分公司各類印章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)分公司各類印章的管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于分公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及所屬員工。3.印章定義本制度所指印章包括分公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章以及其他專用章等。印章的刻制與啟用1.印章刻制分公司因工作需要刻制印章時(shí)，由相關(guān)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)總公司相關(guān)部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人私自刻制分公司印章。2.印章啟用新印章刻制完成后，由總公司相關(guān)部門或分公司綜合管理部負(fù)責(zé)領(lǐng)取，并填寫《印章啟用登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門、領(lǐng)取人等信息。印章啟用前，應(yīng)在印模登記簿上留存印模，并注明啟用日期。印章啟用時(shí)，由分公司綜合管理部負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門和人員，并組織對(duì)印章使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉印章管理制度和使用流程。印章的保管1.保管原則實(shí)行專人專管制度，確保印章安全。印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.保管職責(zé)分公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由分公司綜合管理部指定專人保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告分公司負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施。印章保管人員應(yīng)建立印章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息，確保印章使用記錄完整、準(zhǔn)確。3.保管要求印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。印章保管人員不得將印章攜帶外出使用，如因工作需要必須攜帶外出的，應(yīng)經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，同時(shí)由兩人以上共同攜帶。印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。印章的使用1.使用范圍分公司公章用于以分公司名義對(duì)外發(fā)布的各類文件、函件、通知、證明等；簽訂合同、協(xié)議等法律文件；辦理各類資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)手續(xù)；以及其他需要加蓋公章的事項(xiàng)。合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等法律文件。財(cái)務(wù)專用章用于辦理分公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。法定代表人章用于辦理分公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如簽署文件、授權(quán)委托書等。部門章用于各部門內(nèi)部工作聯(lián)系、文件往來(lái)等，不得對(duì)外使用。其他專用章按照其特定用途使用，不得超出規(guī)定范圍使用。2.使用流程申請(qǐng)：使用印章時(shí)，由使用部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用事由、使用時(shí)間、使用文件名稱及份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分公司負(fù)責(zé)人審批。審批：分公司負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批，對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及金額較大的合同等，應(yīng)報(bào)總公司相關(guān)部門審批。用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與審批意見是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，方可在規(guī)定位置加蓋印章，并在印章使用臺(tái)賬上進(jìn)行登記。留存：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料留存歸檔，以備查閱。3.使用要求印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自更改或擴(kuò)大使用范圍。加蓋印章應(yīng)清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先行加蓋印章的，應(yīng)在空白處注明用途，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。涉及多頁(yè)的文件資料，應(yīng)加蓋騎縫章，確保文件的完整性和真實(shí)性。印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。印章停用后，應(yīng)立即停止使用，并將印章交由分公司綜合管理部統(tǒng)一保管。2.銷毀程序分公司綜合管理部定期對(duì)停用的印章進(jìn)行清理，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)總公司相關(guān)部門備案。經(jīng)批準(zhǔn)后，由分公司綜合管理部會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)印章進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、熔化等，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，留存相關(guān)資料。監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督職責(zé)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)印章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)印章保管、使用情況進(jìn)行抽查。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理，確保本部門印章使用符合規(guī)定。2.檢查內(nèi)容印章保管是否安全，是否存在被盜、丟失或損壞等情況。印章使用是否符合規(guī)定的流程和范圍，審批手續(xù)是否齊全。印章使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，臺(tái)賬是否及時(shí)更新。3.違規(guī)處理對(duì)于違反印章管理制度的行為，分公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。因違反印章管理制