算、管理、核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改情況。定期檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款臺(tái)賬進(jìn)行更新和核對(duì)，確保臺(tái)賬信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.公司管理層應(yīng)定期對(duì)預(yù)收款的管理情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)防范與控制信用評(píng)估1.在與客戶簽訂銷(xiāo)售合同前，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)會(huì)同信用管理部門(mén)對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，了解客戶的信用狀況、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況等信息。2.根據(jù)客戶的信用評(píng)估結(jié)果，合理確定預(yù)收款的金額和支付方式，降低信用風(fēng)險(xiǎn)。合同管理1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)銷(xiāo)售合同的管理，確保合同條款明確、合法、有效，避免因合同糾紛導(dǎo)致預(yù)收款無(wú)法收回。2.在合同履行過(guò)程中，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注客戶的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，確保合同順利履行。法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)參與銷(xiāo)售合同的審核，對(duì)合同中關(guān)于預(yù)收款的條款進(jìn)行法律審查，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.在處理預(yù)收款相關(guān)的法律事務(wù)時(shí)，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供法律意見(jiàn)和建議，維護(hù)公司的合法權(quán)益。信息溝通與報(bào)告溝通機(jī)制1.建立銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)之間的信息溝通機(jī)制，確保預(yù)收款管理工作的順利開(kāi)展。2.各部門(mén)應(yīng)定期召開(kāi)預(yù)收款管理工作會(huì)議，通報(bào)預(yù)收款的收取、核算、管理、核銷(xiāo)等情況，協(xié)調(diào)解決存在的問(wèn)題。報(bào)告制度1.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)送預(yù)收款催收情況報(bào)告，及時(shí)反饋客戶未支付預(yù)收款的原因及催收進(jìn)展情況。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向公司管理層報(bào)送預(yù)收款管理情況報(bào)告，包括預(yù)收款的金額、分布、使用情況、核銷(xiāo)情況等信息。3.公司管理層應(yīng)根據(jù)預(yù)收款管理情況報(bào)告，及時(shí)了解公司預(yù)收款管理工作的開(kāi)展情況，做出決策和部署。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.定期組織相關(guān)部門(mén)和人員參加預(yù)收款管理制度培訓(xùn)，提高員工對(duì)預(yù)收款管理的認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括預(yù)收款管理制度、業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的知識(shí)和技能。宣傳1.通過(guò)內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、郵件等方式，宣傳預(yù)